Про що:
До вибору бізнес-тарифів Microsoft 365 не варто ставитися формально, адже це рішення впливає на продуктивність, безпеку, витрати та масштабованість компанії. Ми поспілкувалися з Олексієм Шишлянніковим, керівником відділу продажу хмарних і кібербезпекових рішень Київстару. З його досвіду впровадження Microsoft 365 найефективніше не брати «середній» тариф для всіх, а профілювати користувачів. Ми з’ясували, як визначати такі профілі та підбирати оптимальні тарифи для кожної групи.
Зміст
Про тарифи Microsoft 365
Профілювання — основа правильного вибору
Ключові функції, від яких залежить вибір тарифу
Що робити після профілювання
Про тарифи Microsoft 365
На сайті Київстар є кілька тарифних планів Microsoft 365: окремо лінійка для малого й середнього бізнесу, окремо — для великого бізнесу. Крім того, можна обрати тариф з додатком Teams і без нього.
У кожному тарифі є мобільні, класичні та веб-програми. Яка між ними різниця?
Олексій Шишлянніков,
Керівник відділу продажу хмарних і кібербезпекових рішень Київстару
Мобільні програми — це додатки, які встановлюються на телефон чи планшет (наприклад, Word, Excel, Outlook, Teams на iOS/Android).
Класичні програми — це десктопні (настільні) програми для ПК або ноутбука (наприклад, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote які встановлюються через інсталятор).
Вебпрограми (онлайн‑версії) — це програми, які запускаються в браузері (наприклад, через Office.com: Word Online, Excel Online, Teams Web). Не вимагають встановлення і працюють через інтернет.
Мобільні програми — це додатки, які встановлюються на телефон чи планшет (наприклад, Word, Excel, Outlook, Teams на iOS/Android).
Класичні програми — це десктопні (настільні) програми для ПК або ноутбука (наприклад, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote які встановлюються через інсталятор).
Вебпрограми (онлайн‑версії) — це програми, які запускаються в браузері (наприклад, через Office.com: Word Online, Excel Online, Teams Web). Не вимагають встановлення і працюють через інтернет.
Порівняння трьох типів програм
Тип програм | Де працюють | Для чого підходять | Обмеження |
|---|---|---|---|
Класичні програми |
ПК / ноутбук |
Повноцінна робота з документами, великі файли, складні
таблиці, посилання на інші файли, макроси, редагування і
перегляд офлайн |
Потребують встановлення на пристрій та ліцензії |
Вебверсії програм |
Браузер на будь-якому пристрої |
Перегляд і базове редагування онлайн, спільна робота в режимі реального часу |
Потрібен інтернет, менше функцій |
Мобільні програми |
Смартфон/планшет |
Робота «в полі»: перегляд, швидкі правки, комунікація |
Не підходять для складних задач |
Як з цим розібратися та вибрати тариф?
Командна робота
Працюйте ефективно з ліцензійними програмами Microsoft 365
Ми підберемо вам оптимальний тариф та допоможемо з підключенням
Профілювання — основа правильного вибору
Не всім співробітникам потрібні однакові можливості, які надають тарифні плани Microsoft 365. Тому варто поділити команду на категорії та підбирати тарифи для кожної окремо.
Олексій Шишлянніков,
Керівник відділу продажу хмарних і кібербезпекових рішень Київстару
Типові групи користувачів можуть бути такими:
Працівники без фіксованого робочого місця (Frontline workers), які виконують операційні завдання поза офісом, наприклад, експедитори або логісти, працівники складу, торгові агенти.
Офісні користувачі — співробітники, які виконують адміністративні та аналітичні задачі, наприклад, аналітики, бухгалтери або менеджери з продажу.
Керівники відділів, які управляють командами або підрозділами, контролюють процеси та приймають управлінські рішення на рівні відділу.
Вищий менеджмент, що відповідає за стратегічне управління компанією, прийняття рішень і контроль бізнес-процесів на рівні організації.
Для зручності рекомендую створити просту таблицю або навіть на папері, де колонками будуть категорії співробітників, а рядками — потрібні функції Microsoft 365. Саме вона допоможе наочно побачити, який тариф потрібен кожній групі.
Типові групи користувачів можуть бути такими:
Працівники без фіксованого робочого місця (Frontline workers), які виконують операційні завдання поза офісом, наприклад, експедитори або логісти, працівники складу, торгові агенти.
Офісні користувачі — співробітники, які виконують адміністративні та аналітичні задачі, наприклад, аналітики, бухгалтери або менеджери з продажу.
Керівники відділів, які управляють командами або підрозділами, контролюють процеси та приймають управлінські рішення на рівні відділу.
