Як бізнесу не втрачати заявки в неробочий час

Дослідження PCN за 2026 рік каже:

• 20–40% усіх вхідних дзвінків надходять поза стандартним робочим графіком;
• 85% респондентів ніколи не передзвонюють компанії, якщо не додзвонилися з першого разу; 
• 78% клієнтів обирають той бізнес, який відповів першим.  

Розгляньмо три прості рішення автоматизації прийому заявок, які допоможуть не втрачати замовлення, коли менеджерів уже немає на робочому місці.

Розумне голосове меню IVR зустріне клієнтів у будь-який час доби й запропонує залишити заявку голосовою поштою або, якщо ситуація термінова, перенаправить виклик на чергового співробітника. 

Наприклад, клієнт телефонує о 20:00, щоб оформити замовлення. IVR інформує, що робочий день завершено, і одним із варіантів пропонує залишити деталі на голосовій пошті. Вранці менеджер обробляє замовлення й телефонує клієнту лише для фінального підтвердження. 

Кейс платформи у сфері сонячної енергетики 

У компанії «SolarTender» налаштували маршрутизацію вхідних дзвінків так, щоб усі звернення спочатку потрапляли до відповідального менеджера. Він проводить первинну кваліфікацію, а за потреби передає ліда профільному спеціалісту. Якщо ж відповідальний менеджер не відповідає протягом 90 секунд — виклик автоматично переводиться на голосову пошту. 

Так платформа не лише не втрачає звернень, коли менеджер недоступний, а й змогла збільшити частку цільових лідів, які переходять на наступний етап воронки продажів, з 30% до 50%.

Callback, або зворотний дзвінок, — це кнопка або форма на сайті, де відвідувач може вказати свій номер і обрати зручний час для розмови (наприклад, «Завтра о 9:30»). Ловить «тихих» покупців, які гортають сайт пізно ввечері й не хочуть телефонувати самі.

Якщо інтегрувати віджет з CRM, то менеджер може автоматично отримати завдання на зворотний дзвінок у робочий час.

Кейс житлового комплексу

Grand Victoria встановив на свій сайт віджет Callback. У результаті 12% користувачів, яким відкривається форма, залишають заявки. Майже 40% з усіх отриманих дзвінків — це якісні цільові звернення, які тривають понад 20 секунд.

За внутрішньою статистикою Ringostat, у травні клієнти пропустили 280 тисяч з 2,35 млн вхідних дзвінків. 

До розрахунку увійшли лише виклики, коли клієнт чекав на лінії > 15 секунд, тобто справді хотів додзвонитися, а не набрав випадково. З урахуванням того, що передзвін уранці не завжди вирішує, бо клієнт уже міг купити в конкурента, кожен з цих тисяч пропущених — потенційно втрачений продаж. 

Натомість Ringostat лише на власних проєктах скоротив частку пропущених до 3,4% завдяки AI VoiceBot, який: 

• відповідає на вхідні виклики за 2 секунди й 24/7;
• веде діалог у близькому до людського темпі, без затримок, притаманних ШІ;  
• відповідає на нестандартні запитання, а не просто програє запис; 
• фіксує й уточнює деталі, класифікує звернення й передає в CRM; 
• менеджери отримують вже кваліфікованого ліда для подальшого опрацювання в робочий час;
• замість гудків чи автовідповідача клієнт відчуває, що його почули й запит не загубиться.

Кейс B2B-компанії

Постачальник інженерних систем «Vodaland» обробив 98,2% вхідних звернень через AI VoiceBot. 

Голосовий асистент збирав дані клієнтів: сегмент, потребу, причину звернення і передавав менеджеру вже готову картку із завданням. Так компанія не втратила заявки у пікові години й у вихідні.

Дзвінки ввечері й на вихідні надходять від людей з уже сформованою потребою. Тож змушувати їх чекати ранку понеділка — це те саме, що дарувати цих клієнтів конкурентам. 

Найдієвіший на сьогодні спосіб не втрачати заявки в неробочий час — налаштувати голосового агента на базі штучного інтелекту. Якщо раніше такі системи не розуміли співрозмовника й не могли вести діалог поза сценарієм, то нове покоління агентів, як-от AI VoiceBot від Ringostat, уже підтримує природну розмову, враховує контекст і передає менеджеру впорядковані дані. 

Якщо ж говорити про невеликі обʼєми вхідних дзвінків, то хорошими рішеннями збереження клієнтів всередині компанії стануть голосове меню й віджет зворотного дзвінка на сайті.