Прихована шкода: що найбільше заважає працівникам бути ефективними?

Проблема низької продуктивності значно поширеніша, ніж нам здається: лише 12,4% працівників приділяють понад шість годин на день роботі над завданнями. Ба більше — лише 53,3% часу, витраченого на роботу, є продуктивним. У цьому ж дослідженні керівники зізналися в обмеженій спроможності впоратися з цим викликом: у середньому вони оцінили свою здатність мінімізувати відволікання для команди на 5,3 бала з 10 можливих.

Що саме заважає продуктивності? 

Перш за все, це нескінченні наради (у дослідженні учасники мали 25,6 нарад на тиждень) та переривання (у середньому 31,6 на день). Якщо перерахувати таку кількість нарад на робочий час, то вийде щонайменше 2,5 години на день (а якщо зустрічі тривають довше 30 хвилин — то ще більше). 

По-друге, навіть якщо працівник виконує певні завдання, це не завжди означає, що він продуктивний. У дослідженні виявилося, що в середньому учасники витрачали 1,96 години щодня на так звану “непродуктивну роботу”: електронні листи, пошук інформації в Slack тощо. 

Для команд усе це виливається в таку сумну статистику: лише 13,1% з них виконують понад 70% запланованого на тиждень. Що ж стосується керівників, то лише 50,2% свого робочого часу вони в середньому витрачають на продуктивну роботу.

Щорічно працівники у всьому світі втрачають 12 мільярдів робочих днів через депресію та тривогу, що призводить до втрати продуктивності на суму $1 трлн на рік. Очевидно, що фізичний і моральний стан людини безпосередньо впливає на те, як вона працює. Численні дослідження підтверджують цю тезу. Скажімо, в одному з них з’ясувалося, що люди, які постійно погано сплять, мають значно більшу втрату продуктивності порівняно з тими, хто спить краще. Оптимальна тривалість сну становить 7-8 годин, а 5 годин або менше призводять до погіршення якості праці. 

Також існує чіткий зв’язок між фізичною активністю та продуктивністю. Зокрема, в одному дослідженні люди, які не відвідували фітнес-центр, частіше повідомляли про обмеження продуктивності на робочому місці, ніж ті, хто займався спортом. 

І, звичайно, відомим убивцею продуктивності є стрес. Згідно з опитуванням Американської психологічної асоціації у 2024 році, 43% працівників відчувають напругу чи стрес упродовж робочого дня. Якщо ж вони не почуваються в безпеці — цей показник зростає до 61%.

Звичайно, роботодавець не може вирішити всі проблеми зі здоров’ям, які мають працівники, проте деякі кроки цілком у його компетенції. Наприклад, він може створити атмосферу психологічної безпеки в колективі, таким чином зменшивши рівень стресу. 

Також можна зробити менш очевидні кроки, наприклад, підібрати правильний підхід до відпусток. Деякі компанії пропонують додаткові дні, аби мотивувати співробітників, проте не існує гарантії, що вони ними скористаються. У США 55% працівників не беруть оплачувану відпустку на весь термін, виділений для них. 

Одна компанія зі сфери авіаційного консультування вирішила провести експеримент: кожні 7 тижнів роботи змушувати працівників іти у відпустку на 1 тиждень. Ба більше, цього тижня їм було заборонено контактувати з колегами (інакше цей тиждень ставав неоплачуваним). Після проведення експерименту компанія виміряла продуктивність, креативність і рівень щастя співробітників. Виявилося, що креативність зросла на 33%, рівень щастя — на 25%, а продуктивність — на 13%. 

Звичайно, одного експерименту може бути замало, щоб робити загальні висновки. Проте відгуки працівників були позитивними: чимало з них нарешті змогли зробити те, про що давно мріяли, але раніше не мали часу. Після перегляду результатів і спілкування зі співробітниками компанія зберегла нову систему, лише внесла невеликі корективи. Зокрема, дещо збільшила інтервал між відпустками — до 8 тижнів. 