Вищий менеджмент, що відповідає за стратегічне управління компанією, прийняття рішень і контроль бізнес-процесів на рівні організації.
Для зручності рекомендую створити просту таблицю або навіть на папері, де колонками будуть категорії співробітників, а рядками — потрібні функції Microsoft 365. Саме вона допоможе наочно побачити, який тариф потрібен кожній групі.
Функції MS365 | Склад | Логістика | Офіс | Продажі | Керівники | SEO |
|---|---|---|---|---|---|---|
Ключові функції, від яких залежить вибір тарифу
Почнімо заповнювати таблицю.
Мобільні, класичні та вебверсії офісних програм
Перш за все визначтеся, які саме версії офісних додатків потрібні вашим працівникам: мобільні, класичні або вебпрограми. Це один із важливих критеріїв, що впливають на вибір тарифу Microsoft 365.
Як ми визначили вище, класичні програми встановлюються на комп’ютер або ноутбук — це повноцінні настільні Word, Excel, PowerPoint. Вони потрібні тим, хто працює з великими файлами, складними таблицями, макросами або потребує офлайн-доступу до документів на локальних носіях (жорсткий диск чи флеш-накопичувач).
Олексій Шишлянніков,
Керівник відділу продажу хмарних і кібербезпекових рішень Київстару
У таблиці створіть рядок «Класичні офісні програми на комп’ютері» та поставте “+” напроти ролей, яким вони реально потрібні.
У компаніях з обмеженим бюджетом варто окремо оцінити, чи справді співробітнику потрібні «важкі» десктопні сервіси. Якщо працівник переважно переглядає файли або робить у них мінімальні правки, то класичні додатки можуть бути економічно не виправданими.
У таблиці створіть рядок «Класичні офісні програми на комп’ютері» та поставте “+” напроти ролей, яким вони реально потрібні.
У компаніях з обмеженим бюджетом варто окремо оцінити, чи справді співробітнику потрібні «важкі» десктопні сервіси. Якщо працівник переважно переглядає файли або робить у них мінімальні правки, то класичні додатки можуть бути економічно не виправданими.
Функції MS365 | Склад | Логістика | Офіс | Продажі | Керівники | SEO |
|---|---|---|---|---|---|---|
Класичні офісні програми
на комп’ютері (Word,
Excel, PowerPoint) |
Вебверсії — робота через браузер
«Якщо співробітник може виконувати свої задачі в онлайн-режимі: працювати з документами через браузер, зберігати їх в OneDrive або SharePoint Online, вебверсії Word, Excel та PowerPoint буде цілком достатньо. Вони не потребують встановлення та працюють на будь-якому пристрої з інтернетом», — рекомендує Олексій.
«Якщо співробітник може виконувати свої задачі в онлайн-режимі: працювати з документами через браузер, зберігати їх в OneDrive або SharePoint Online, вебверсії Word, Excel та PowerPoint буде цілком достатньо. Вони не потребують встановлення та працюють на будь-якому пристрої з інтернетом», — рекомендує Олексій.
У цьому випадку додайте в таблицю рядок: «Вебпрограми (Word Online, Excel Online, PowerPoint Online)» і позначте категорії працівників, які можуть працювати без класичних програм.
Функції MS365 | Склад | Логістика | Офіс | Продажі | Керівники | SEO |
|---|---|---|---|---|---|---|
Класичні офісні програми на комп’ютері (Word, Excel, PowerPoint) | ||||||
Вебпрограми (Word Online, Excel Online, PowerPoint Online) |
Мобільні офісні програми
«Мобільні офісні програми — це версії Word, Excel, PowerPoint, Outlook і Teams, які встановлюються на смартфони та планшети (iOS/Android). Вони оптимізовані для роботи «в полі»: швидкого перегляду документів, внесення базових правок, перегляду листування, участі в нарадах та обміну файлами.
Такі програми можуть підійти співробітникам, які часто працюють поза офісом з телефоном як основним робочим інструментом. Функціональність мобільних версій менша, ніж у класичних додатків, але значно ширша, ніж у простому переглядачі файлів», — продовжує ділитися порадами Олексій.
«Мобільні офісні програми — це версії Word, Excel, PowerPoint, Outlook і Teams, які встановлюються на смартфони та планшети (iOS/Android). Вони оптимізовані для роботи «в полі»: швидкого перегляду документів, внесення базових правок, перегляду листування, участі в нарадах та обміну файлами.
