Главная / Новости / Бизнес решения / Как организовать гибридный офис: современные сервисы для удаленной работы

Как организовать гибридный офис: современные сервисы для удаленной работы

Как организовать гибридный офис: современные сервисы для удаленной работы, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №1
Киевстар
Киевстар Бизнес – надежный партнер для бизнеса и государства, который помогает в выполнении ежедневных задач и оптимизации внутренних процессов. Мы имеем глубокую экспертизу в сфере больших данных, облачных решений, интернета вещей и М2М. Среди инструментов, которые предлагаем: решения для сотрудников, аналитики, коммуникации с клиентами, построения надежной ІТ-инфраструктуры, безопасности, ІоТ-решений для бизнеса и государства. Своими знаниями […]
22 декабря 2021
Бизнес решения

Гибридный формат работы становится все более распространенным. Больше не нужно подстраиваться под традиционную офисную модель сотрудничества – производительность сотрудников может быть высокой даже в дистанционном формате. Каждый выбирает то, что ему более комфортно и интересно. Так что грамотно структурированный процесс работы не станет препятствием эффективному выполнению функций.

 
Начало 2020 года можно считать эволюцией классического офисного рабочего режима, частично или полностью трансформировавшегося в дистанционный формат. Карантин заставил, в частности, работников выполнять задания либо только удаленно, либо совмещать работу в офисе и из дома. Подобный формат сотрудничества называют гибридным.

Компании получили новый вызов реальности, который заставил их оперативно обеспечить удаленные рабочие места своим работникам, чтобы обезопасить бизнес от банкротства и продолжить эффективно работать. Потенциальная возможность гибридного формата зависит от особенностей работы и корпоративной культуры компании. Поэтому подходы к нему и методы реализации могут изменяться в зависимости от задач бизнеса.

Что выбирают чаще: офис или дистанционный формат?

Возможность удаленного формата работы остается для некоторых работников главным критерием при выборе компании. Такая ситуация не случайна. Изучением этой темы занимались в Owl Labs. Результаты исследования показали, что работники, выполняя работу дистанционно, на 22% больше удовлетворены, чем приезжающие в офис. Именно баланс между работой и семьей, большая производительность, уменьшение стрессовых ситуаций, отсутствие расходов на поездки становятся преимуществами в пользу удаленного формата труда.

Microsoft объявила результаты первого ежегодного Work Trend Index 2021 и, согласно данным, предположила, что классические рабочие места в офисе могут совсем исчезнуть. 73% работников поддерживают сохранение гибкого формата работы. 40% готовы поменять компанию, если не удастся договориться работать дистанционно. 46% договорившихся готовятся сменить место жительства, потому что теперь не зависят от местонахождения офиса.

Таким образом бизнес вынужден реагировать на изменения в мире и на запросы работников относительно сотрудничества. Новая реальность позволила внедрить современные сервисы для удаленной работы и на собственном опыте компаний убедиться, что инвестиции в такие сервисы и технологии расширяют возможности работников и обеспечивают эффективный гибридный формат работы.

Как организовать гибридный офис: современные сервисы для удаленной работы, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №2

Крупные компании положили начало тенденциям гибридного формата. 60% сотрудников Google с 3 июня 2021 года начали работать по графику 3 на 2. Где большинство дней они проводят в офисе, два дня – удаленно. Microsoft после летнего перерыва начала работу штаб-квартиры в Редмонде и офисе Сиэтла. Гибридный формат был официально одобрен руководством. В зависимости от задач каждый может работать там, где удобно.

Украинские предприятия тоже разработали гибридный офис в соответствии со своими задачами, целями и возможностями. Например, Киевстар после окончания карантина планирует оставить гибридный формат сотрудничества, потому что по внутреннему опросу стало понятно: 78% работников выбирают для себя возможность выполнять задачи как в офисе, так и удаленно, и только 5% не планируют покидать офис, который соорудили у себя дома.

Сервисы и платформы для гибридного офиса

Важное влияние в организации рабочих процессов имеют программные платформы и сервисы. Главная идея — помочь людям оставаться на связи, где бы они ни были, и создать сплоченную рабочую атмосферу, даже когда коллеги общаются преимущественно онлайн.

По данным EY 2021, Work Reimagined Employee Survey, чтобы быстро перейти на дистанционную модель сотрудничества, нужно инвестировать в технологии. Киевстар имеет широкий портфель сервисов для бизнеса. Для организации гибридной работы предлагаем решения, помогающие наладить рабочий процесс компаниям любых индустрий и масштабов.

Виртуальный офис в облаке

Полноценный персональный рабочий стол в облаке создается благодаря комплексу программного обеспечения DaaS или Desktop as a Service — «рабочий стол как услуга».