Ось ще декілька способів, які допомагають збільшити продуктивність, знизивши стрес працівників:

• Підтримувати межу між робочим і особистим часом. Інколи роботодавцям здається, що чим більше людина працює, тим продуктивнішою вона є. Але в довгостроковій перспективі це призводить до вигорання й, зрештою, до втрати цього співробітника. 

  Ця втрата не завжди є буквальною. Існує термін “презентеїзм”, який означає, що людина продовжує ходити на роботу, маючи захворювання або стан, що впливає на працездатність (зокрема депресію), і отримує зарплату — але її продуктивність знижується, а кількість помилок зростає. Дані свідчать, що витрати, пов’язані з презентеїзмом, можуть бути у 5–10 разів вищими, ніж витрати, пов’язані з відсутністю працівників на робочому місці (так званий абсентеїзм).

• Зробити офісне середовище комфортнішим. Якщо працівникам подобатиметься бути на роботі, вони відчуватимуть менший стрес. А зрозуміти, що саме варто змінити, можуть допомогти самі підлеглі. 

• Не ігнорувати симптоми стресу у працівників. У довгостроковій перспективі це може обійтися вашому бізнесу дорожче. Інколи достатньо поговорити з людиною і з’ясувати її обставини, щоб внести позитивні зміни. Скажімо, це може бути тимчасовий гнучкий графік або безкоштовні консультації психолога.

• Переглянути свої очікування від працівників. Чи є вони реалістичними? Інколи саме очікування керівника стають джерелом найбільшого стресу для людей, але мало хто може ініціювати розмову про це. Отже, керівнику варто самому проявити ініціативу, якщо він підозрює, що від когось із підлеглих вимагається забагато.

Упродовж десятиліть вчені й управлінці-практики намагаються знайти відповідь на це запитання, проте єдиної відповіді досі не існує. Скоріше за все, причина полягає у великій кількості чинників, що впливають на результат. Наприклад, в одному дослідженні підвищення мінімальної заробітної плати на 1 долар покращило продуктивність праці працівників, які раніше демонстрували низькі показники, на 22,6%, проте не мало помітного впливу на працівників із високими показниками.

В іншому дослідженні збільшення заробітної плати на 1% корелювало зі зростанням продуктивності праці на 0,738%, проте цей ефект залежав від сфери бізнесу. Найвищий вплив спостерігався у виробничому бізнесі, а також в інформаційних технологіях і комунікаціях. Найслабший — у готельній, ресторанній та мистецькій сферах.

Деякі вчені висловлюють думку про те, що збільшення зарплати має позитивний вплив на продуктивність, тому що вища компенсація міцніше “прив’язує” людину до компанії, їй стає складніше змінити роботу (бо є, що втрачати). Ще одна гіпотеза стосується принципу обміну, про який Роберт Чалдині розповідає у книжці “Психологія впливу”. Згідно з цим принципом, працівники, які отримали більше грошей, відчуватимуть потребу краще працювати, аби “відповісти взаємністю” роботодавцю.

Також цікавий ефект має неочікуване підвищення зарплати — схоже, воно має сильніший вплив, аніж заплановане. В одному дослідженні ефект такого кроку для компанії навіть прирівнювався до наймання більшої кількості працівників.

Звичайно, гроші не є єдиним способом підвищити продуктивність. За даними Gallup, більш залучені працівники демонструють вищу продуктивність (від 14% для виробничих фахівців до 18% для менеджерів із продажу). Отже, якщо ви не маєте великого бюджету, варто зосередитися саме на цьому. 

Ключова ідея — зрозуміти, що саме може стимулювати працівника психологічно інвестувати в роботу (саме це насправді означає залученість), а потім допомогти йому задовольнити цю потребу. На думку експертів Gallup, залучення співробітників має бути головним завданням менеджера. Особливо якщо ви прагнете покращити результати своїх підлеглих.