Такі програми можуть підійти співробітникам, які часто працюють поза офісом з телефоном як основним робочим інструментом. Функціональність мобільних версій менша, ніж у класичних додатків, але значно ширша, ніж у простому переглядачі файлів», — продовжує ділитися порадами Олексій.
У таблиці можна додати рядок: «Мобільні офісні програми (Word / Excel / PowerPoint / Outlook / Teams на iOS / Android)» і позначити категорії співробітників, які реально ними користуються.
Електронна пошта Outlook
Звісно, електронна пошта залишається одним з головних каналів комунікації для більшості компаній, однак потреби різних категорій працівників значно відрізняються.
Олексій Шишлянніков,
Керівник відділу продажу хмарних і кібербезпекових рішень Київстару
Скажімо, операційний персонал часто отримує велику кількість коротких листів і повідомлень протягом дня, тому йому зазвичай вистачає невеликого обсягу. Натомість бухгалтери та відділ продажу працюють із великими файлами, рахунками, звітами й регулярними вкладеннями. Їм потрібний значно більший обсяг. А керівники зазвичай зберігають багаторічну історію листування та вкладень, тож потребують найбільшого обсягу поштової скриньки. Стандартні розміри поштових скриньок у Microsoft 365: до 2 ГБ, до 50 ГБ, до 100 ГБ.
Скажімо, операційний персонал часто отримує велику кількість коротких листів і повідомлень протягом дня, тому йому зазвичай вистачає невеликого обсягу. Натомість бухгалтери та відділ продажу працюють із великими файлами, рахунками, звітами й регулярними вкладеннями. Їм потрібний значно більший обсяг. А керівники зазвичай зберігають багаторічну історію листування та вкладень, тож потребують найбільшого обсягу поштової скриньки. Стандартні розміри поштових скриньок у Microsoft 365: до 2 ГБ, до 50 ГБ, до 100 ГБ.
У таблиці додайте рядок «Електронна пошта (ГБ)» і впишіть оптимальний обсяг для кожної категорії працівників, залежно від того, як і скільки вони працюють з поштою. Принцип «чим більше — тим краще» тут не працює. Вибирайте лише той обсяг, який реально потрібен. Якщо запити зміняться, тариф завжди можна адаптувати.
Microsoft Teams
Погодьтеся, Teams — стандарт корпоративної комунікації. Проте є категорії користувачів, яким він не потрібен (наприклад, частині працівників складу чи логістам).
Олексій зазначає, що у деяких тарифах Teams відсутній, тому важливо одразу визначити:
- хто комунікує в чатах;
- хто організовує різні Teams заходи;
- кому Teams взагалі не потрібен.
Створіть рядок «MS Teams» та проставте плюси там, де інструмент необхідний.
Вам також буде цікаво:
Microsoft Teams: функції, про які ви могли не знатиХмарне сховище OneDrive
OneDrive використовується для синхронізації робочих файлів між пристроями та забезпечує доступ до документів у будь-який момент. Обсяг може суттєво відрізнятися:
- до 2 ГБ для операційних співробітників;
- до 1 ТБ для офісних працівників;
- до 1 ТБ і більше для керівників або тих, хто працює з великими наборами даних.
Додайте у таблицю рядок «Хмарне сховище (ГБ)» та заповніть його, відповідно до попередньої логіки.
Додаткові потреби: аналітика, безпека та керування пристроями
Окремим категоріям працівників можуть бути потрібні розширені можливості Microsoft 365, пов’язані з аналітикою, безпекою та управлінням робочими пристроями:
- Power BI — для глибокої аналітики та візуалізації даних, створення звітів і дашбордів.
- Enterprise mobility & Security features (E5) — для підвищеного рівня захисту, моніторингу загроз, контролю доступу й відповідності вимогам безпеки.
- Intune — для централізованого керування пристроями, політиками безпеки, установкою програм і контролем мобільних пристроїв.
Якщо ваш бізнес використовує ці інструменти, додайте відповідні рядки до таблиці й позначте ролі, яким потрібні ці розширені функції.
Що робити після профілювання
Олексій Шишлянніков,
Керівник відділу продажу хмарних і кібербезпекових рішень Київстару
Після того як ви визначили функціонал для кожної категорії, переходьте до тарифного квізу Microsoft 365 на сайті Київстар і пройдіть його окремо для кожного профілю користувача. Це дасть змогу визначити оптимальний тарифний план під реальні потреби, а не «на око».
Після того як ви визначили функціонал для кожної категорії, переходьте до тарифного квізу Microsoft 365 на сайті Київстар і пройдіть його окремо для кожного профілю користувача. Це дасть змогу визначити оптимальний тарифний план під реальні потреби, а не «на око».
Додайте коментар