Основний капітал будь-якої компанії — команда досвідчених співробітників і авантюрних сердець. Щоб стати власником такого колективу, потрібно постійно думати про мотивацію працівників, йти в ногу з часом і застосовувати на максимум прогресивні технології.
Зміст
Covid-19 назавжди перевернув світ і дав бізнесу нове поняття — «гібридний офіс». Роботодавці зрозуміли, що віддалений формат співпраці, випробуваний у локдаун, для деяких відділів можна зробити постійним, тим самим заощаджуючи на оренді офісних приміщень і надаючи можливість співробітникові створювати для себе найбільш комфортні умови. У результаті з’явилося більше фахівців, які виконували робочі завдання просто у себе на дачі або за улюбленим письмовим столом.
Як організований робочий процес у гібридному форматі і чи повернуться компанії до звичного офісу? З’ясуємо це далі.
Чому офіс став гібридним?
Увесь світ активно експериментує з підходами до роботи. При цьому співробітники компаній по всьому світу розділилися на два табори:
- одні запаслися дезінфекторами й із задоволенням після локдауну повернулися до офісного життя;
- інші не готові вийти з дистанційного режиму та активно показують, що й при віддаленій роботі можуть залишатися ефективними.
Сучасне покоління не готове жертвувати більшою частиною свого життя на просиджування в офісі, тому гнучкий формат і можливість працювати там, де зручно без шкоди для KPI й особистої свободи — усвідомлений вибір більшості працівників.
Ден Шаубел обіймає посаду директора з досліджень в Future Workplace. Він зазначає, що гібридний формат став точкою перетину структурованості і комунікативності, які властиві офісній роботі, з незалежністю і гнучкістю віддаленої роботи. Водночас Ніколас Блум, професор економіки у Стенфордському університеті, стверджує, що потрібно давати можливість фахівцям працювати вдома мінімум 2 рази на тиждень.
Slack провели дослідження, за результатами якого можна зробити такий висновок: 11,6% співробітників компаній хочуть повернутися до колишньої офісної роботи, 72,2% вибирають можливість працювати гібридно, поєднуючи офісний і віддалений режими. Ці дані оприлюднили World Economic Forum.
Гнучкість у роботі — перевага сучасного бізнесу. Працюйте там, де вам зручно, тоді, коли зручно, і так, як зручно саме вам, завдяки комплексу сервісів для гнучкої роботи команд Офіс там, де ви рекомендує Київстар Бізнес.
Microsoft Teams і Outlook поділилися статистичними даними. Вони показали, що співробітникам, які довго працювали тільки віддалено, не вистачає спілкування. І впоратися з дефіцитом комунікацій може допомогти саме робота в гібридному форматі.
Чи є позитивний досвід у світових компаній?
Безумовно, тренд гібридного офісу торкнувся компанії по всьому світу:
- Google заявляє, що більше половини працівників не хочуть повертатися до виключно офісного режиму, вважаючи за краще іноді працювати вдома.
- У Microsoft дозволили співробітникам працювати з дому майже половину робочого часу, за умови погодження з керівником.
- Sodexo розділила працівників на дві групи, кожна з яких по черзі працює в офісі. Так компанія змогла об’єднати переваги обох форматів, подбавши в той же час про безпеку роботи, адаптацію персоналу і контроль за виконанням завдань.
Гібридна модель роботи стає нормою, і сьогодні її вибирає більшість компаній.
Досвід українського ринку
Україна не стала винятком і теж адаптує роботу бізнесу під нову реальність. Наприклад, за результатами внутрішнього дослідження, у Київстар 78% співробітників віддають перевагу можливості працювати то в офісі, то вдома і лише 5% зовсім хочуть працювати віддалено. Тому компанія розробила гібридну модель, яку зможуть впровадити після закінчення карантину.
Новий формат роботи передбачає 4 режими відвідування офісу:
- робота тільки в офісі;
- робота на віддалених об’єктах (базових станціях, точках продажів) з можливістю 1-2 дні на тиждень виконувати офісну роботу вдома;
- робота здебільшого в офісі і рідше — вдома;
- переважно віддалений режим роботи.
«Режим роботи визначається в залежності від функціональних обов’язків і передбачає гнучкі умови офісної й віддаленої роботи», — зазначає керівниця департаменту із залучення і розвитку талантів Київстар Світлана Кончаніна.
Безумовно, для гібридної моделі важливо правильно організувати всі процеси, щоб всі могли працювати зручно і ефективно. Щоб це забезпечити,
Київстар використовує для спільної роботи команд над загальними завданнями
Microsoft 365, зустрічі проходять в Teams. Обмін документами з клієнтами і контрагентами відбувається в електронному вигляді. Ці інструменти дозволяють команді Київстар вже багато місяців поспіль працювати, не знижуючи ефективності й підтримуючи хороший рівень комунікації. Тому компанія, спираючись на свій досвід, впевнено рекомендує ці рішення, а також гібридний підхід до роботи й своїм бізнес-клієнтам.
Що допоможе правильно організувати гібридний формат роботи?
Головна перевага цієї бізнес-моделі полягає в тому, що у співробітників більше немає обмежень, звідки їм працювати. Можливо, у когось підвищується продуктивність, якщо вирішувати завдання в повній тиші або працювати на свіжому повітрі.
Гібридна робота стає все більш популярною, тим більше що специфіка багатьох професій дозволяє її реалізувати без втрати ефективності для бізнесу. Головне — правильно організувати доступ до робочих процесів та комунікацію. І тоді можна навіть продовжити подорож на море на кілька днів, закінчивши відпустку режимом workation — поєднати приємне з корисним.
А щоб гібридний формат дозволяв виконувати робочі завдання в повному обсязі, Київстар пропонує кілька ефективних рішень.
