Майбутнє електронного документообігу: що буде з системами ЕДО

Глобальний ринок систем управління електронними документами у 2020 році оцінювався в 3,68 мільярда доларів США. Натомість до 2027 року очікується, що він досягне 9,48 мільярда доларів США з CAGR 14,50% за прогнозований період. Така динаміка свідчить про щораз більший попит на рішення ЕДО. Що саме чекає е-документообіг у майбутньому та які технології на нього впливають вже зараз?

Одна з тенденцій, яка впливає на управління е-документами, — це синхронізація з мобільними пристроями. З огляду на те, що все більше людей працюють віддалено, важливо, щоб системи ЕДО були оптимізовані для смартфонів і планшетів. Це надасть змогу співробітникам мати доступ до документів.

Наприклад, система електронного документообігу Star.Docs від Київстар вже трансформована до вимог цього тренду.

З нею можна отримати доступ до документів з будь-якого мобільного пристрою, адже платформа, окрім вебверсії, працює на ОС Android та iOS. Тож з робочими документами легко працювати онлайн, де ви не перебували, за умови підключення до інтернету.

У найближчому майбутньому штучний інтелект (ШІ) відіграватиме вирішальну роль в управлінні електронними документами. Системи на основі ШІ зможуть автоматизувати такі завдання:

• класифікація документів;
• пошук у документах ключових даних;
• переклад тощо.

Це надасть змогу компаніям будь-якого розміру зосередитися на більш важливих завданнях, а не витрачати години на введення даних вручну. Технологію також можна використовувати для отримання інформації із рахунків-фактур, квитанцій та інших фінансових документів. Крім того, обробка природної мови (англ. Natural language processing, NLP) дозволить системам ЕДО аналізувати зміст документів.

Соціальні мережі змінили те, як людство використовує інтернет. Там вони спілкуються, купують товари та послуги, читають новини та багато іншого. Такі популярні платформи, як, скажімо, Facebook та Instagram, зробили зв’язок із друзями та колегами легшим, ніж будь-коли. І хоча колись термін «соціальний» використовувався для спілкування з друзями та сім’єю, зараз він увійшов й у сучасний діловий світ.

Соціальні технології успішно інтегруються в системи керування е-документами та системи обміну файлами, щоб можна було взаємодіяти з вмістом — лайкати, коментувати, позначати тегами та легко шукати документи.

Є ще один спосіб, у який трансформуватиметься ЕДО, — це активний перехід до хмарних рішень. Йдеться про інструменти, які дозволяють компаніям зберігати свої документи поза межами підприємства, а не використовувати лише локальні жорсткі диски та комп’ютери. Водночас потрібно ретельно стежити за тим, щоб хмарні рішення були безпечними та зберігали конфіденційність даних. До речі, зі Star.Docs можна не тільки надійно зберігати документи у хмарному сховищі, а й створювати їхні резервні копії.

Бізнес чекає на ряд інновацій та покращень в електронному документообігу. Проте, вже зараз є можливість користуватися ЕДО і разом з ним крокувати у цифрову трансформацію.

Розповімо про одну з систем електронного документообігу — Star.Docs. Вона дозволяє швидко погоджувати та підписувати документи, обмінюватися файлами з колегами, контрагентами, партнерами та постачальниками. Можна перевести в електронний формат договори, угоди, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, ТТН, довіреності тощо. Згідно з чинним законодавством, ці електронні документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові.

Для того щоб бізнесу перейти на ЕДО, необхідно:

• Призначити відповідального за процес впровадження ЕДО.
• Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів.
• Розробити порядок використання КЕП у компанії, а також інструкцію до введення ЕДО.
• Ознайомити співробітників з системою та повідомити інших учасників бізнес-процесів про перехід на е-документообіг.

За додатковою інформацією щодо Star.Docs звертайтеся до фахівців Київстар на сайті.