Акт виконаних робіт: що це, для чого потрібен і як оформити

Акт виконаних робіт — це первинний документ бухгалтерського обліку, який фіксує факт того, що одна сторона виконала роботи, а інша — прийняла їх. Він не створює зобов'язань, які вже прописані в договорі, а лише підтверджує, що ці зобов'язання було виконано.

Звідси випливає його подвійна роль:

• Для бухгалтерії це підстава показати господарську операцію в обліку та визнати витрати. 
• Для юриста — доказ у спорі. 

Саме акт фіксує, який обсяг робіт замовник прийняв і коли.

Часто в документообігу зустрічається інша назва — «Акт прийому-передачі виконаних робіт». Юридично різниці немає: закон не встановлює обов'язкової назви документа, головне, щоб із неї було чітко зрозуміло, про яку операцію ідеться. На практиці прижилися «Акт виконаних робіт» та «Акт наданих послуг». Обидва формулювання коректні.

Акт виконаних робіт не замінює рахунок і не дублює його. Рахунок пояснює, скільки потрібно сплатити, а акт підтверджує, що саме було виконано. Тому їхня доказова сила в разі спору відрізняється.

Вимоги до первинних документів встановлює стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV. Затвердженої форми акта не існує. Його складають довільно, але з обов'язковим набором реквізитів:

• назва документа;
• дата складання, що має відповідати звітному періоду, в якому відбулася операція;
• назва підприємства або ПІБ підприємця, що склав документ, у точній відповідності до даних ЄДР;
• зміст та обсяг операції в одиницях виміру: година, штука, квадратний метр, умовна одиниця «послуга»;
• посади та прізвища осіб, відповідальних за операцію;
• підпис або інші дані для ідентифікації особи.

Поширена помилка — формальний опис на кшталт «надано консультаційні послуги згідно з договором». Це посилання на операцію, а не на її зміст. Податкова під час перевірки може визнати, що такий документ не підтверджує реальність операції. Пишіть конкретно: які саме роботи, у якому обсязі, за який період.

Окреме зауваження для платників ПДВ: найменування робіт і одиниці виміру в акті мають збігатися з податковою накладною. Розбіжності — привід для претензій.

Додатково в акті можна вказати номер і дату договору, банківські реквізити, період надання послуг, строк оплати, печатку за наявності. Це не вимога закону, але робить документ самодостатнім.

Закон №4791-IX, що набрав чинності 1 квітня 2026 року, вніс зміни до частини другої статті 9 Закону про бухоблік. 

Суть у тому, що якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, то відсутність посади, прізвища та підпису з боку замовника не вважається порушенням. Тобто виконавець може скласти акт в односторонньому порядку.

Але це працює лише за одночасної наявності двох умов:

1. Такий порядок документування прямо передбачено договором, укладеним у письмовій формі.
2. Господарські операції фіксують у бухгалтерському обліку в періоді здійснення.

Перш ніж вносити такий пункт до договору, варто зважити ризики. Односторонній акт зменшує паперову тяганину з перевіреними контрагентами, але водночас відкриває простір для зловживань. Виконавець, якого ви бачите вперше, отримує можливість зафіксувати «надані» послуги без вашої участі. Розсудливо застосовувати таку умову лише в довгострокових відносинах з виконавцями, добросовісність яких не викликає сумнівів.

Норма нового закону не поширюється на операції, оплачені за рахунок публічних коштів, договори оренди державного чи комунального майна, будівельного підряду та проєктно-вишукувальних робіт, а також договори про пожертву, благодійну чи гуманітарну допомогу.

Законодавство не заперечує, якщо роль первинного документа виконує оплачений рахунок-фактура. Для цього інвойс має містити всі реквізити зі статті 9 і бути фактично оплаченим. Такий підхід поширений у зовнішньоекономічній діяльності. Закон «Про внесення змін до деяких законів України щодо усунення адміністративних бар'єрів для експорту послуг» дозволяє експортерам послуг обходитися інвойсом.

У внутрішніх розрахунках ситуація інша. Формально інвойсу може вистачити, але практично акт залишається сильнішим доказом, адже він описує результат, а не лише суму.

Приклади, коли акт критично важливий:

• складні роботи, кожен етап яких приймають окремо, наприклад розробка програмного забезпечення (ПЗ), будівництво, проєктування;
• послуги без матеріального результату: консультації, навчання, юридичний супровід;
• співпраця за договором ЦПХ, де акт підтверджує обсяг виконаних робіт;
• ситуації з ризиком спору щодо якості чи обсягу.