Для конкретного отдела развертывается свой индивидуальный виртуальный рабочий стол с набором программ, которые нужны именно ему для определенных задач и налаживания бизнес-процессов. Работник получает доступ к своему облачному рабочему месту через интернет со стационарного компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.

На базе удаленных серверов можно организовать виртуальный рабочий стол для работника с помощью Microsoft Azure от Киевстар. Размещение инфраструктуры, обработка данных создается в облаке Azure без затрат на дорогостоящее серверное оборудование. Данные надежно защищены в 100 дата-центрах более чем в 60 регионах мира. Преимущества платформы Microsoft Azure:

  • безопасность данных;
  • масштабируемость бизнеса;
  • доступ к сервису в любое время.

Как организовать гибридный офис: современные сервисы для удаленной работы, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №3

Дистанционная работа над общими проектами

Работа с документами, обмен файлами, проведение совещаний, поддержка связи с коллегами по почте и в мессенджерах – все это выполняется онлайн с помощью облачных сервисов Microsoft Office 365 от Киевстар. С ними можно легко настроить услуги под задачи бизнеса и работать над проектами слаженно всей командой. И при этом быть уверенным, что все рабочие устройства и доступ к корпоративным данным надежно защищены. Пакет приложений Office 365 от Киевстара включает следующие решения:

  • офисные программы Microsoft Word, Excel и PowerPoint;
  • корпоративная почта Microsoft Outlook;
  • электронная почта бизнес-уровня Exchange;
  • приложение для создания корпоративного портала SharePoint;
  • 1 терабайт в облачном хранилище OneDrive;
  • сервис для видеоконференций, групповых звонков и чатов Microsoft Teams Microsoft Teams: чаты, видеозвонки, хранение и обмен файлов, календарь заданий.

Все эти услуги комбинируются. Выбирайте нужные для работы именно вашему бизнесу. Рабочие файлы синхронизируются на устройствах автоматически – можно легко перейти с ноутбука на смартфон и продолжать редактировать документы.

Связь с коллегами и клиентами

Производительная дистанционная работа возможна благодаря надежной связи с коллегами, партнерами и клиентами. Сервис Виртуальная мобильная АТС поможет:

  • создать дистанционный call-center за 5 минут без затрат на дополнительное оборудование;
  • объединить все телефонные номера компании в единую корпоративную сеть;
  • автоматически распределять входящие вызовы по сценариям;
  • с функцией «Запись звонков» обрабатывать статистику и записывать разговоры для более эффективной работы и контроля обслуживания клиентов;
  • создать голосовое интерактивное приветствие IVR и минимизировать количество пропущенных вызовов;
  • запретить, например, международные вызовы, если они не входят в обязанности сотрудника;
  • интегрировать виртуальную мобильную АТС с популярными CRM-системами. У менеджера будет история обращений клиентов и сможет быстро помочь в решении вопросов, а также создавать персональные предложения.

Все настраивается удаленно через веб-интерфейс платформы.

Переводим документооборот в онлайн

Традиционный документооборот можно легко перевести в онлайн формат с помощью электронного сервиса Star.Docs. Преимущества для гибридного офиса:

  • документы доступны всегда где бы вы ни находились, в любое время. Главное – подключиться к интернету;
  • возможность работать с файлами из стационарного ПК, с ноутбука или смартфона, используя для этого приложение;
  • работа с онлайн-документами сохраняет природные ресурсы, так как уменьшается количество печатной бумаги;
  • ускоряется скорость подписания документов, потому что их не нужно пересылать обычной почтой;
  • оптимизация работы путём создания системы внутреннего документооборота. Можно настроить основные функции: согласование, контроль и подпись;
  • сервис помогает минимизировать потерю или преднамеренное удаление файлов. Электронная копия всегда может быть сохранена не один раз.

А с сервисом DEPOSITSIGN | KYIVSTAR можно создать квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая имеет такую ​​же юридическую силу, как и обычную. Это экономит время и ускоряет согласование документов. Двухфакторная аутентификация защитит ключи, чтобы посторонние лица не смогли ими воспользоваться без вашего участия. КЭП подтверждается с помощью мобильного приложения, разработанного одноименной компанией DepositSign и предоставляемой клиентам при поддержке Киевстар.

Больше возможностей без привязки к офису

Благодаря внедрению гибридного формата есть возможность рационально использовать время, которое работник тратит на дорогу утром в офис и вечером домой. Таким образом, появляется больше возможностей для работы без привязки к одному конкретному месту работы. А чтобы лучше понять, какой формат будет комфортным для вас и команды, каким образом вы готовы работать над проектами, протестируйте разные варианты работы.

Теги