Що таке пласка організація й навіщо потрібна ця структура

Ієрархічна структура виглядає на оргсхемі, як піраміда: на верхівці розташовані топменеджери, а влада передається згори вниз крізь декілька рівнів управління. Кожен рівень має чіткі ролі, і працівник кожного рівня звітує своєму керівнику, який обіймає посаду на рівень вище. 

Ідея максимально проста: зробити підпорядкованість у компаніях — особливо великих — прозорою і зрозумілою, аби ними було легше керувати. Проте на практиці це призводить до низки проблем:

• Повільне прийняття рішень: кожне рішення має пройти декілька рівнів і отримати там схвалення.
• Погана комунікація: що довший шлях від джерела до отримувача, то більша ймовірність спотворень повідомлення.
• Обмежені можливості для інновацій: нерідко працівники діють у жорстких межах посадових інструкцій, тому ініціатива стає рідкісним явищем.

Пласка організаційна структура виникла у відповідь на ці проблеми — вона передбачає зменшення рівнів управління у корпоративній ієрархії або взагалі їх відсутність. У такій структурі керівники та працівники «першої лінії» можуть спілкуватися швидше і простіше. А деякі пласкі організації взагалі позбуваються ідеї «босів» і надають повноваження ухвалювати рішення самим працівникам.

Здається цілком логічним, що така структура найкраще підходить малим та середнім бізнесам, особливо у сферах, де потрібні стрімкі інновації (скажімо, створення програмного забезпечення). Відомим прикладом є виробник відеоігор Valve — ця компанія роками працює без формальної ієрархічної структури, а працівники можуть самі обирати, якими проєктами займатися. Цей радикальний метод може підійти не всім, та й у самої Valve були певні проблеми, але вона все одно зберігає пласку структуру.

Пласкими можуть ставати організації з різних сфер і різного розміру, але обирати для цього різні способи. Наприклад, будівельна компанія DPR Construction ухвалила рішення про перехід до пласкішої структури управління декілька десятиліть тому, коли мала лише 50 співробітників. 

Ідея полягала у тому, щоб «перевернути» традиційний підхід: надати працівникам можливість приймати рішення на місцях, а не чекати, поки їх спустять згори. І навіть коли бізнес радикально виріс — до 10 тис. співробітників та мільярдних доходів — він не відмовився від цього підходу.

Як і будь-який інший тип організації, пласка структура має і плюси, і мінуси. До переваг належать:

• Зниження операційних витрат. Менше рівнів — менше витрат на оплату праці проміжним ланкам управління.
• Швидше ухвалення рішень — і скоріше їх впровадження.
• Більша автономія працівників, що означає більше контролю над власними процесами та результатами та потенційно вищу мотивацію.
• Легша співпраця — у пласкій організації люди зазвичай легше взаємодіють з колегами та більш відкриті до спільної діяльності.
• Підвищена адаптивність бізнесу. Якщо компанія вміє швидко генерувати й втілювати рішення, то їй буде простіше підлаштовуватися до ринкових змін та нових трендів.

Утім, пласка структура не є ідеальною, і особливо це стає помітно, коли її намагаються втілити на практиці. Скажімо, за відсутності традиційної ієрархії потрібно шукати інші методи оцінювання ефективності працівників. У компанії Valve це відбувається шляхом оцінювання одне одного на серії зустрічей і формування рейтингу, від якого залежить зокрема збільшення зарплати у наступному році. 

Такий метод призводить до того, що працівники починають підлаштовувати свою поведінку, аби отримати вищі оцінки. Наприклад, одразу після чергового оцінювання, на початку року, займаються ризикованішими проєктами, а що ближче до наступного оцінювання — то більше уваги приділяють перевіреним проєктам. За цим стоїть розуміння людської психології: найсвіжіші успіхи та помилки згадуються найпершими. 

Ще однією проблемою є упередження, що формуються в колективі. Скажімо, якщо рішення про наймання нових працівників приймають поточні співробітники, то вони неусвідомлено обиратимуть тих, хто схожий на них самих. А це призводить до меншого різноманіття досвідів та поглядів, що може бути шкідливо для інноваційної компанії.