Акт виконаних робіт (наданих послуг) зазвичай складають у двох примірниках — по одному для кожної сторони. Документ можна оформити як на папері, так і в електронній формі з кваліфікованим електронним підписом.

Зразок акта виконаних робіт можна знайти в мережі, але шаблон без адаптації — не найкраще рішення, адже акт має відповідати конкретному договору. Наприклад, якщо в договорі прописані етапи надання послуг, а в акті про це немає згадки, документ втрачає доказову силу саме там, де вона потрібна.

Можлива структура акта виконаних робіт:

• «шапка»: назва документа, номер, дата й місце складання;
• сторони: повні найменування, коди ЄДРПОУ або РНОКПП, посади осіб, що підписують документ, підстава повноважень;
• посилання на договір: номер, дата, конкретний пункт чи додаток;
• таблиця робіт: найменування, одиниця виміру, кількість, ціна, сума;
• підсумкова сума цифрами та словами, окремим рядком — ПДВ чи згадка про його відсутність;
• формулювання про прийняття робіт і відсутність претензій;
• підписи сторін.

Три найпоширеніші помилки:

1. Розрив між датою оплати та датою акта, не пояснений у договорі

Сама по собі передоплата законна, і акт після оплати — нормальна практика. Ризик виникає тоді, коли гроші зайшли в одному звітному періоді, акт складений у наступному, а в договорі немає жодної згадки про аванс чи поетапну оплату. Під час перевірки податкова бачить рух коштів без підтвердженої господарської операції у тому ж періоді й запитує, за що саме заплатили. 

Як уникнути помилки? Чітко пропишіть у договорі порядок розрахунків, наприклад: попередня оплата 50% протягом трьох банківських днів з дати підписання, остаточний розрахунок протягом п'яти днів з дати підписання акта. Якщо роботи тривалі, розбийте їх на етапи й складайте акт після кожного, а не один підсумковий наприкінці року.

1. Розбіжність найменувань із податковою накладною

Це стосується платників ПДВ і виглядає дрібницею, поки не доходить до перевірки. Якщо в акті написано «розробка дизайну сайту», а в накладній — «послуги з дизайну», формально це різні номенклатурні позиції. Податкова може зняти податковий кредит у замовника, і сперечатися доведеться вже в суді. Те саме стосується одиниць виміру: «послуга» в акті й «година» в накладній — привід для претензій. 

Як уникнути помилки? Візьміть за правило копіювати найменування з договору в акт та накладну, не змінюючи формулювань. Якщо в компанії кілька людей оформлюють документи, заведіть узгоджений довідник номенклатури. 

1. Акт підписаний особою, що не має відповідних повноважень

Директор діє на підставі статуту, і його підпис питань не викликає. А от менеджер, бухгалтер, керівник відділу підписують акт лише за наявності довіреності чи наказу, який делегує їм це право. Якщо такого документа немає, контрагент у спорі може заявити, що роботи не приймалися уповноваженою особою, і суд цей аргумент розгляне.

Як уникнути помилки? В самому акті поруч із посадою вкажіть підставу повноважень. Наприклад, «на підставі довіреності №14 від 03.02.2026» або «на підставі наказу №7-ПЛ». Копію довіреності варто надіслати контрагенту разом із першим актом і зберігати в справі договору. Окремо перевірте, чи не сплив строк дії довіреності.

Первинні документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків, зберігають не менше 1095 днів (п. 44.3 Податкового кодексу України). 

З 10 лютого 2024 року строки, перелічені Переліком типових документів №578/5, відповідають податковим строкам, і тепер для більшості первинних документів це 5 років. Дотримуватися цих строків зобов'язані й ФОП.

Відлік строків починається з дня подання звітності, для складення якої використовувався документ, а не з дати самого акта. Самовільно знищувати неперевірені документи, за якими сплив строк, не можна.

Ця публікація не є юридичною, податковою чи бухгалтерською  консультацією, матеріал підготовлено на основі профільних аналітичних статей і має виключно інформаційний характер. Інформація в цій статті є актуальною на момент публікації. У разі необхідності, просимо звертатися за окремою консультацією до кваліфікованого фахівця.