Outlook для бізнесу: функції, які заощаджують час і нерви

Outlook — один із ключових додатків, які входять до складу ліцензованого пакету Microsoft 365 (укр. Майкрософт). В одному інтерфейсі ви отримуєте доступ до електронної пошти, календаря, контактів і списків справ. Можна планувати зустрічі, перевіряти завдання, створювати нотатки, бронювати переговорні кімнати та координувати робочі графіки.  

Outlook також підтримує перевірку орфографії та граматики в листах, а мобільний застосунок дає змогу швидко відповідати на листи з будь-якого місця. Програма забезпечує збереження ваших даних на надійних серверах з корпоративним рівнем захисту.

Розповідаємо про кілька цікавих функцій: 

• Розумні нагадування про прикріплені файли. Забули прикріпити файл, хоча згадали про нього в тексті листа? Outlook зупинить процес надсилання та підкаже, що ви могли щось упустити. Більше не буде від вас листів із фразою «ось файл, який я забув додати». 
• Автоматичне додавання поїздок у календар. Якщо ви замовляєте квитки на автобус чи літак, бронюєте готелі чи авто, то усе автоматично потрапляє у ваш календар. При чому Outlook сам може додати номер підтвердження та посилання, а також своєчасно нагадає про заплановане. 
• «Пропустити розмову». Часто буває, що колеги через незнання додають вас у листування, яке зовсім вас не стосується. Відтепер такі листи більше не відволікатимуть вас. Увімкніть функцію «Пропустити розмову» і вся ця гілка піде у «Видалені». Нові листи в цьому ланцюжку теж оминатимуть вашу скриньку. 
• Спливаючі оповіщення для важливого. Бажаєте знати, коли приходить лист від певного колеги? Outlook допоможе налаштувати персональні оповіщення, які з’являтимуться навіть тоді, коли ви працюєте в іншій програмі. 
• Швидке очищення поштової скриньки. Функція «Очистити» видаляє повторювані або застарілі повідомлення у ланцюжках, залишаючи тільки унікальні.  
• Кілька вікон для багатозадачності. Якщо вам потрібно одночасно дивитися на пошту й календар, натисніть правою кнопкою по розділу та оберіть «Відкрити в новому вікні». Зручно, коли плануєте зустріч і паралельно пишете лист. 
• @Згадки, щоб звернути увагу адресата. Щоб колега точно помітив ваш запит, напишіть @ім’я в тексті листа і ця людина буде автоматично додана до адресатів.

Copilot використовує великі мовні моделі (LLM) та дані з Outlook, щоб спростити вашу роботу. І якщо у вас є доступ до цієї функції, ви можете делегувати завдання штучному інтелекту. 

Copilot вміє аналізувати вхідні повідомлення й автоматично розставляти пріоритети. Він враховує, хто відправник, яка терміновість теми, як часто ви взаємодієте з цією людиною, а також вміст самого листа. Наприклад, повідомлення з високим пріоритетом позначаються стрілкою вгору, менш важливі — вниз. Ви можете сортувати або фільтрувати сортувати вхідні, щоб першими бачити найважливіші листи. 

Щоб Copilot працював саме під ваші потреби, ви можете налаштувати правила в розділі «Налаштування > Copilot > Визначення пріоритетів». Скажімо, визначити, що листи від керівника чи з темою «Звіт» мають автоматично потрапляти в топ.

Copilot також може робити: 

• Підсумовування листів: допомагає швидко визначати суть довгих листувань. 
• Створення чернеток: ви можете за допомогою підказки згенерувати текст листа (використовуйте команду «Створити чернетку» і напишіть вказівку). 
• Наставництво: Copilot оцінить чернетку, дасть поради з покращення тону листа та допоможе усе це застосувати. 
• Спілкування в чаті: ви можете ставити запитання Copilot безпосередньо в інтерфейсі Outlook. 
• Підготовка до нарад: система підсумує ключові листи та чати, пов’язані з запланованою зустріччю. 
• Рекомендації щодо виходу в офіс: якщо ви працюєте в гібридному форматі, Copilot дасть порадить, коли краще бути в офісі. 
• Теми листів: ви також можете створювати теми листів за допомогою ШІ на основі вашого стилю та контексту.  

Замовляйте пакет ліцензованих програм Microsoft 365 на сайті Київстар Бізнес.