Основні принципи організації електронного документообігу

Основна мета впровадження електронного документообігу в будь-якій компанії — прискорити процес узгодження документів. Розберемо принципи організації ЕДО на прикладі однієї з сучасних систем — Star.Docs від Київстар.

З нею ви зможете мати доступ до документів з комп’ютера чи смартфона, адже платформа функціонує у вебверсії та у додатках на ОС Android та iOS.

Автор створює та завантажує документ у систему Star.Docs, а потім він може налаштувати маршрут погодження. Файл автоматично надходить призначеним особам. Спочатку — одному або кільком працівникам, які, наприклад, повинні погодити е-документ, а потім — тому, хто його підписує. Залежно від типу документа, призначеною особою може бути і лише підписант.

Як відповідальні співробітники дізнаються, що їм необхідно опрацювати певну угоду? Кожен з них отримує сповіщення про це в інтерфейсі системи, а також лист на електронну пошту. Документ буде містити позначку «Очікується прийняття», допоки відповідальний не підпише його. Цей процес забезпечує безперервність руху документа та допомагає ідентифікувати відповідального за наступний крок.

Електронний документ завантажується та реєструється в системі ЕДО автором лише один раз. Тому розміщення всієї документальної бази компанії у єдиному цифровому просторі унеможливлює навмисне чи випадкове дублювання електронних примірників, створення підробок тощо.

Наприклад, перш ніж укласти електронну угоду, людина повинна завантажити скан-копію своєї довіреності у систему та зазначити її реквізити. А для підпису документа застосувати власний кваліфікований електронний підпис (КЕП). Він використовується як аналог власноручного та надає е-примірнику юридичної сили. Для цього, окрім КЕП, документ має містити обов’язкові реквізити. КЕП гарантує безпеку електронного документа, тобто:

• нікому не вдасться відредагувати вже підписаний файл;
• ви точно знатимете, ким підписаний документ, а також дату та час цієї події;
• е-документ з КЕП можна за декілька секунд надіслати партнеру чи контрагенту безпосередньо у системі без необхідності відправляти його звичайною поштою чи кур’єром із ризиком втратити.

Більшості співробітників (86%) важко знайти потрібні їм паперові документи в офісі. Іноді цей процес забирає багато часу — близько 20 хвилин на 1 документ. А 83% працівників зрештою починають робити дублікат документа, бо не змогли знайти оригінал. Через такі проблеми продуктивність може впасти на 21%.

Тому, чим краще ваші файли індексуються, тим легше буде їх знайти. Саме система ЕДО допомагає зручно зберігати та шукати е-документи, адже вона містить інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та автоматизовану систему структурування файлів. Наприклад, так працює Star.Docs. Зокрема, у Star.Docs немає обмеження за строком зберігання документа, тож він зберігається весь час протягом дії ліцензії на користування сервісом.

Створені чи завантажені в систему ЕДО документи іноді не призначені для перегляду всіма працівниками компанії. Відтак можна легко встановити дозволи для роботи з окремими файлами або певними категоріями документів.

Наприклад, у системі Star.Docs можна обрати 2 варіанти доступу до створеної е-угоди:

• «Загальний», коли з документом можуть працювати всі зареєстровані в системі;
• «Обмежений», коли доступ до документа мають тільки визначені користувачі або групи працівників.

Це означає, що деяким співробітникам буде дозволено вносити зміни в документ, тоді як інші зможуть лише переглядати його або взагалі не матимуть до нього доступу. Це допомагає кожному працівнику зосереджуватися лише на важливих для нього документах. Завдяки централізованому зберіганню документів у системі ЕДО, співробітники завжди матимуть миттєвий доступ до найновішої версії будь-якого примірника. До того ж система Star.Docs доступна 24/7.

Щоб перейти на ЕДО, зокрема підключити систему Star.Docs від Київстар, потрібно:

1. Призначити відповідального за налаштування системи ЕДО у компанії.
2. Отримати КЕП для кожного працівника та розробити інструкції з використання КЕП. Наприклад, що підписувати документ можна лише особисто, використовувати КЕП іншого співробітника забороняється.
3. Створити інструкцію з ведення електронного документообігу в компанії. Тут можна описати типи документів, регулярність їх завантаження до системи ЕДО, визначити відповідальних працівників, які узгоджують документ, і підписантів.
4. Навчити вашу команду, як користуватися системою ЕДО.
5. Повідомити партнерів та контрагентів, що ваша компанія запровадила систему електронного документообігу.

Багато компаній ще не готові відмовитися від звичних паперових документів і впровадити ЕДО. 95% корпоративної документації створюється на папері. Проте процес цифровізації не зупинити. Тому вже зараз потрібно рухатися у напрямку е-документообігу, щоб згодом опинитися в одному «човні» з передовими підприємствами.