Інвойс: що це, коли потрібен і як його виставити

Інвойс — це документ, який продавець виставляє покупцеві. У ньому зазначають перелік товарів або послуг, кількість, вартість, умови постачання та оплати, а також дані обох сторін.

Особливість інвойсу в тому, що він поєднує кілька функцій. Інвойс не лише містить суму до сплати, а й фіксує деталі операції. Саме тому інвойс зручний у зовнішньоекономічній діяльності: він слугує підставою для оплати, супроводжує митне оформлення товарів і може підтверджувати їх відвантаження або надання послуг.

У міжнародній практиці розрізняють два основні види інвойсів, які часто застосовують і в Україні:

1. Проформа-інвойс (proforma invoice) — попередній документ з орієнтовними умовами майбутньої угоди. У ньому зазначають найменування та кількість товарів або послуг, їхню вартість, умови постачання й оплати. Ці дані ще можуть змінитися до остаточного узгодження. Проформа не підтверджує фактичне відвантаження товару чи надання послуги. Її також часто оформлюють для товарів, які передають безоплатно, наприклад гуманітарної допомоги або виставкових зразків.
2. Комерційний інвойс (commercial invoice) — документ з остаточними даними про товари, їхню вартість та умови постачання. Його оформлюють під час відвантаження товару та використовують, зокрема, для митного оформлення. На відміну від проформи, комерційний інвойс містить уже погоджені умови конкретної операції.

На практиці проформа та комерційний інвойс можуть оформлюватися послідовно в межах однієї угоди. Спочатку продавець надсилає проформу, щоб зафіксувати попередню вартість та умови. На її підставі покупець може погодити замовлення або здійснити передоплату. Коли деталі остаточно узгоджено, а товар — підготовлено і відвантажено, продавець оформлює комерційний інвойс із фінальними даними. Простіше кажучи, проформа фіксує попередні умови угоди, а комерційний інвойс — остаточні.

В Україні немає затвердженої форми рахунка-фактури. У ньому продавець зазначає перелік товарів або послуг, їхню вартість та інші умови розрахунку. По суті, продавець пропонує покупцеві оплатити товари чи послуги на зазначених умовах, а покупець погоджується з ними, здійснюючи оплату.

Донедавна український рахунок-фактура за своїм призначенням був ближчим до проформи-інвойсу, ніж до комерційного інвойсу. Сам по собі він не підтверджував відвантаження товару чи надання послуги. Для цього зазвичай оформлювали:

• видаткову накладну — для товарів;
• акт наданих послуг — для послуг.

З 1 квітня 2026 року правила змінилися. Закон № 4791-IX від 24 лютого 2026 року вніс зміни до статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Тепер сторони можуть передбачити в договорі, що факт надання послуг підтверджує рахунок-фактура (інвойс), підписаний виконавцем, без оформлення окремого двостороннього акта.

Це можливо за трьох умов:

• такий порядок передбачений письмовим договором;
• рахунок-фактура (інвойс) містить дату або період надання послуг;
• документ містить усі обов’язкові реквізити первинного документа.

Для бізнесу це означає менше документообігу: інвойс, підписаний виконавцем, за дотримання цих умов може одночасно бути первинним документом і замінити окремий двосторонній акт. Водночас від актів не потрібно відмовлятися — сторони можуть і надалі використовувати їх, якщо такий формат їм зручніший.

Інвойс знадобиться у кількох типових ситуаціях:

• Експорт та імпорт товарів. Інвойс на товар входить до переліку документів, що підтверджують митну вартість (п. 3 ч. 2 ст. 53 Митного кодексу України). Без нього не оформити митну декларацію.
• Експорт послуг. Українські ФОПи та компанії, що надають послуги нерезидентам — розробка ПЗ, дизайн, консалтинг — виставляють інвойс на оплату замість договору й акта. Він підтверджує факт надання послуги для валютного нагляду банку.
• Внутрішні розрахунки за послуги. З квітня 2026 року інвойс може підтверджувати надання послуг між резидентами, якщо це передбачено договором.

