Головна / Новини / Тренди та аналітика / Чому варто перейти на електронний документообіг

Чому варто перейти на електронний документообіг

Чому варто перейти на електронний документообіг, автор Київстар | Kyivstar Business Hub, зображення №1
Київстар
Київстар Бізнес – надійний партнер бізнесу та держави, який допомагає у виконанні щоденних задач та оптимізації внутрішніх процесів. Ми маємо велику експертизу в сфері великих даних, хмарних рішень, інтернету речей та М2М. Cеред інструментів, які пропонуємо: рішення для працівників, аналітики, комунікації з клієнтами, побудови надійної ІТ-інфраструктури, безпеки, ІоТ рішення для бізнесу та держави. Своїми знаннями […]
30 Червня 2021
Тренди та аналітика

За матеріалами телеканалу «24 канал»

Головний бізнес-тренд сьогодні — це цифрова трансформація компаній і економіки загалом. Яких це вимагає знань, інструментів і ресурсів — далі в матеріалі.

Щоб побудувати успішний прибутковий бізнес, який завоює серця споживачів, мало лише придумати, виготовити й запустити продукт або послугу на ринок. Важливо ще звертати увагу на те, як цей бізнес працює зсередини. І навіть такий, на перший погляд, незначний процес, як документообіг, теж потрібно організувати правильно. Щоб він був сучасним, ефективним і водночас не збільшував витрати компанії. Як цього досягнути та що врахувати?

«Паперові болі» компаній

  1. Швидкість

    Час — неоціненний. І безглуздо його витрачати на «паперову тяганину»: видрукувати, підписати, відправитися на пошту, а після ще кілька днів чекати відповіді від одержувача. А якщо непередбачувані обставини? Наприклад, людина, яка має поставити підпис, зараз у відпустці або на лікарняному. Або ж у зв’язку з поганими погодними умовами поштова доставка вибилась із графіка.

    Пандемія COVID-19 стала ще одним фактором, що ускладнює процес. З моменту переходу компаній на віддалений режим роботи паперовий документообіг став ще повільнішим і дорожчим.

  2. Вартість

    Може здатися, що витрати на папір значно менші витрат на оплату праці, логістику або технічне оснащення. Але результати дослідження Gartner (США) свідчать про зворотне: за паперовий документообіг компанії платять у 13–31 раз більше, ніж загалом коштує сам офісний папір. А в співробітників, в обов’язки яких входять «паперові» завдання, майже половина часу йде на пошуки даних, а також людям властиво допускати помилки. Направду, у нашій країні аналогічна ситуація.

    «Аркуш паперу коштує копійки, тоді як вартість одного паперового документа з урахуванням його відправки поштою становить понад 10 гривень», — розповів B2B-директор Київстар, Костянтин Вечір.

    Крім того, кожен 5 з видрукованих файлів не доходить до свого кінцевого адресата — за ними просто не приходять, а майже половина всіх документів, які за день прямували на друк, під кінець робочого дня переміщуються у відро для сміття.

  3. Екологія

    Одним із ключових недоліків паперового документообігу є заподіяння непоправної шкоди довкіллю. Для виготовлення 10 кг паперу потрібно приблизно 20–30 кг деревини. Згідно з інформацією Statista, у світі щороку використовується 420 млн тонн паперу!

    Целюлозно-паперова промисловість займає 3 місце за рівнем забруднення води, повітря та ґрунту, особливо метаном і хлором.

    На жаль, переробка не вирішить усієї проблеми, цей процес теж потребує первинної деревини. І переробити макулатуру вийде максимум 7–10 разів. А щоб переробити забруднений папір, знадобиться ще більше праці та ресурсів, через це багато переробників відмовляються приймати таку сировину.

    Ековідповідальність мусить стати одним із пунктів стратегії створення й розвитку бізнесу. За даними дослідження Forbes 2017 року, 88% американців залишаються лояльні до бренду протягом довгого часу, якщо він активно займається розв’язанням проблем екології. За останні роки для все більшого числа українців під час вибору бренду важливий той факт, що компанія дбає про довкілля, зокрема відмовляється від паперової документації.

