Основні принципи організації електронного документообігу
1 листопада 2022 5 хвилин читання

Основні принципи організації електронного документообігу

Огляди рішень#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#ХмарніСховища#STARKASA

Про що:

Диджиталізація торкнулася більшості бізнес-процесів у багатьох галузях. З огляду на це, вона активно відбувається й у сфері електронного документообігу (ЕДО). Якщо ви прийняли рішення користуватись системою ЕДО на вашому підприємстві, потрібно дотримуватись основних принципів її організації. Яких саме — розповідаємо далі у статті.

Зміст

Контроль руху документа та ідентифікація відповідального

Е-документ реєструється в системі один раз

Зручно та швидко шукати електронний документ

Спеціальні дозволи для роботи з е-документом

Впроваджуємо систему електронного документообігу

Основна мета впровадження електронного документообігу в будь-якій компанії — прискорити процес узгодження документів. Розберемо принципи організації ЕДО на прикладі однієї з сучасних систем — Star.Docs від Київстар.

З нею ви зможете мати доступ до документів з комп’ютера чи смартфона, адже платформа функціонує у вебверсії та у додатках на ОС Android та iOS.

Контроль руху документа та ідентифікація відповідального

Автор створює та завантажує документ у систему Star.Docs, а потім він може налаштувати маршрут погодження. Файл автоматично надходить призначеним особам. Спочатку — одному або кільком працівникам, які, наприклад, повинні погодити е-документ, а потім — тому, хто його підписує. Залежно від типу документа, призначеною особою може бути і лише підписант.

Як відповідальні співробітники дізнаються, що їм необхідно опрацювати певну угоду? Кожен з них отримує сповіщення про це в інтерфейсі системи, а також лист на електронну пошту. Документ буде містити позначку «Очікується прийняття», допоки відповідальний не підпише його. Цей процес забезпечує безперервність руху документа та допомагає ідентифікувати відповідального за наступний крок.

Е-документ реєструється в системі один раз

Електронний документ завантажується та реєструється в системі ЕДО автором лише один раз. Тому розміщення всієї документальної бази компанії у єдиному цифровому просторі унеможливлює навмисне чи випадкове дублювання електронних примірників, створення підробок тощо.

Наприклад, перш ніж укласти електронну угоду, людина повинна завантажити скан-копію своєї довіреності у систему та зазначити її реквізити. А для підпису документа застосувати власний кваліфікований електронний підпис (КЕП). Він використовується як аналог власноручного та надає е-примірнику юридичної сили. Для цього, окрім КЕП, документ має містити обов’язкові реквізити. КЕП гарантує безпеку електронного документа, тобто:

  • нікому не вдасться відредагувати вже підписаний файл;
  • ви точно знатимете, ким підписаний документ, а також дату та час цієї події;
  • е-документ з КЕП можна за декілька секунд надіслати партнеру чи контрагенту безпосередньо у системі без необхідності відправляти його звичайною поштою чи кур’єром із ризиком втратити.

Зручно та швидко шукати електронний документ

Більшості співробітників (86%) важко знайти потрібні їм паперові документи в офісі. Іноді цей процес забирає багато часу — близько 20 хвилин на 1 документ. А 83% працівників зрештою починають робити дублікат документа, бо не змогли знайти оригінал. Через такі проблеми продуктивність може впасти на 21%.

Тому, чим краще ваші файли індексуються, тим легше буде їх знайти. Саме система ЕДО допомагає зручно зберігати та шукати е-документи, адже вона містить інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та автоматизовану систему структурування файлів. Наприклад, так працює Star.Docs. Зокрема, у Star.Docs немає обмеження за строком зберігання документа, тож він зберігається весь час протягом дії ліцензії на користування сервісом.

Спеціальні дозволи для роботи з е-документом

Створені чи завантажені в систему ЕДО документи іноді не призначені для перегляду всіма працівниками компанії. Відтак можна легко встановити дозволи для роботи з окремими файлами або певними категоріями документів.

Наприклад, у системі Star.Docs можна обрати 2 варіанти доступу до створеної е-угоди:

  • «Загальний», коли з документом можуть працювати всі зареєстровані в системі;
  • «Обмежений», коли доступ до документа мають тільки визначені користувачі або групи працівників.
Офіс та телефонія темна

Офіс та телефонія

Star.Docs від Київстар

Сервіс для швидкого переведення документообігу в онлайн. Створюйте, узгоджуйте чи підписуйте документи в цифровому форматі. 50 підписів безкоштовно.

Це означає, що деяким співробітникам буде дозволено вносити зміни в документ, тоді як інші зможуть лише переглядати його або взагалі не матимуть до нього доступу. Це допомагає кожному працівнику зосереджуватися лише на важливих для нього документах. Завдяки централізованому зберіганню документів у системі ЕДО, співробітники завжди матимуть миттєвий доступ до найновішої версії будь-якого примірника. До того ж система Star.Docs доступна 24/7.

Впроваджуємо систему електронного документообігу

Щоб перейти на ЕДО, зокрема підключити систему Star.Docs від Київстар, потрібно:

  1. Призначити відповідального за налаштування системи ЕДО у компанії.
  2. Отримати КЕП для кожного працівника та розробити інструкції з використання КЕП. Наприклад, що підписувати документ можна лише особисто, використовувати КЕП іншого співробітника забороняється.
  3. Створити інструкцію з ведення електронного документообігу в компанії. Тут можна описати типи документів, регулярність їх завантаження до системи ЕДО, визначити відповідальних працівників, які узгоджують документ, і підписантів.
  4. Навчити вашу команду, як користуватися системою ЕДО.
  5. Повідомити партнерів та контрагентів, що ваша компанія запровадила систему електронного документообігу.

Багато компаній ще не готові відмовитися від звичних паперових документів і впровадити ЕДО. 95% корпоративної документації створюється на папері. Проте процес цифровізації не зупинити. Тому вже зараз потрібно рухатися у напрямку е-документообігу, щоб згодом опинитися в одному «човні» з передовими підприємствами.

Огляди рішень#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#ХмарніСховища#STARKASA

Зміст

Контроль руху документа та ідентифікація відповідального

Е-документ реєструється в системі один раз

Зручно та швидко шукати електронний документ

Спеціальні дозволи для роботи з е-документом

Впроваджуємо систему електронного документообігу

Додайте коментар

Усі коментарі публікуються після модерації. Будь ласка, пишіть українською, без спаму та нецензурних слів.

Схожі статті

#КейсКлієнта#ЕлектроннийДокументообіг#STARKASA#ЕДО
#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#Рішення#Star.Docs
#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#STARKASA
#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#Star.Docs
#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#ЯкЦеПрацює?#STARKASA
#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#BigData#Azure#STARKASA
#Star.Docs#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#Автоматизація#Бізнес#ХмарніСховища
#Компанії#Робота#Star.Docs#SIM-карта#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#CRM#CRM-система#IPтелефонія#ATC#Microsoft365#Офіс365#BigData#БігДата

Підпишіться на щомісячну розсилку найцікавіших новин та отримайте промокод на Київстар ТБПідпишіться на розсилку