Організація роботи команди віддалено в умовах війни

За даними дослідження проведеного дослідницькою компанією Gradus Research, зараз є представники бізнесу, які працюють у більшому обсязі, порівняно із довоєнним часом. Проте переважна більшість компаній суттєво втратили, адже 86% бізнесу в нових умовах працює з меншою завантаженістю. Пов’язано це з тим, що значна частина підприємств опинилася в зонах активних бойових дій. Багатьом компаніям довелось здійснити релокацію своїх співробітників та бізнесу в цілому. Одні перевезли команду на Захід України чи навіть в інші країни, інші зовсім призупинили роботу.

За даними дослідження, проведеного Advanter.Group, станом на середину березня 48% представників малого та середнього бізнесу перевезли свій бізнес у більш безпечні регіони країни, 31% — не встигли це зробити до вторгнення, а 20% знаходяться у процесі переїзду чи вже частково перемістили.

Щодо місцезнаходження співробітників, то 5% серед всіх опитуваних проводять релокацію команди повністю за кордон, 9% – переважно за кордон, 41% продовжують свою діяльність всередині країни, 14% залишаються переважно в Україні, 31% ще не вирішили з подальшими кроками.

Щоб підприємства могли продовжувати роботу в умовах війни та підживлювали економіку країни, влада запропонувала свою підтримку у вигляді низки оновлень — спрощеної системи оподаткування та сплати єдиного податку для великого бізнесу, добровільної сплати єдиного податку ФОПам І та ІІ групи та інше.

Чи допоможе це бізнесу відновити роботу в повному обсязі? Питання залишається відкритим.

Проте ми можемо дати кілька порад щодо кроків з організації процесів  та інструментів, які навіть у таких складних обставинах допомагають командам продовжувати працювати разом, незалежно від їхнього  місцезнаходження.

Організувати всі умови для віддаленої роботи співробітників за будь-яких умов допоможе злагоджена робота керівництва, покроковий план та оптимальний набір сервісів для роботи. Підбираючи їх, варто відповісти на кілька запитань:

• Доступність. Як відслідковувати щоденний статус колег, перевіряти рівень безпеки їхнього актуального місцезнаходження та розуміти їхні можливості працювати?
• Інструменти. Які інструменти команда використовує для комунікації та спільної роботи? Чи підходять вони для роботи у теперішніх обставинах?
• Управління даними. Які інструменти команда може використовувати для безпечної організації та обміну документами та інформацією?
• Безпека. Як організувати безпечний доступ до корпоративних даних, коли є ризик підключення співробітників через незахищені мережі WI-FI?

Зважаючи на ці пункти, важливо обрати та інтегрувати в щоденні процеси зручні для команди програми для комунікації, онлайн-зустрічей та обміну файлами, проте які відповідають усім вимогам.

Тут можна рекомендувати пакет офісних програм Microsoft 365, який містить у собі необхідні інструменти для онлайн-завдань команди: Office 365, Windows 10 та Enterprise Mobility + Security. Ліцензійне програмне забезпечення має вбудовані функції захисту, тому всі робочі пристрої та доступи до корпоративних даних залишаються у безпеці, знижується ризик можливих кіберзагроз.

Інструменти Microsoft 365 допоможуть закрити базові потреби на етапі організації дистанційної роботи співробітників з будь-якої точки світу, а саме:

1. Зв’язок з командою 24/7.

Щоденно тримати зв’язок зі співробітниками, розуміти наявну ситуацію кожного можна з інструментом Microsoft Teams. Бізнес-месенджер має безліч функцій, з якими команда може:

• проводити онлайн-наради з колегами чи партнерами з інших організацій;
• демонструвати екран учасникам наради, спільно працюючи над проектом чи проводячи презентацію;
• використовувати інструмент як месенджер, створювати корпоративні групи чи чати проектних команд для швидкого обміну повідомленнями;
• мати спільний доступ до робочих документів, можливість редагувати у реальному часі в додатках Word, PowerPoint чи Excel;
• мати доступ до робочого календаря безпосередньо в Teams та миттєво організовувати наради;
• управляти командними та індивідуальними завданнями, визначати пріоритетність завдань з внутрішніми інструментами Планувальник та Microsoft To Do.

2. Корпоративна пошта для комунікації з колегами.

Підтримувати комунікацію зі співробітниками, вирішувати поточні робочі питання можна з корпоративною поштою Microsoft Outlook на 50 ГБ* та сервісом електронної пошти бізнес-рівня Exchange online. Пошта містить 50 ГБ та надає доступ до спільних календарів для зручного планування нарад.

3. Щоденний зворотній зв’язок від співробітників.

Зараз, коли команда може знаходитися у різних місцях, вкрай важливо розуміти чи у безпеці колеги, чи потребують допомоги та чи мають можливість бути на зв’язку і працювати. Простим способом для перевірки може стати Microsoft-форма, яку можна налаштувати під потрібне опитування. Достатньо сформулювати запитання та надіслати співробітникам для заповнення полів форми. Завдяки такому простому щоденному опитуванню керівник чи спеціалісти HR-відділу можуть відстежувати географію місцезнаходження колег, проблеми, на які варто звернути увагу, та вчасно реагувати на ситуацію, щоб допомагати колективу відчувати єдність у складних умовах війни.

4. Дистанційна робота над спільними проєктами.

З Microsoft 365 можна спільно працювати над актуальними робочими файлами Word чи Excel чи створювати презентації у PowerPoint. При цьому всі файли автоматично синхронізуються на пристрої, який під’єднаний до мережі, тому працівники можуть перемикатися з ноутбука на смартфон і продовжувати редагувати документ.

5. Доступ до необхідних корпоративних файлів.

Платформа для створення корпоративного порталу SharePoint, що міститься у пакеті Microsoft 365, дозволяє консолідувати та зберігати всі документи компанії в одному місці для зручного доступу до них у будь-який час. При роботі з файлами, внесені зміни відображатимуться на всіх синхронізованих пристроях.

6. 1 ТБ* хмарного сховища для кожного користувача.

Місце для зберігання інформації та доступу до неї 24/7 де б ви не знаходились – чи не найважливіше завдання, коли працівник змушений працювати з нового місця. Завдяки безкоштовному хмарному сховищу файли, якими поділились учасники, доступні на всіх пристроях. Надає можливість працювати над ними в реальному часі самостійно чи спільно з командою.

Всі інструменти Microsoft 365 взаємодоповнюють один одного і допомагають створити комфортне середовище для комунікації та виконання робочих завдань, де б не були ваші співробітники — у Львові, Києві, Кракові чи Будапешті. Київстар є стратегічним сертифікованим партнером Microsoft в Україні. Спеціалісти оператора завжди індивідуально підходять до вирішення завдань клієнта. Вони можуть проводити консультаційну підтримку під час інтеграції нових рішень Microsoft у компанії, а за потреби – провести навчання спеціалістів для роботи з сервісами.

В умовах воєнного стану Київстар продовжує робити все можливе, щоб надавати абонентам, бізнесу й державним організаціям по всій Україні необхідні послуги для ведення справ. Для зручності створено нову сторінку з підбіркою рішень, які стануть у нагоді бізнесу саме зараз — для захисту, продовження або відновлення роботи компаній під час війни.

* – в обраних (або деяких) планах Microsoft 365