Для експортерів важлива ще одна деталь: виторг за експорт треба перевести на рахунок у межах граничних строків розрахунків, що зазвичай становлять 180 календарних днів. Ці строки не застосовують до операцій на суму до 400 тис. грн — обмеження встановлює Національний банк.

Затвердженої форми інвойсу законодавство України не встановлює. Отже, ви можете скласти його самостійно або взяти типовий бланк. Головне, щоб документ містив усі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:

• назву документа й дату складання;
• назву підприємства або ім'я ФОП, від імені якого складено документ;
• зміст і обсяг операції, одиницю виміру;
• посади осіб, відповідальних за операцію;
• підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.

Крім обов'язкових даних, у комерційний інвойс зазвичай додають: 

• номер документа; 
• дані обох сторін (адреси, податкові номери); 
• опис товару чи послуги; 
• кількість; 
• ціну за одиницю й загальну суму; 
• валюту, умови оплати та банківські реквізити — свої та контрагента.

Оскільки одна зі сторін — нерезидент, а всі первинні документи в Україні складають українською, інвойс на оплату оформлюють двома мовами — українською і, наприклад, англійською. Так документ зрозумілий контрагенту й водночас відповідає вимогам податкової.

На зразку показано, як виглядає інвойс: у верхній частині — дата, дані виконавця й замовника, предмет, валюта, умови оплати та банківські реквізити обох сторін. У таблиці — опис послуги, кількість, ціна і загальна сума. Наприкінці — текстові умови: що оплата є прийняттям пропозиції укласти договір, у які строки її потрібно здійснити, як розподіляються комісії банків.

Кілька практичних порад, як створити інвойс:

• зазначайте, хто оплачує комісії банків-кореспондентів, щоб уникнути спорів щодо суми, яка дійде до вас;
• якщо інвойс замінює акт, додайте в договір відповідне формулювання і пункт про те, що окремий акт не складається;
• нумеруйте інвойси послідовно і не повторюйте номери — це спрощує облік і звірку з контрагентом;
• зберігайте копію кожного інвойсу разом із банківською випискою про оплату: саме ця пара документів закриває валютний нагляд;
• для регулярних замовників зробіть власний шаблон із незмінними реквізитами, тож вам залишиться тільки підставляти суму, дату й опис.

Верхня частина багатьох експортних інвойсів містить абзац на кшталт «оплата за цим інвойсом є прийняттям пропозиції укласти договір». 

Це не формальність. Саме таке застереження про акцепт перетворює інвойс на самодостатню підставу для роботи. Коли замовник оплачує документ, він тим самим погоджується з його умовами, і окремий договір із підписами обох сторін стає непотрібним. Для експорту послуг це ключовий момент: без застереження про акцепт банк може не зарахувати інвойс як підтвердження операції під час валютного нагляду.

*Пропоновані сервіси та послуги на основі Big Data створено мобільним оператором. У роботі з даними компанія дотримується законів України «Про інформацію» та «Про захист персональних даних», не передає та не продає персональні дані абонентів, у тому числі записи розмов, тексти SMS та історію браузера третім особам. Усі аналітичні моделі з використанням Big Data будуються на основі неперсоніфікованих і зашифрованих даних.

Кілька моментів, через які найчастіше виникають проблеми під час оформлення інвойсу:

1. Документ складено лише англійською. Податкова вимагає автентичний переклад, тож одразу оформлюйте документ двома мовами.
2. Немає застереження про акцепт, без якого інвойс не підтверджує надання послуги для банку.
3. Сума вказана лише цифрами. Прописуйте суму не лише цифрами, а й словами — це стандарт для платіжних документів.
4. Не вказано, хто платить банківські комісії. Це часто призводить до спорів щодо суми, яка дійде до виконавця. 

Читайте також:

• Акт виконаних робіт: що це, для чого потрібен і як оформити;
• Договір поставки: що бізнес має знати перед стартом співпраці;
• Публічна оферта: що це і коли вона потрібна бізнесу