Головна / Новини / Бізнес рішення / Ідеї для вашого бізнесу. Як IKEA впровадила Microsoft Teams

Ідеї для вашого бізнесу. Як IKEA впровадила Microsoft Teams

Ідеї для вашого бізнесу. Як IKEA впровадила Microsoft Teams, автор Київстар | Kyivstar Business Hub, зображення №1
Київстар
Київстар Бізнес – надійний партнер бізнесу та держави, який допомагає у виконанні щоденних задач та оптимізації внутрішніх процесів. Ми маємо велику експертизу в сфері великих даних, хмарних рішень, інтернету речей та М2М. Cеред інструментів, які пропонуємо: рішення для працівників, аналітики, комунікації з клієнтами, побудови надійної ІТ-інфраструктури, безпеки, ІоТ рішення для бізнесу та держави. Своїми знаннями […]
18 Січня 2022
Бізнес рішення

Шведська компанія IKEA заново винайшла меблевий бізнес. Її відомі на весь світ недорогі меблі, які клієнти можуть самостійно зібрати в себе вдома, зробили свого часу фурор на ринку роздрібної торгівлі, створивши нові стандарти для компаній своєї галузі. З таким неперервним прагненням до простоти, зручності та екологічності IKEA будує і свій бізнес всередині. Саме тому компанія обрала Microsoft Teams для комунікації понад 200 тисяч своїх співробітників.

Як Microsoft Teams назавжди змінив співпрацю в IKEA — розповідає Kyivstar Business Hub.

Стаття підготовлена за матеріалами компанії «Microsoft»

 

Ініціативність та сталий розвиток в IKEA

IKEA добре відома своїм жовто-синім логотипом та готовими до збирання меблями. Вона прагне робити повсякденне життя людей в усьому світі кращим, а тому сьогодні розвиває корпоративну відповідальність у питаннях зміни клімату та гендерної рівності. У межах цих зусиль компанія розробляє стійкі методи ведення бізнесу, що проявляється у виборі матеріалів, дизайні продукції та організації роботи. IKEA пишається тим, що багато ідей щодо вдосконалення продукту або змін у робочому процесі надходять саме від співробітників.

«Ми не вертикальна компанія. Ми заохочуємо людей ініціювати зміни. Прагнемо використовувати розумовий потенціал наших співробітників для досягнення наших цілей та плекання цінностей. Об’єднати сотню тисяч працівників фізично ми не можемо, але вони можуть співпрацювати завдяки цифровій трансформації»

пояснює Джеспер Бродін, генеральний директор Ingka Group, до якої входять IKEA Retail, Ingka Centres та Ingka Investments.

IKEA працює на понад 30 ринках по всьому світу. Щоб організувати роботу працівників компанія спершу використала традиційний підхід до ІТ-інфраструктури з локальними рішенням, доступ до яких співробітники мали лише з корпоративних комп’ютерів та ноутбуків. У магазинах менеджерам доводилося працювати з паперами для обміну інформацією. Наприклад, щодо зміни графіку роботи для співробітників. Але такий підхід був не лише не екологічним, а й позбавляв колег можливості швидко та ефективно співпрацювати. Щоб об’єднати людей та заохотити їх ділитися ідеями щодо вдосконалення компанії, IKEA звернулася за рішенням до Microsoft.

Гнучка робота з Microsoft 365

IKEA хотіла уникнути оновлення дорогого обладнання та програмного забезпечення, а тому найкращим виходом стали хмарні рішення. Компанія вирішила розгорнути комплекс офісних програм Microsoft Office 365.

Microsoft Office 365 — це пакет офісних програм, який легко налаштовується під потреби конкретного бізнесу. Його перевага у тому, що він дає співробітникам компаній свободу в пересуванні, адже необхідні для роботи додатки доступні 24/7 з будь-якого пристрою. В Україні компанії можуть скористатися всіма можливостями Office 365 завдяки стратегічному партнерові Microsoft — компанії Київстар.

У комплекс Office 365 входить:

  • Word;
  • Excel;
  • Outlook;
  • PowerPoint;
  • SharePoint;
  • OneDrive;
  • Microsoft Teams;
  • Microsoft Exchange;
  • 1 Тб місця в хмарному сховищі для кожного співробітника.

Microsoft 365 не вимагав складного ІТ-керування та оновлень, але при цьому давав усім співробітникам магазинів доступ до тих самих можливостей, що мають колеги у головному офісі. Важливо було і те, що мобільні додатки Microsoft 365 працівники могли використовувати на своїх персональних пристроях.

