Як організувати роботу офісу за 3 тижні: кейс Fast Lane Group

Як організувати роботу офісу за 3 тижні: кейс Fast Lane Group

29 Вересня 2020
Рішення
icon
374

Чи можливо менш ніж за місяць організувати роботу офісу в щойно створеній компанії? СЕО Fast Lane Group Антон Сидоренко, а раніше операційний директор видавництва “Клуб сімейного дозвілля” (“КСД”), поділився досвідом налагодження робочих процесів з нуля.

Логістичну компанію Fast Lane Group, яка надає послуги складської та транспортної логістики, заснували в січні 2020 року. А щоб ефективно і швидко організувати робочий процес і налагодити IT-інфраструктуру, вирішили звернутися до Київстар та підключити мобільну корпоративну мережу для співробітників, MC Office 365 і Mobile ID. Підключити та налаштувати всі необхідні сервіси вдалося всього за кілька тижнів, що стало у великій пригоді за переходу на дистанційний режим під час карантину.

Як все відбувалося — читайте в нашому матеріалі.

Цілі та пріоритети компанії

 Завдання Fast Lane Group — забезпечувати повний логістичний ланцюжок для виробників, інтернет-магазинів і торгових мереж, тобто з моменту виробництва товару й до моменту одержання покупцем. Компанія може взяти на себе всі необхідні етапи: отримувати та зберігати товари, формувати замовлення, відвантажувати та передавати перевізнику посилки або ж доставляти оптові партії самостійно безпосередньо в місце реалізації.

Компанія з’явилася на ринку в січні 2020 року й організувала свій перший склад у Харківській області. Зараз основна частина замовлень Fast Lane Group пов’язана з товарами повсякденного попиту, книгами, косметикою та малогабаритною побутовою технікою.

«У мене був досвід співпраці з Київстар на попередньому моєму місці роботи, в “КСД”. Я вже знав про їх сервіси, тому довго не думав, чиї IT-рішення використовувати в Fast Lane Group, — поділився своїми роздумами СЕО Антон Сидоренко. — Ми розуміли, що отримаємо, і усвідомлено вибирали цього провайдера послуг відразу».

Спочатку треба було налагодити комунікацію між співробітниками, подбати про зручні системи для роботи з документами і їх зберігання. При цьому важливими критеріями вибору стала можливість масштабувати сервіси, оскільки бізнес планують активно розширювати, а також організувати робоче місце не тільки в офісі, а й віддалено.

«Дивно, що про “офіс без офісу” ми думали ще в грудні минулого року, не уявляючи, що в березні почнеться карантин, — згадує Антон Сидоренко — Зрозуміло, що наш бізнес пов’язаний з фізичними товарами, тому ми залежимо від складу. Але нам було важливо, щоб офісні співробітники могли бути не прив’язаними до певної локації. Тому що в майбутньому ми хотіли б масштабуватися на інші міста».

Як організувати роботу офісу: досвід вибору сервісів

  1. Корпоративний мобільний мережу для співробітників

Щоб ефективно організувати робочий процес, насамперед Fast Lane Group підключили для співробітників корпоративну мобільну мережу від Київстар. Цю послугу використовують і в “КСД”. «Більш того, співробітники, які з нами працювали в компанії “КСД”, за домовленістю з нею, просто перевели свої номери на нову юрособу», — розповідає СЕО Fast Lane Group.

Про послугу

Корпоративна мобільна мережа Київстар дає можливість бізнесу організувати телефонію в офісі й поза ним. За допомогою послуги можна об’єднати номери всіх співробітників під одним особовим рахунком, щоб компанія могла оплачувати мобільний зв’язок всім відразу. Більше про переваги та можливості мобільного зв’язку для бізнесу читайте за посиланням.

Корпоративне підключення мобільної мережі не тільки спростило механізм переходу співробітників з “КСД” в Fast Lane Group. Послуга допомогла розв’язати проблеми зі зв’язком на складі логістичної компанії, який знаходиться за 15 км від Харкова. Ось що Антон Сидоренко розповів про рішення: «Провайдери не прагнуть встановлювати тут вишки. А стелажна система складу та металеве покриття екранує сигнали. Київстар у рамках нашої співпраці встановив додаткове обладнання. В результаті у нас відмінний зв’язок».

  1. Як організувати робочий процес онлайн?

Ще один сервіс, який допоміг організувати Fast Lane Group робочі місця в офісі та поза ним — пакет ліцензійних програм Microsoft Office 365 від Київстар. Співробітники компанії щодня користуються програмами з офісного пакету Microsoft, адже це зручно й усе необхідне для роботи є під рукою.

Антон Сидоренко поділився з редакцією: «Використовуємо всі, починаючи з корпоративної електронної пошти й закінчуючи OneDrive і SharePoint. А під час карантину нас дуже виручив Microsoft Teams. Ми проводили в ньому всі наради. В мене особисто кожного дня було 5-10 дзвінків у Teams».

Про послугу

Пакет Microsoft Office 365 включає набір програм для бізнесу: корпоративна пошта Outlook, додатки для роботи з файлами Word, Excel і PowerPoint, 1 ТБ хмарного сховища OneDrive, продукти для роботи в команді SharePoint і Microsoft Exchange Server, а також зручний сервіс для проведення відеоконференцій і групових дзвінків Microsoft Teams. Про те, як підключити Office 365 від Київстар і швидко організувати робоче місце в офісі або вдома, читайте тут.

