Івент-індустрія у 2025 році: на що орієнтуватися, плануючи офлайн-захід

В умовах війни дуже складно планувати бізнес-процеси. Оскільки ситуація з безпекою в країні та світі може змінитися в будь-який момент, організувати великий захід без врахування цих ризиків стає майже неможливо. Про це говорить Євген Шапошніков, CEO компанії FILOSOFIA. За його словами, для реалізації креативних кампаній, цікавих колаборацій або масштабних івентів потрібен великий ресурс. Тож, навіть при ретельній підготовці можна зіткнутися з ситуаціями, які стануть помітні лише на самому заході.

Що працює в Україні зараз? Шапошніков підкреслює, що «вау-шоу» давно вже відійшли на другий план, і тепер увага зосереджена на якісному нетворкінгу та бізнес-конференціях. Війна істотно вплинула на таймінги івентів, на їхню доречність, і сформувала нову тенденцію — це відповідальність бізнесу. Багато компаній організовують заходи, на яких піднімаються важливі соціально значущі питання або проводяться благодійні збори. Адже зараз вже не так важливо просто провести захід, скільки відповідати потребам суспільства в цей складний період.

Організатори конгресно-виставкового центру «Парковий» підтверджують, що більшість подій, які відбулися у першій половині 2024 року, мали компонент корпоративної соціальної відповідальності (CSR, corporate social responsibility). Це і благодійні події, і аукціони на підтримку Збройних сил України, і збори коштів на допомогу армії. Усе це стало звичною частиною заходів.

Особливо слід звернути увагу на інклюзивність, яка стала важливим аспектом для багатьох організаторів. Це включає:

• спеціальні вбиральні з поручнями для людей на кріслах колісних;
• ліфти, які забезпечують доступ на усі поверхи;
• вхід, до якого можна дістатися спецтранспортом;
• місця для паркування людей з інвалідністю тощо.

Отже, якщо подивитися на всі ці зміни, можна сказати, що івент-індустрія в Україні адаптується до нових реалій і вже не просто шукає способи провести захід, а намагається зробити їх цікавими, соціально значущими, відповідальними та доступними для всіх.

Кілька трендів світового масштабу,  якими можна надихнутися та застосувати для українських реалій:

Віртуальна, доповнена та змішана реальність 

У 2025 році технології віртуальної (VR), доповненої (AR) та змішаної реальності (MR) кардинально змінять івент-індустрію. Наприклад, це можуть бути конференції, де учасники матимуть можливість відвідувати віртуальний стенд або взаємодіяти з продуктом у 3D-середовищі. Це допоможе брендам встановити глибокий емоційний зв’язок з аудиторією через інтерактив.

Штучний інтелект та автоматизація

Штучний інтелект все більше допомагає організаторам заходів, автоматизуючи процеси, як-от реєстрація або відповіді на найпоширеніші запитання від учасників. Чат-боти допомагатимуть організаторам створювати контент, пропонуючи ідеї, назви та навіть приклади інтерактивів тощо.

Персоналізація на основі даних

Використання даних для персоналізації заходів стане базовою частиною планування. Аналізуючи вподобання, потреби, стиль життя, а також відгуки та поведінку відвідувачів, організатори зможуть адаптувати контент та програми івентів під інтереси кожного учасника. Це допоможе підвищити задоволеність і залученість аудиторії.

До речі, завдяки Big Data можна проаналізувати характеристики аудиторії за понад 100+ критеріями, як-от вік, стать, геолокація, наявність дітей, інтереси, тип девайса, наявність домашніх тварин, стиль життя, тип транспорту тощо.

Екологічна свідомість 

2025 рік принесе новий рівень екологічної відповідальності. Заходи будуть більш сталими: зменшення відходів, розклад заходу не на папері, а у цифровому форматі, вибір екологічно чистих матеріалів для кава-брейку стануть нормою. Учасники все більше звертають увагу на екологічний слід компаній, тому важливо вибирати постачальників і місця проведення, що підтримують зелені ініціативи.

Гейміфікація 

Залучення учасників через гру — популярний формат для івентів в цьому році. Такі механізми гейміфікації, як бали, нагороди за відвідування певних стендів, таблиці лідерів зроблять заходи більш інтерактивними. Завдяки мобільним додаткам, учасники зможуть відстежувати свій прогрес, виконувати завдання та отримувати нагороди, що підвищить їхню зацікавленість.

Зв’язок після заходу

Події більше не обмежуватимуться лише одним днем. Організатори створюватимуть спільноти навколо заходів, підтримуючи взаємодію через вебінари, подкасти, чати та інші онлайн-формати. Це дозволить брендам залишатися на зв’язку зі своєю аудиторією, а учасники зможуть обмінюватися ідеями та комунікувати з брендом після завершення заходу.

На думку команди конгресно-виставкового центру «Парковий», плануючи івент, варто врахувати три фактори:

1. Подбайте про безпеку та доступ до укриття. Безпека гостей — завжди на першому місці. Найкраще, коли укриття є прямо на локації або біля неї. Наприклад, у КВЦ «Парковий» укриття розташоване на -1 поверсі, і до нього можна дістатися як сходами, так і ліфтом.
2. Забезпечте автономну електричну систему. Зараз усі розуміють, як важливо мати електрику, і це не лише про світло. Потрібен інтернет, працюючі ліфти, кондиціонери, вбиральні. Добре, якщо є в наявності дизельні генератори, які можуть працювати кілька годин або днів без перебоїв. І це все має автоматично включатися за кілька хвилин у разі відключення світла.
3. Прогнозуйте масштабування. Іноді на захід може прийти більше гостей або партнерів, ніж очікувалось й вам потрібно буде більше місця. Потурбуйтесь про наявність різних локацій, які можуть підійти під будь-які масштаби — від малих переговорних кімнат до великих outdoor зон.