Microsoft Copilot у бізнесі: як інтегрувати ШІ в бізнес-процеси та щоденну роботу

У дослідженні Microsoft помітили цікаву тенденцію: попри те, що працівникам не давали доступу до штучного інтелекту, вони все одно знаходили спосіб ним скористатися. Так відбувається в багатьох компаніях. Якщо бізнес не надає власні ШІ-інструменти, співробітники шукають альтернативи самостійно. Це називають BYOAI — «Bring Your Own AI», тобто «використовуй свій ШІ». Тому важливо не залишати використання ШІ без правил, а допомогти команді використовувати його безпечно та ефективно.

Замість хаотичного використання штучного інтелекту можна разом із командою визначити, які завдання він може виконувати, де потрібна участь людини та які процеси варто автоматизувати. У майбутньому люди й ШІ-помічники все частіше працюватимуть як одна команда.

ШІ може допомогти перетворити досвід окремих працівників на інструмент для всієї команди. Наприклад, якщо керівник відділу продажів має певні критерії для перевірки комерційних пропозицій, їх можна сформулювати як інструкції для Copilot. Тоді працівник зможе перевірити документ ще до того, як надішле його клієнту.

Так само маркетингова команда може використовувати Copilot, щоб перевіряти тексти відповідно до стилю та правил бренду. Водночас фінальна перевірка таких матеріалів має залишатися за людиною. У результаті компанія отримує єдиний підхід до роботи та менше витрачає часу на повторні перевірки.

Варто подумати:

• Які завдання в компанії постійно повторюються?
• Які підходи до роботи дають найкращий результат? 
• Які правила можна передати штучному інтелекту?
• Які процеси залежать від однієї людини?

Якщо певний підхід добре працює і його можна описати, є шанс, що його можливо автоматизувати та масштабувати за допомогою ШІ.

Найбільше користі від штучного інтелекту отримують ті працівники, які знають, як застосовувати його у своїх щоденних завданнях. Проте самого доступу до ШІ недостатньо. Важливо показати команді, як використовувати його на практиці.

Скажімо, менеджеру з продажів можна показати, як за допомогою Copilot підготуватися до зустрічі з клієнтом: швидко зібрати інформацію з попередніх листувань, узагальнити історію взаємодії та підготувати список питань. Фінансовому спеціалісту — як використовувати Copilot в Excel для аналізу таблиць, пошуку закономірностей або підготовки висновків, а HR-фахівцю — як швидше підготувати опис вакансії, узагальнити результати співбесід чи створити чернетку внутрішньої комунікації.

Замість загальних тренінгів про штучний інтелект краще навчати на реальних робочих завданнях, як-от:

• підготовка комерційної пропозиції;
• аналіз даних;
• дослідження ринку;
• перевірка документів;
• підготовка до зустрічей;
• автоматизація рутинної роботи.

Такий підхід допомагає працівникам швидше побачити користь ШІ та використовувати його там, де він справді економить час і підвищує якість роботи.

Штучний інтелект може значно прискорити роботу, але він не вирішить проблеми, які вже є в компанії. Якщо незрозуміло, хто за що відповідає, документи зберігаються в різних місцях, а працівники користуються різними версіями даних, ШІ не зробить цей процес кращим. Він лише швидше працюватиме з тим, що вже є.

Наприклад, Copilot може допомогти знайти інформацію в корпоративних документах або підготувати відповідь на запит, але для цього команда має розуміти, де зберігаються актуальні дані та які документи є основними. Тому перед впровадженням штучного інтелекту варто навести лад у процесах:

• визначити відповідальних;
• упорядкувати документи та дані;
• чітко сформулювати цілі;
• домовитися про єдині правила роботи.

Коли інформація структурована, Copilot може працювати як своєрідний помічник, який допомагає швидше знаходити потрібні дані, готувати документи, аналізувати інформацію та виконувати рутинні завдання.

Компанії, які купують ШІ-інструменти, отримують нове програмне забезпечення. Організації, які перебудовують роботу навколо ШІ, отримують швидшу, масштабованішу та продуктивнішу модель бізнесу.

На Маркетплейсі від Київстар Бізнес можна знайти готові ШІ-рішення для автоматизації роботи з клієнтами — чатботи та голосові асистенти. 

Наприклад, голосовий AI-агент UniTalk допомагає автоматизувати вхідні та вихідні дзвінки, працює за заданими сценаріями, інтегрується з CRM та аналізує розмови.

А ConnectiveOne об’єднує різні канали комунікації в єдиній панелі, допомагає автоматизувати підтримку, налаштовувати AI-агентів та аналізувати якість взаємодії з клієнтами.

Порівнюйте доступні рішення та обирайте оптимальний варіант для завдань вашого бізнесу.

Пам’ятайте, ШІ не замінює професійну експертизу. Як і будь-яка генеративна модель, Copilot може надавати неточні, неповні або застарілі відповіді. Тому важливі рішення, зокрема фінансові, юридичні чи стратегічні, мають ухвалюватися людиною на основі перевірених даних і професійної оцінки.