Головна / Новини / Бізнес рішення / Кваліфікований електронний підпис — зручне рішення для погодження е-документів

Кваліфікований електронний підпис — зручне рішення для погодження е-документів

Кваліфікований електронний підпис — зручне рішення для погодження е-документів, автор Київстар | Kyivstar Business Hub, зображення №1
Київстар
Київстар Бізнес – надійний партнер бізнесу та держави, який допомагає у виконанні щоденних задач та оптимізації внутрішніх процесів. Ми маємо велику експертизу в сфері великих даних, хмарних рішень, інтернету речей та М2М. Cеред інструментів, які пропонуємо: рішення для працівників, аналітики, комунікації з клієнтами, побудови надійної ІТ-інфраструктури, безпеки, ІоТ рішення для бізнесу та держави. Своїми знаннями […]
23 Серпня 2022
Бізнес рішення

Воєнні умови життя українців змусили по-новому налагоджувати свою роботу. Зокрема компанії вимушені працювати віддалено, а тому зріс попит і на електронні документи та на кваліфіковані електронні довірчі послуги. До речі, у липні 2022 року український електронний підпис підтвердив технічну відповідність до стандартів ЄС. А це створює можливості використовувати онлайн-послуги не тільки в Україні, а й за кордоном, підписувати контракти в електронній формі з іноземними партнерами тощо. З огляду на це, пропонуємо дізнатися про можливості кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та як швидко його оформити.

 

Що таке кваліфікований електронний підпис?

Відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» є три рівні е-підпису:

  • простий електронний цифровий підпис та печатка з низьким рівнем довіри;
  • удосконалений електронний підпис та печатка із середнім рівнем довіри;
  • кваліфікований електронний підпис (КЕП) та печатка з найвищим рівнем довіри.

Лише кваліфікований електронний підпис прирівняно до аналога власноручного підпису особи, і саме його вимагають використовувати українські державні установи.

КЕП — це більш досконалий варіант електронного підпису. Підробити його практично неможливо, оскільки він має вбудовані рівні безпеки та автентифікації. КЕП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. У порівнянні з власноручними підписами КЕП пропонує набагато швидший процес погодження електронних документів, адже їх, на відміну від паперових, не треба роздруковувати, відправляти поштою та чекати на свій примірник документа. Так, заощадити свій час можна за допомогою онлайн-документообігу та е-підпису.

Де використовується КЕП?

Найчастіше кваліфікованим електронним підписом користуються компанії, які працюють у галузях страхування, нерухомості, логістики, роздрібної торгівлі, юридичних послуг, медицини, освіти та навіть в державних установах. В e-commerce, наприклад, КЕП застосовується для погодження договорів, актів прийняття-передачі, контрактів між компаніями, для авторизації онлайн-транзакцій. Також згідно з Податковим кодексом України компанія може подавати звітність онлайн, якщо електронна документація підтверджена кваліфікованим електронним підписом. Це значно полегшує весь процес подання звітності бухгалтерам. Фізособи користуються КЕП, щоб пройти ідентифікацію на державних сервісах, наприклад, щоб отримати адміністративні послуги.

Так, 40% опитаних американською компанією DocuSign організацій використовують е-підпис тому, що вважають, що це безпечно для документообігу, 39% — тому, що це підвищує продуктивність працівників, 36% — тому, що можна підписувати документи віддалено через смартфон, 35% — для відстеження процесу підпису в режимі реального часу. Попри ці переваги електронні підписи застосовують не всі компанії. Головною причиною є недостатня обізнаність щодо можливостей КЕП, відсутність знань про законність таких підписів.

До того ж сьогодні в Україні досі не існує єдиної платформи для обміну е-документами, підписаними КЕП у різних системах. А відповідно компанії не можуть вивантажити та зберегти такі документи з різних програм, створивши для себе єдиний електронний архів. Водночас Мінцифра працює над впровадженням Стандарту ASiC, який зробить обмін інформацією між різними системами ЕДО можливим.

Цікаво, що в деяких країнах навіть є перелік документів, які не вважаються оригіналами, якщо погоджені електронним підписом і печаткою. Наприклад, у США документи про оренду приміщення, повернення товару, судові накази та деякі інші вимагають виключно фізичного підпису. У Південній Африці — це договір купівлі-продажу майна, довгострокова оренда тощо. Недовіра до цифрових підписів безпідставна, адже вони можуть значно прискорити продуктивність вашої організації та дозволяють швидко й зручно укладати угоди. Тож, що потрібно для того, щоб оформити КЕП?

Як отримати кваліфікований електронний підпис?

Створити кваліфікований електронний підпис, а саме згенерувати ключі кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та зберігати їх у хмарі можна за допомогою сервісу DepositSign, який розроблений однойменною компанією та надається у партнерстві з Київстар. КЕП від DepositSign має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис. Зручно, що мобільний додаток підтримує роботу в операційній системі IOS й Android та працює будь-де, де є підключення до мережі інтернет. Сервіс доступний як для ФОПів, так і для фізичних і юридичних осіб.

Мобільний додаток DepositSign використовується для взаємодії власника особистого ключа з електронними сервісами. Додаток дозволяє обрати потрібний ключ для створення КЕП та ввести пароль захисту особистого ключа безпосередньо у мобільному застосунку. Також у налаштуваннях безпеки, користувач може керувати налаштуванням двофакторної автентифікації.

За даними опитування DocuSign, 3 з 10 працівників вважають, що при налаштуванні е-підпису виникнуть технічні складнощі, а його використання вимагає від співробітника спеціальних навичок. Проте це легше, ніж здається. Наприклад, щоб використовувати сервіс DepositSign, треба заповнити форму на сайті Київстар та очікувати на дзвінок фахівця, який надасть покрокову інструкцію та проконсультує з приводу налаштувань.

Після цього відвідайте один з найближчих до вас центрів ідентифікації DepositSign та надайте відповідний перелік документів. За необхідності, ідентифікація може відбутись в офісі вашої компанії. Далі залишається встановити застосунок DepositSign на смартфон. Варто зазначити, що пароль захисту особистого ключа є конфіденційною інформацією користувача та не зберігається у КНЕДП ТОВ “ДЕПОЗИТ САЙН”.

Якщо ви забудете пароль, то поновити його неможливо. Тому необхідно повторно звернутись до пункту надання послуг КНЕДП ТОВ “ДЕПОЗИТ САЙН” та отримати новий набір кваліфікованих сертифікатів КЕП.

Чому не можна оформити КЕП віддалено?

Відповідно до ЗУ «Про електронні довірчі послуги», щоб ідентифікувати фізичну особу, яка звернулася за отриманням КЕП, потрібна особиста присутність із паспортом громадянина України або з іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи.

Коли ви оформите кваліфікований електронний підпис, то можете використовувати його на певних онлайн-ресурсах, які підтримують використання хмарного сховища DepositSign:

  • інтегрована система електронної ідентифікації ID.GOV.UA;
  • системи державних адмінпослуг (наприклад, Електронний кабінет водія, МВС України);
  • електронна звітність (наприклад, кабінет платника податків ДПС);
  • електронний документообіг (наприклад, Star.Docs);
  • будь-які комерційні електронні послуги та інше.

Бажаєте дізнатися більше про підключення DepositSign? Замовляйте консультацію на сайті та чекайте на дзвінок від експертів Київстар.

Теги
Підписатись на розсилку