Серед інших недоліків пласкої структури можна виділити такі:

• Обмежені можливості кар’єрного зростання. Що менше ієрархічних рівнів — то менше кроків до верхівки, але й тим складніше їх пройти. Це може негативно позначитися на мотивації працівників.
• Нечіткі повноваження. У пласкій структурі люди можуть не завжди розуміти, перед ким мають звітувати. Хтось почувається вільніше у таких умовах, а комусь це може бути складним.
• Потенційне перевантаження. В компанії, де працівники мають високу автономію, існують підвищені ризики вигорання — адже люди не завжди усвідомлюють, що беруть на себе забагато роботи. 
• Неформальні ієрархії. За відсутності традиційної ієрархії в компанії можуть з’являтися неформальні лідери. Це створює не завжди здорову групову динаміку, тому потребує уваги з боку керівника. 

Отже, попри те, що пласка структура дає змогу прискорити інновації та спростити взаємодію, вона може принести нові проблеми. Проте це не означає, що цю альтернативу потрібно відкинути — скоріше варто приміряти на свою організацію різні способи зробити структуру пласкішою і подивитися, які з них можуть принести користь саме вашому бізнесу, з його культурою, цілями та цінностями.

Пласка структура надає працівникам більше автономії. Та чи завжди це добре? В одному цікавому дослідженні взяли участь 900 студентів бакалаврського курсу з lean-підприємництва в стартапах. Вони мали об’єднатися в команди по троє та розробити ідею стартапу й презентацію. 

Дослідники сформували чотири типи команд: 

1. перший не міг обирати ані склад команди, ані ідею; 
2. другий — обирав лише склад; 
3. третій — лише ідею; 
4. четвертий — і склад, й ідею. 

Отже, четвертий тип команд мав найбільше автономії, а перший — найменше.

Виявилося, що команди, яким не дали змогу вибирати ані ідею, ані склад, показали найгірші результати. Проте результати тих, хто мав повну автономію, були лише трохи кращими. Натомість другі та треті команди значно перевершили інших: вони мали на 50% більше шансів на успіх, ніж ті, хто не мав автономії зовсім, та на 49% більше шансів на успіх, ніж ті, хто мав повну автономію. Загалом на першому місці опинилися команди, яким призначали склад, але надавали автономію щодо формування ідей.

Тож, можливо, ваші працівники й не потребують повної автономії — але бізнес може виграти від впровадження деяких принципів пласких організацій. Наприклад, ви можете спробувати такі кроки.

1. Фокусуватися не на посадах, а на ролях. Необов’язково повністю позбуватися традиційної «піраміди», але й не треба робити посади найголовнішими у визначенні підпорядкованості. Якщо людина виконує важливу роль, вона має отримувати достатньо визнання незалежно від того, як називається її посада та до якого формального рівня ієрархії вона належить.

2. Надати працівникам більше повноважень для ухвалення рішень. Особливо важливо це для людей, які працюють напряму з клієнтами. Це дасть їм змогу економити час — і свій, і керівників — та надасть відчуття більшої значущості своєї праці.

3. Навчати людей приймати рішення самостійно. Розширення повноважень без відповідного навчання може бути шкідливим як для працівників, так і для компанії. Тому інвестиції у регулярне навчання та розвиток співробітників, зокрема щодо м’яких навичок (вирішення проблем, лідерство, комунікації) — хороша ідея.

4. Переглянути систему винагород. Щоб отримати переваги пласкої структури, бізнесу варто заохочувати відповідну поведінку. Наприклад, винагороджувати людей за ініціативу, за формування команд, самостійне розв’язання проблем тощо.

5. Поглиблювати довіру та плекати співпрацю. Зокрема, варто заохочувати відкритий зворотний зв’язок та створювати атмосферу, де люди почуваються досить безпечно, аби ділитися ідеями. Також корисно обговорювати з працівниками стратегію організації та, за можливості, долучати їх до її формування.

Ееро Ваара, професор бізнес-школи Оксфордського університету (Saïd Business School), вважає: аби зробити свою організацію пласкішою, потрібно «бути готовими до двох дій: по-перше, збільшити прозорість, а по-друге, посилити залучення». Якщо компанія зможе втілити ці кроки, то вона отримає переваги пласкої структури, навіть не змінюючи радикально організаційну схему.