Не лише під час роботи віддалено, але й після повернення в офіс, Microsoft Teams став основним каналом комунікації для співробітників Fast Lane Group. Сервіс виграє в порівнянні з месенджерами й іншими програмами для відеозв’язку, оскільки гармонійно вбудований в екосистему Microsoft Office 365 і дає можливість працювати в єдиній налагодженій системі.

«Зручно, що коли працюєш в Office 365, немає жодної прив’язки не тільки до локації, а й до ноутбука. Я можу залогінитися в системі звідки завгодно на будь-якому пристрої, і опинюся в тому ж робочому просторі, в якому зазвичай працюю, з тими ж файлами, робочою інформацією та листуванням. Це нас дуже врятувало під час карантину. Ми за 2 дні перевели всю команду на віддалену роботу й у технічному плані взагалі цього не відчули», — поділився враженнями про сервіс Антон Сидоренко.

  1. Як організувати роботу віддалено?

Також, щоб ефективно організувати робочий процес поза офісом, потрібні сервіси електронного підпису документів. У компанії Fast Lane Group левова частка внутрішньої документації ведеться в електронному вигляді, тому всі активно користуються електронним цифровим підписом (ЕЦП). Але ЕЦП вимагає підключення до комп’ютера флешки або прикріплення до документа спеціального файлу. А це не завжди зручно. У Fast Lane Group вирішили, що простіше, коли підпис знаходиться безпосередньо в телефоні, а цей функціонал реалізований у Mobile ID від Київстар.

«На папері залишилися тільки кадрові документи й частина бухгалтерських, — розповідає СЕО компанії. — Що стосується зовнішньої документації, там ми підписуємо понад 50% документів онлайн. Ще не всі контрагенти до цього готові, а деякі типи документів поки неможливо перевести в електронний вигляд. Але ми йдемо до того, щоб мінімізувати кількість паперових документів. Зараз їх стало значно менше, ніж ще 3-4 місяці тому».

Mobile ID дає можливість співробітникам логістичної компанії за наявності відповідних повноважень підписувати будь-які електронні документи зі смартфона — в будь-який час і в будь-якому місці.

Про послугу

Поставити підпис із Mobile ID дуже просто: вибираєте в системі спосіб підпису Mobile ID, на ваш номер приходить SMS-повідомлення з PIN-кодом, який потрібно ввести, щоб підтвердити дію через смартфон. Більше про підключення та використання послуг можна дізнатися на сайті Київстар за посиланням.

  1. Як організувати телефонію в офісі?

У планах Fast Lane Group — розширення та створення великого відділу продажів, який зможе забезпечити потреби компанії. Вже пригледіли сервіс: правильно та швидко організувати телефонію в офісі допоможе Віртуальна Мобільна АТС від Київстар. Це хмарне рішення:

  • легко масштабується;
  • може об’єднати всі номери в єдину корпоративну мережу — і фіксовані, і мобільні;
  • допомагає оптимізувати комунікацію всередині компанії та краще організувати роботу офісу;
  • дозволяє записувати дзвінки й керувати їх переадресацією;
  • збирає статистику дзвінків;
  • дає можливість проаналізувати роботу менеджерів із продажу.

Про послугу

Віртуальна Мобільна АТС — хмарна платформа, яка замінює дорогу офісну АТС. Сервіс не потребує вкладень у купівлю, оренду або обслуговування техніки, оскільки для його роботи використовуються потужності мобільного оператора. Дізнатися більше можна за посиланням.

Але поки підключення Віртуальної АТС лише в планах. «В цілому ж сервіси Київстар, які ми вже підключали, дозволяють нашим співробітникам бути на зв’язку скрізь і завжди та більш гнучко керувати процесами, — пояснює Антон Сидоренко. — Будь-який офісний співробітник може за необхідності залишитися вдома та попрацювати віддалено й це не позначиться на його продуктивності. Крім того, нам буде легко масштабуватися — підключати нових співробітників, видавати їм права доступу до системи. Ми швидко і легко можемо переналаштувати пошту й телефон на іншого співробітника, якщо хтось пішов у відпустку. Клієнтам навіть не потрібно буде повідомляти нові контакти».

Fast Lane Group вдалося оперативно організувати роботу нового офісу та продовжити командну роботу в умовах карантину. Але це лише перший крок. У компанії вважають своєю стратегічною метою розвиток перспективного напрямку складських і логістичних послуг на аутсорсинг. Спочатку Fast Lane Group планує працювати в рамках локального ринку в Харківській області, потім поступово масштабувати бізнес і вийти на всеукраїнський ринок. Це непросте завдання, адже робота зі складами — трудомісткий і складний процес. Проте за прогнозами компанії попит на такі послуги буде зростати, оскільки карантин дав великий поштовх для розвитку e-commerce.

СЕО Fast Lane Group Антон Сидоренко резюмує: «Наше завдання — надати клієнтам можливість займатися ключовими завданнями у своєму бізнесі: вибором товару, маркетингом, пошуком клієнтів, а всю рутину у вигляді логістики ми беремо на себе та зробимо це якісно».

icon
374