Цифровізація як ключ до вирішення «паперової» проблеми

Якщо документообіг перевести в цифровий формат і зробити електронним, попрощатися з папером буде дуже легко. З того часу, як законодавчо стало дозволено обходитися без мокрої печатки, працювати з електронними документами замість паперових стало простіше — досить тільки цифрового підпису.

«Кожен бізнес, який дбає про свій розвиток, має запроваджувати технології, що звільняють його від зайвих витрат. Електронний документообіг — саме такий інструмент», — вважає Костянтин Вечір.

Розберемося докладніше з перевагами електронного документообігу на прикладі сервісу Star.Docs від Київстар, що був розроблений спільно з консорціумом Intecracy Group.

Завдяки сучасному сервісу Star.Docs від Київстар ви зможете створювати, обговорювати, підписувати документи та ділитися ними в один клац. Економія часу та коштів, можливість зберігати файли в хмарі й мати доступ до них 24/7, а також працювати з будь-якої точки світу коли захочете.

  1. Економія часу

    Для того, щоб поставити підпис або передати важливі матеріали, більше не доведеться поспіхом діставатися на інший кінець міста. Щоб підготувати та підписати документи в електронному вигляді знадобиться в 4–6 разів менше часу.

  2. Економія фінансів

    Оскільки для ведення електронної документації не потрібно купувати офісний папір, обладнання і платити за поштові та кур’єрські послуги, то в цілому витрати на документообіг зменшаться в 10 або навіть більше разів.

  3. Ефективність

    Щоб поставити підпис і погодити електронний документ, знадобиться менш як хвилина. Також для кожного файлу можна налаштувати доступ, що дасть змогу працювати з документами, коментувати та правити їх онлайн декільком співробітникам паралельно.

  4. Доступ 24/7

    Усі документи, які зберігаються в хмарі, доступні в будь-який час доби. Додаткова перевага: сервіс дає змогу вивантажувати файли, щоб створити резервні копії.

  5. Практичність

    Працюйте в зручний для вас час із будь-якого пристрою — сервіс має мобільний додаток для iOS і Android.

    «Star.Docs — чудовий приклад сервісу, який допомагає бізнесу в його щоденній роботі. Керівник може підписувати документи, які надходять до нього в електронному вигляді, де б він не був: у відрядженні, у відпустці, з дому, на зустрічі», — наголошує Костянтин Вечір.

  6. Кібербезпека

    Усі давно переконалися, що банківська картка — безпечніше місце для грошових заощаджень, ніж гаманець із готівкою. Аналогічно й із документами: їх надійніше тримати в хмарі, а не в столі.

    Платформа Star.Docs витримала жорстку кіберперевірку. Цілий місяць її намагалися зламати «білі хакери». У них нічого не вийшло, водночас це допомогло побачити місця, які вимагають поліпшення. Тому Київстар з упевненістю може пообіцяти своїм клієнтам повну персоналізовану кібербезпеку їхніх файлів.

Що з електронним документообігом в Україні

В Україні зараз є кілька сервісів ЕДО, але всі вони працюють виключно самостійно і між собою ніяк не пов’язані. Неможливість взаємодії між системами спричиняє незручності компаніям. Адже, щоб пересилати документи клієнтам і партнерам, доводиться реєструватися в декількох сервісах.

«В Україні необхідно створити єдину платформу, яка зробить можливим роумінг між усіма наявними системами електронного документообігу», — вважає голова IT-комітету Спілки підприємців України, керівник компанії Intecracy Deals, Олександр Вернигора.

Як розв’язати проблему

Діджиталізація документообігу покаже кращий результат, коли створять єдиний стандарт електронного документа, приділивши увагу технічним і юридичним аспектам. Тоді компанії зможуть вибирати зручні їм системи електронного документообігу і водночас без проблем взаємодіяти з іншими системами. Незалежно від дизайну і логіки інтерфейсів. Адже основне завдання зі створення, відправлення та підписання документів буде відповідати єдиному стандарту. Такий документообіг буде по-справжньому повним.