Головна / Новини / Бізнес рішення / Як швидко підписувати документи онлайн будь-де?

Як швидко підписувати документи онлайн будь-де?

Як швидко підписувати документи онлайн будь-де?, автор Київстар | Kyivstar Business Hub, зображення №1
Київстар
Київстар Бізнес – надійний партнер бізнесу та держави, який допомагає у виконанні щоденних задач та оптимізації внутрішніх процесів. Ми маємо велику експертизу в сфері великих даних, хмарних рішень, інтернету речей та М2М. Cеред інструментів, які пропонуємо: рішення для працівників, аналітики, комунікації з клієнтами, побудови надійної ІТ-інфраструктури, безпеки, ІоТ рішення для бізнесу та держави. Своїми знаннями […]
13 Квітня 2022
Бізнес рішення

В умовах воєнного стану компанії зіткнулися з низкою проблем та обмежень у роботі з паперовими документами. Бізнес-процеси потребували термінового переведення в онлайн-режим. Зокрема, частина установ релокувалася, працівники компанії переїхали в безпечні місця, у тому числі за кордон. Підприємства майже повністю перейшли на віддалений режим роботи. Логістика документів також порушилась — в Україні наразі працюють не всі служби доставки, терміни стали невизначеними, а в деякі місця відправити щось взагалі неможливо. Тож оперативно погодити та підписати паперовий документ стало завданням не з легких. Якою може бути альтернатива?

 
На відміну від паперів, електронні документи не мають тих проблем, які загострилися з початком війни. Системи електронного документообігу дозволяють швидко отримувати підписані документи онлайн за кілька хвилин, де б ви не були.

Електронним називають документ, створений за допомогою засобів комп’ютерної обробки інформації. Він може бути підписаний цифровим підписом і збережений на електронному носії у вигляді файлу відповідного формату, а також за необхідністю може бути роздрукований. Електронний документообіг (ЕДО) є ефективним рішенням для роботи з документами в компанії, працівники якої працюють дистанційно з різних країн світу.

 

Сервіси електронного документообігу

Український ринок пропонує різноманітні програмні рішення для впровадження або вдосконалення електронного документообігу на підприємствах. Серед них є Star.Docs від Київстар — сучасний сервіс електронного документообігу, який допомагає замінити паперові документи електронними. Сервіс розроблений у партнерстві з Intecracy Deals.

Важливо: підтримуючі українські компанії та державні установи в складних умовах воєнного часу, коли уповільнюється, ускладнюється або зовсім унеможливлюється процес оформлення й обміну паперовими документами, Київстар надає бізнес-клієнтам можливість користування платформою електронного документообігу Star.Docs без оплати за сервіс. Пропозиція діє на період воєнного стану.

 
Переваги електронної системи документообігу:

  • Працівники мають доступ до електронних документів онлайн 24/7 у будь-який час з комп’ютера, ноутбука або смартфона.
  • Компанія не витрачається на папір, друк, оплату поштової служби чи роботу кур’єрів.
  • Легше контролювати роботу з документом, вчасно редагувати, погоджувати його та підписувати.
  • Можливість відновити видалений документ, що знижує ризик втрати важливих даних.

Як підписувати е-документи?

Для того, щоб швидко підписувати е-документи необхідно мати електронний підпис. Це заміна звичайного особистого підпису «від руки», яка являє собою електронні дані. Вони забезпечують цілісність документів та ідентифікують особу. За допомогою електронного підпису можна підписувати електронні документи, користуватися електронними послугами, реєструватися на державних порталах тощо. Документи з цим підписом мають таку саму юридичну силу, як і документи, підписані власноруч.

Один з видів електронного підпису — кваліфікований (КЕП). Саме його зараз вимагають використовувати держоргани. У КЕП ключ може розміщуватися на захищеному носії. Завдяки кваліфікованому електронному підпису можна легко пройти ідентифікацію особи та підписати документ онлайн з будь-якої точки світу. КЕП працює скрізь, де є інтернет. Підписувати е-документи безпечно, бо разом з двофакторною аутентифікацією КЕП має функцію захисту від зламування: після кількох спроб поспіль неправильного введення паролю підпис блокується. Така опція зараз особливо важлива, адже під час війни українські компанії потребують посиленого захисту від кіберзагроз та ворожих дій.

Тріша Філліпс, старший аналітик директора Gartner, розповідає, що користування ЕДО та цифровим підписом змінюють швидкість бізнесу, тому що з’являється можливість оперативно вести справи. Вона наводить приклад, що електронним документом легко поділитися на онлайн-нараді, обговорити його, відповісти на запитання, а учасники можуть підписати його прямо під час відеоконференції, ніби всі були на ній офлайн.

Процес переходу до ЕДО: досвід компаній

Процес переходу до електронного документообігу у співробітництві з юридичними особами в компанії «Укрпошта» триває майже 4 роки. Штат підприємства нараховує десятки тисяч працівників. Кожному треба розповісти про ЕДО та показати, як ним користуватися. До того ж робочі місця у співробітників повинні бути обладнані комп’ютерами з доступом до інтернету. Компанії потрібно ще десь 1-2 роки для повної відмови від паперових документів. Терміни переходу до ЕДО залежать від розміру підприємства та об’єму його документообігу. Наприклад, Нова Пошта та Rozetka впроваджували е-документообіг майже 3 роки, а Епіцентр — за 15 хвилин.

Томас Фелпс, віце-президент зі стратегії продуктів і CIO Laserfiche, ділиться досвідом, що завдяки ЕДО в компанії можна по-іншому керувати робочим процесом, автоматизувати узгодження документа, зберігати підписані документи в сховищі, автоматично редагувати конфіденційні дані, які не повинні передаватися іншим особам, а потім архівувати їх після підписання. Він зазначає, що це виходить за рамки «просто документ, який потрібно підписати». Це цілий процес оптимізації та пошуку інноваційних способів працювати з документами не так, як раніше.

Київстар має достатньо експертизи, щоб надавати консультації щодо впровадження електронного документообігу бізнес-компаніями та державними організаціями. Якщо вашому бізнесу потрібно визначитися з особливостями переходу на ЕДО — звертайтеся за консультацією до наших фахівців.

Теги
Підписатись на розсилку