Набір для виживання. Як підготувати компанію до надзвичайних ситуацій?

Перш за все компанії варто визначити, хто саме буде приймати рішення у тій чи іншій надзвичайній ситуації. Тобто, створити антикризовий комітет компанії. Завданням такого органу буде всебічно оцінювати потенційні загрози, аналізувати можливі наслідки, а також створити план виходу з ситуації. Найкраще до такого комітету залучити керівників департаментів, які зможуть правильно оцінити ризики у межах своїх напрямків роботи.

Наприклад, з’явилася інформація щодо можливих відключень електроенергії. У такому випадку комітет має швидко відреагувати та подбати про неперервність бізнес-процесів компанії. Закупити генератори, продумати джерела резервного живлення, роз’яснити працівникам їхні дії у випадку відключення світла тощо.

Варто зробити перелік усіх надзвичайних ситуацій, які можуть вплинути на діяльність підприємства або загрожувати життю працівників. Кожну з них можна класифікувати залежно від рівня загрози.

Наприклад, серед небезпек може бути: ракетний обстріл, хімічна атака, ядерна атака, вторгнення на певну територію ворожих військ, окупація, вимкнення електроенергії, кібератака, руйнування будинку тощо. Визначте, як компанія реагуватиме на кожен з цих пунктів та що мають робити працівники.

Кожна з надзвичайних ситуацій може розвиватися за різними сценаріями. Врахуйте їх та розробіть багаторівневий план реагування на загрозу — А (найлегший), В (середній), С (найгірший). Потім визначте мінімальний та максимальний перелік дій, які мають виконати ваші працівники.

Наприклад, що робити у випадку стабілізаційних відключень електроенергії? Якщо світла немає впродовж чотирьох годин, необхідна для роботи техніка може живитися від дизельних генераторів та додаткових джерел живлення. Співробітники можуть працювати з офісу або укриття. Якщо електроенергії немає 5-8 годин, бо в офісі залишається працювати мінімальна кількість співробітників, а генератори підтримують роботу серверних та інших технологічних приміщень. У разі повного відключення світла, офіс не працює, а за низьких температур приміщення компанії готується до консервації: спускається вода з систем опалення, вентиляції, водопостачання тощо.

Такий детальний план дій дозволить працівникам швидко реагувати на надзвичайну ситуацію та забезпечить найбільш ефективну роботу компанії.

Ваш план дій не буде працювати, якщо працівники його не знатимуть. Тому потрібно розподілити ролі між співробітниками, визначити, хто і за що відповідає, а потім проінформувати персонал про це. Для цього підійдуть електронні листи, онлайн-тренінги, оголошення у робочих чатах тощо. Також не варто розраховувати, що люди все прочитають самостійно. Перевірте, чи ваші працівники засвоїли інформацію, адже від цього залежить функціонування бізнесу.

Наприклад, одна з компаній на українському ринку автопрокату прописала ще у 2021 році, як мають діяти всі працівники у разі повномасштабного вторгнення на територію України. Вона не лише проінформувала кожного зі співробітників та провела навчання для персоналу, але й вклала у кожну з машин детальну інструкцію для орендарів автівок. Так, під час загострення війни у лютому вони не розгубилися: компанія змогла подбати про працівників, безпечно евакуювати бізнес до Львова та продовжити працювати вже з 25-го лютого.

Не зайвим буде продумати альтернативні канали для комунікації зі співробітниками, наприклад, резервні мобільні номери, месенджери тощо. А також варто розповсюдити між працівниками номери відповідальних осіб, які найперше знатимуть, як реагувати на надзвичайну ситуацію та зможуть зорієнтувати щодо відповідних дій.

Зокрема, є сенс подбати про те, щоб залишатися на зв’язку з працівниками та партнерами за будь-яких обставин. Це можна забезпечити, якщо всім підключити корпоративний зв’язок. Наприклад, тарифи для бізнесу ВАШ від Київстар. Так ви будете певні, що ваші співробітники за умови наявності покриття матимуть високошвидкісний 4G мобільний інтернет та безлімітні дзвінки в мережі Київстар. А з Віртуальною мобільною АТС, яку можна підключити без доплат в межах цих же тарифів, за потреби можна швидко розгорнути власний контакт-центр — навіть, якщо працівники прийматимуть дзвінки віддалено. Більше про це ми розповідали у статті «Як швидко організувати телефонну лінію підтримки».

SWOT-аналіз — це один з найпоширеніших методів аналізу сильних та слабких сторін компанії, а також її можливостей та загроз. Відповідно до нього ви можете зрозуміти, як різні ситуації вплинуть саме на бізнес-діяльність компанії. Наприклад, що станеться, якщо ваші клієнти знову мігруватимуть у безпечніші регіони країни? Чи має ваша компанія на такий випадок представництва у центральних та західних областях? Якщо знову будуть зруйновані ланцюги постачання, то чи маєте ви запас продукції на складі? Якщо потреби клієнтів унаслідок надзвичайної ситуації різко зміняться, то чи готові ви зменшити, розширити або навіть повністю змінити асортимент?

Такі деталі варто пропрацювати завчасно, щоб не лише врятувати бізнес у надзвичайній ситуації, але й забезпечити його стабільну роботу та розвиток.

Щоб не потонути у хаосі, варто нарешті навести лад у всіх робочих процесах та перевірити стан всього обладнання та майна компаній. Це дозволить реально оцінити можливості підприємства протистояти тій чи іншій загрозі.

Наприклад, якщо є потреба негайно евакуюватися, керівники зможуть визначити найбільш пріоритетне обладнання, яке буде вивезено найперше. Або ж напередодні чергових стабілізаційних відключень електроенергії компанія розумітиме, скільки генераторів не вистачає для живлення ІТ-інфраструктури. Чи можливо взагалі є сенс подбати про те, щоб перенести ІТ-інфраструктуру і важливу інформацію компанії в хмару, щоб не залежати від фізичного обладнання в разі виникнення надзвичайної ситуації.

І варто завчасно підготуватися до зими. За можливості, зробити запаси питної та технічної води, необхідних медикаментів, утеплити стіни, труби тощо. Також можна посилити охорону та модернізувати системи відеоспостереження, щоб швидко реагувати на спробу захвату будівель, терористичні акти тощо.

Забезпечити сталість та безперервність бізнесу неможливо без безпеки даних компаній. Найкращим рішенням для цього є хмарні технології. З початку повномасштабної війни саме у хмари вже перенесли свої дані великі компанії, банки та навіть деякі державні установи. Довірити важливу корпоративну інформацію краще перевіреним постачальникам, наприклад, Microsoft Azure.

Microsoft Azure має свої дата-центри у понад 60 країнах світу та на кількох континентах. Це хмарне сховище має всі необхідні міжнародні сертифікати з безпеки, а тому компаніям можна не хвилюватися про втрату файлів. Так, у хмару можна перенести окремі папки, бази даних або навіть повністю ІТ-інфраструктуру компанії. Також є можливість налаштувати резервне копіювання та аварійне відновлення даних.

Мігрувати у MS Azure допоможуть спеціалісти Київстар, адже оператор є стратегічним партнером компанії Microsoft в Україні. Наприклад, швидко та безпечно передати великий об’єм даних у хмару можна завдяки сервісу Azure ExpressRoute.

А дізнатися більше про технології, які допомагають бізнесу діяти та розвиватися навіть під час війни, ви зможете на спеціальному лендінгу «Бізнес Працює».