Електронний документообіг
Часто офіси використовують багато паперових документів, однак сучасні реалії доводять, що ефективніше й вигідніше використовувати електронний документообіг та обмінюватися документами онлайн.
Для такого ефективного електронного документообігу Київстар пропонує спеціальний сервіс — Star.Docs:
- доступ до документів у будь-який зручний час і з будь-якої точки світу, де є підключення до інтернету;
- робота з будь-якого пристрою — сервіс дозволяє працювати навіть з мобільного телефону, використовуючи додаток;
- збереження природних ресурсів за рахунок меншого використання паперу і матеріалів для друку документів у роботі компанії.
Це істотно прискорює узгодження й підписання документів, а також скорочує витрати на їхнє оформлення, пересилання та зберігання.
Якісний зв’язок із підрозділами та клієнтами
Для ефективної роботи вдома важливо забезпечити співробітникам гарний зв’язок із колегами, партнерами і клієнтами. Для цього найкраще підходить
Віртуальна мобільна АТС:
- організація віддаленого колл-центру або повноцінного відділу продажів за 15 хвилин;
- без витрат на оренду або купівлю спеціального обладнання;
- об’єднання мобільних і фіксованих номерів компанії в одну корпоративну мережу;
- налаштування автоматичного розподілу дзвінків за прописаними сценаріями: за специфікою питань, на вільних менеджерів і т.д.;
- можливість підключити функцію запису розмов для контролю якості обслуговування клієнтів і вирішення спірних питань.
Технічне обслуговування — на боці «Київстар». Управляти всіма параметрами можна теж віддалено — через вебінтерфейс платформи.
Командна робота над проектами
Не втратити злагодженість і ефективність роботи команди допомагають хмарні сервіси Microsoft 365. Вони дозволяють спільно працювати над проектами і документами, обмінюватися файлами, мати доступ до робочих завдань і проводити наради навіть на великій відстані один від одного. Однією з ключових переваг Microsoft 365 є те, що ви в онлайні можете користуватися всіма додатками та рішеннями звичайного Office 365 та бути впевненими, що всі ваші дані захищені. З Microsoft 365 можливо забезпечити захист ваших корпоративних даних, захист робочих пристроїв, керувати доступами до корпоративних даних, захиститися від кіберзагроз та багато іншого.
Безперебійне функціонування IT-систем
Будь-який бізнес може перейти в онлайн, якщо перенести IT-інфраструктуру в хмару. Наприклад, розмістити сервер в Дата-центрі й надати співробітникам доступ до різних інструментів хмарної платформи Microsoft Azure, які дозволяють аналізувати великі обсяги даних, розробляти програмні продукти, мобільні додатки тощо.
Безпека даних
Інформаційна безпека має високий пріоритет уваги і при віддаленому форматі роботи. Необхідно захистити інформацію, яка передається через інтернет-канали між співробітниками, що працюють вдома, забезпечити захист від кіберзагроз. Для цього Київстар пропонує підключити корпоративну мережу VPN.
Спілкування з клієнтами
Гібридний або навіть повністю віддалений формат компанії — не привід втрачати клієнтів. Зберегти контакт із ними, інформувати про зміни в режимі роботи точок обслуговування і магазинів, робити цікаві й навіть персоналізовані пропозиції допомагають таргетовані SMS-розсилки. Вони стають зручним інструментом для тих, хто хоче поліпшити ефективність промо-кампаній і навіть знизити витрати на них, що особливо актуально, коли компанії змушені шукати рішення для оптимізації витрат.
Закони ефективної дистанційки
Робота з офісу сьогодні перестала бути запорукою ефективної роботи. Диджиталізація всього, що знаходиться навколо нас, відкриває нові можливості — дозволяє жити і працювати більш зручно, швидше і в більшій різноманітності отримувати інформацію, вибирати те, що більше підходить саме вам, а не орієнтуватися на загальноприйняті правила, які з часом застарівають. І оскільки тренд на гібридний формат роботи співробітників набирає обертів, важливо звертати увагу на деякі деталі:
- є частка працівників, яка ефективніше справляється із завданнями в умовах офісу, бо навіть дистанційка на кілька днів підходить не всім;
- також є й ті, кому віддалений формат дозволяє розкритися більше офісного — певні «рамки» офісу і постійне відволікання від завдань через роботу в опен-спейсі, що гуде як вулик, знижують ефективність таких людей;
- не забувайте про корпоративну культуру, фокусуйтеся на тому, щоб доносити до віддаленої команди ціннісні орієнтири компанії, її стратегічні цілі і плани;
- важливо підтримувати спілкування всередині колективу, запрошувати колег на офлайн-зустрічі або організовувати збори в онлайні
- велике значення має контроль процесів і тайм-менеджмент — дистанційка не повинна знижувати включеність співробітників у вирішення завдань;
- приділяйте увагу відпочинку команди не менше, ніж виконанню роботи — співробітники можуть брати на себе занадто багато і швидко опинитися в точці вигоряння.
Якісна організація всіх етапів віддаленого/гібридного формату дозволяє поліпшити KPI кожного співробітника і в цілому домогтися надрезультатів у компанії.
Як бачите, Covid-19 залишив свій слід в організації бізнес-процесів. Також він став стимулом для багатьох компаній змінитися — замінити застарілі процеси сучаснішими, перейти на інноваційні інструменти для роботи співробітників. Уже очевидно те, що гібридна модель залишиться з нами і після зняття всіх карантинних обмежень. Тому не варто боятися змін, адже вони здатні змінити життя вашої компанії на краще.
Ловіть свою хвилю разом з підбіркою сервісів від Київстар Бізнес
«Офіс там, де ви» — з ними ваша команда завжди зможе працювати так, як для компанії найзручніше: в офісі, вдома або на березі океану.