Щоб якомога швидше покращити комунікацію та співпрацю в компанії, IKEA зробила розгортання Microsoft Teams своїм пріоритетом. Ця програма поєднує у собі необхідні інструменти для співпраці команд та дозволяє:

  • налаштовувати корпоративні чати;
  • проводити відеонаради для щонайбільше 300 учасників;
  • шифрувати дані для нарад, чатів, викликів та файлів;
  • проводити вебінари, тренінги тощо;

Лише за п’ять місяців усі співробітники IKEA отримали доступ до Teams, а 75 тисяч уже стали його активними користувачами. Після такого швидкого старту, компанія поступово вивела з вжитку інші схожі програми, зокрема Skype для бізнесу, які співробітники в різних офісах використовували для чатів та відеозустрічей.

Ідеї для вашого бізнесу. Як IKEA впровадила Microsoft Teams, автор Київстар | Kyivstar Business Hub, зображення №2

Легке планування роботи з Microsoft Teams

У Стокгольмі працює найбільший магазин компанії IKEA Kungens Kurva. Саме в цьому магазині співробітники ресторану перші адаптували Teams до своїх потреб. Перш ніж почати працювати з програмою, менеджерка Надя Сото Хурре координувала графіки для 150 співробітників ресторану, використовуючи багато паперів:

«Моє завдання в тому, щоб мої колеги добре обслуговували клієнтів, а не переймалися щодо свого графіку. Але раніше це було важко зробити».

Працівники ресторану раніше заповнювали спеціальні форми, щоб попросити про зміну графіку, телефонували або надсилали повідомлення, аби повідомити про свою хворобу. Ці форми відрізнялися змістом та програмою, куди їх заносили, залежно від своєї мети. Проте така досить складна процедура створювала багато незручностей. Тому Хурре вирішила діяти.

Менеджерка проявила саме ту ініціативу, яку заохочує IKEA. Вона дослідила можливості Teams, щойно отримала до нього доступ, та дізналася про інструмент для керування розкладом Shifts, який допомагає створювати та оновлювати графік роботи команди онлайн. Shifts виявився ідеальним рішенням і після двотижневого випробування програму почали постійно використовувати.

«У кожного на телефоні є Teams, тож тепер, незалежно від того, де перебуває працівник, він може за допомогою Shifts зробити запит на лікарняний або іншу зміну графіку роботи. Якщо комусь треба поспілкуватися зі мною або іншим колегою, то можна написати так само через чат у Teams»

пояснює Надя Сото Хурре.

Заступник менеджера з маркетингу в магазині Фабіан Хеберлайн одразу помітив якісні зміни:

«Teams полегшує наше життя та допомагає досягати цілей у сталості бізнесу, адже нам більше не потрібно використовувати таку кількість паперу. Ми підрахували, що лише в цьому магазині ми могли б заощадити близько 37 тисяч доларів на відмові від паперових графіків роботи. І уявіть лише, скільки ми б могли заощадити як компанія, якщо впровадимо Shifts у магазинах IKEA по всьому світу».

Переваги Teams для співробітників

Співробітники магазину оцінили переваги від використання Teams, особливо молодші колеги, для яких цифровізація є невіддільною частиною життя. Фабіан Хеберлайн зазначає, що тепер працівники можуть простіше комунікувати з керівництвом, не шукаючи їх для персональної зустрічі. Також у минуле відійшли й дошки оголошень. Персонал магазину бачить корпоративну інформацію від менеджерів просто на своїх смартфонах у зручних для себе час. А коли керівник ділиться робочими планами у своєму чаті Teams, то колеги можуть давати йому швидкий зворотний зв’язок. Усе це щодня покращує їхню роботу.

Перехід на комунікацію в Teams допоміг IKEA не лише скоротити обсяг використаного паперу, а й зменшив кількість робочих відряджень. А це — зменшує і вуглецевий слід компанії. Завдяки відеодзвінкам, IKEA витрачає менше часу на подорожі, адже у будь-який момент менеджери можуть напряму зв’язатися через Teams з колегами з іншого магазину або навіть з іншої країни.

З переходом на Microsoft 365 IKEA відкрила для себе новий стиль роботи. Генеральний директор Ingka Group Джеспер Бродін зазначає:

«Ми не лише зменшили кількість поїздок, а й підтримуємо наших людей, щоб вони зберігали кращий баланс між роботою та їхнім особистим життям».

Теги
Підписатись на розсилку