Кваліфікований електронний підпис — зручне рішення для погодження е-документів

Відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» є три рівні е-підпису:

• простий електронний цифровий підпис та печатка з низьким рівнем довіри;
• удосконалений електронний підпис та печатка із середнім рівнем довіри;
• кваліфікований електронний підпис (КЕП) та печатка з найвищим рівнем довіри.

Лише кваліфікований електронний підпис прирівняно до аналога власноручного підпису особи, і саме його вимагають використовувати українські державні установи.

КЕП — це більш досконалий варіант електронного підпису. Підробити його практично неможливо, оскільки він має вбудовані рівні безпеки та автентифікації. КЕП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. У порівнянні з власноручними підписами КЕП пропонує набагато швидший процес погодження електронних документів, адже їх, на відміну від паперових, не треба роздруковувати, відправляти поштою та чекати на свій примірник документа. Так, заощадити свій час можна за допомогою онлайн-документообігу та е-підпису.

Найчастіше кваліфікованим електронним підписом користуються компанії, які працюють у галузях страхування, нерухомості, логістики, роздрібної торгівлі, юридичних послуг, медицини, освіти та навіть в державних установах. В e-commerce, наприклад, КЕП застосовується для погодження договорів, актів прийняття-передачі, контрактів між компаніями, для авторизації онлайн-транзакцій. Також згідно з Податковим кодексом України компанія може подавати звітність онлайн, якщо електронна документація підтверджена кваліфікованим електронним підписом. Це значно полегшує весь процес подання звітності бухгалтерам. Фізособи користуються КЕП, щоб пройти ідентифікацію на державних сервісах, наприклад, щоб отримати адміністративні послуги.

Так, 40% опитаних американською компанією DocuSign організацій використовують е-підпис тому, що вважають, що це безпечно для документообігу, 39% — тому, що це підвищує продуктивність працівників, 36% — тому, що можна підписувати документи віддалено через смартфон, 35% — для відстеження процесу підпису в режимі реального часу. Попри ці переваги електронні підписи застосовують не всі компанії. Головною причиною є недостатня обізнаність щодо можливостей КЕП, відсутність знань про законність таких підписів.

До того ж сьогодні в Україні досі не існує єдиної платформи для обміну е-документами, підписаними КЕП у різних системах. А відповідно компанії не можуть вивантажити та зберегти такі документи з різних програм, створивши для себе єдиний електронний архів. Водночас Мінцифра працює над впровадженням Стандарту ASiC, який зробить обмін інформацією між різними системами ЕДО можливим.

Цікаво, що в деяких країнах навіть є перелік документів, які не вважаються оригіналами, якщо погоджені електронним підписом і печаткою. Наприклад, у США документи про оренду приміщення, повернення товару, судові накази та деякі інші вимагають виключно фізичного підпису. У Південній Африці — це договір купівлі-продажу майна, довгострокова оренда тощо. Недовіра до цифрових підписів безпідставна, адже вони можуть значно прискорити продуктивність вашої організації та дозволяють швидко й зручно укладати угоди. Тож, що потрібно для того, щоб оформити КЕП?

Щоб отримати електронний підпис, зверніться до акредитованого центру сертифікації ключів, заповніть реєстраційну форму, надайте паспортні дані й реєстраційний номер облікової картки платника податків. З переліком таких центрів ви можете ознайомитися за посиланням. При зверненні до Інформаційно-довідкового департаменту Державної податкової служби, Міністерства внутрішніх справ України, Приватбанку можна отримати КЕП безплатно.

Відповідно до ЗУ «Про електронні довірчі послуги», щоб ідентифікувати фізичну особу, яка звернулася за отриманням КЕП, потрібна особиста присутність із паспортом громадянина України або з іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи.

Коли ви оформите кваліфікований електронний підпис, то можете використовувати його на певних онлайн-ресурсах, які підтримують використання хмарного сховища DepositSign:

• інтегрована система електронної ідентифікації ID.GOV.UA;
• системи державних адмінпослуг (наприклад, Електронний кабінет водія, МВС України);
• електронна звітність (наприклад, кабінет платника податків ДПС);
• електронний документообіг (наприклад, Star.Docs);
• будь-які комерційні електронні послуги та інше.

Бажаєте дізнатися більше про підключення DepositSign? Замовляйте консультацію на сайті та чекайте на дзвінок від експертів Київстар.