10 питань, які виникають у разі переходу компанії на віддалену роботу

10 питань, які виникають у разі переходу компанії на віддалену роботу | Kyivstar Business Hub зображення №1
02 Грудня 2020
Бізнес рішення

Сьогодні робота онлайн — це гарантія гнучкості компанії і причина провести діджиталізацію бізнесу. Адже для продуктивної віддаленої роботи потрібно мати швидкий і стабільний інтернет, хмарні технології, онлайн-сервіси для комунікації та роботи з документами. Впровадження сучасних технологій допомагає підвищити ефективність бізнесу і дає можливість вийти за рамки застарілих стандартів. Проте зміна робочих процесів пов’язана з певними труднощами, які вимагають негайного реагування. Компанія «Київстар» разом з редакцією AIN.UA з’ясували, з якими викликами зіштовхуються підприємці найчастіше і як вирішують проблемні ситуації.

№1 Паперові документи: як швидко модернізувати документообіг?

Швидко перевести роботу з документами з паперового в електронний формат допоможе сервіс електронного документообігу Star.Docs, розроблений компанією «Київстар» разом з партнером Intecracy Group. Використовуючи Star.Docs, можна переглядати й підписувати документи навіть зі смартфона. Щоб почати роботу:

  1. зареєструйтеся в системі;
  2. повідомте своїм партнерам і підрядникам про переведення спільного документообігу в Star.Docs;
  3. зберігайте, редагуйте, обмінюйтеся і підписуйте документи в будь-якому місці з доступом до інтернету в режимі 24/7.

№2 Як підписувати документи з дому?

Щоб повноцінно використовувати переваги електронного документообігу, потрібний електронний підпис — КЕП (кваліфікований електронний підпис). Найзручніше підписувати документи за допомогою Mobile ID: ваш підпис зберігається на SIM-карті смартфона і може бути доступним будь-коли. Завдяки цьому для затвердження будь-якого документа вам знадобиться лише кілька хвилин, телефон та інтернет.

№3 Потрібно терміново підписати документ: як я дізнаюся про це?

Інформацію про документи, які надходять, ви отримуєте на пошту. Щоби бути в курсі усіх подій, налаштуйте доставку повідомлень.

Кейс для «АЙ СІ»

«АЙ СІ» виробляє автомобільні сигналізації та системи безпеки. В компанії почали використовувати Star.Docs ще у 2019 році, тому під час карантину пощастило уникнути проблем із документообігом. Також компанія спромоглася оцінити всі переваги онлайн-сервісу.

«Сервіс нам порадив наш менеджер, який веде компанію від «Київстар». На той час у нас був дуже активний документообіг і саме це викликало дуже неприємні емоції: необхідність роздруковувати десятки папірців, підписати, відправити, переконатися, що документи надійшли, передрукувати й іще раз передати, тому що перші загубилися… А сервіс Star.Docs простий — труднощів у роботі не виникає. Головні переваги: ​​швидкість підписування і відсутність паперу. Такий інструмент нас цілком влаштовує», — поділився з нами досвідом використання Star.Docs директор «АЙ СІ» Андрій Севрук.

№4 Що робити, коли у підрядника або партнера немає сервісу електронного документообігу?

Ви можете підписати документ у сервісі електронного документообігу за допомогою КЕП або Mobile ID і надіслати його партнеру на пошту. У випадку, якщо вам потрібні підписи вашого партнера, клієнта або підрядника, допоможіть їм діджиталізувати процеси та перейти на онлайн-сервіси для роботи з документацією. Наприклад, підключити Star.Docs.

Досвід «M4U»

«У зв’язку з карантином одним із найбільш вразливих виявився процес паперового документообігу. Оскільки головні цінності нашої компанії — це інноваційність і технологічність, ми сприйняли ситуацію як виклик і вирішили закріпити свої позиції у сфері інновацій та автоматизації процесів. Зареєструвавшись у сервісі Star.Docs, ми змогли активно редагувати документи спільно з нашими клієнтами та відразу отримувати їх з підписами контрагентів. Також ми отримали хмарне сховище документів. Приємним бонусом випала можливість «підписувати» послуги Київстар відразу ж у кабінеті Star.Docs, адже під час налаштування IP-телефонії та її інтеграції з CRM-системою, ми часто відправляємо заявки на оформлення нових телефонних номерів і ліній. Цей досвід ми будемо використовувати і після карантину», — говорить Олександр Крайнов, IT-директор« M4U» — компанії, яка займається автоматизацією роботи підприємств.

№5 Що робити, якщо не вистачає ресурсів для організації офісного контакт-центру?

Якщо співробітники не встигають приймати дзвінки, а розширити штат і купити дорогу офісну АТС ви поки не можете, скористайтеся Віртуальною мобільною АТС від Київстар. Цей хмарний сервіс розгортається на обладнанні мобільного оператора, тобто компанії додатково нічого купувати або орендувати не потрібно. Він об’єднує всі мобільні та фіксовані номери вашої компанії в єдину корпоративну мережу. Контролюйте процеси за допомогою зручної вебплатформи, розподіляйте дзвінки між співробітниками на свій розсуд і використовуйте свої ресурси з максимальною користю.

№6 Чи можливо перенести центр обслуговування клієнтів з офісу додому?

Діджитал-рішення дають можливість організувати роботу онлайн різним сферам бізнесу. Згадану вище Віртуальну мобільну АТС можна використовувати і вдома, і в офісі, і в парку, тільки б стабільний інтернет був. Платформа дозволяє автоматично розподіляти вхідні дзвінки між співробітниками, робити кілька дзвінків паралельно, отримувати статистику про дзвінки й навіть записувати розмови ваших менеджерів. Крім того, Віртуальну мобільну АТС можна об’єднати з вашою корпоративною телефонною мережею та інтегрувати з CRM-системою. Це допоможе ще краще відстежувати історію звернення клієнтів і контролювати якість обслуговування.

Кейс для «!FEST»

«!FEST» — львівський холдинг, власник ресторанів, пивоварні, видавництва, магазинів, бренду одягу, готелю, школи мистецтв та інших компаній, які надають послуги мешканцям та гостям Львова. Жорсткі умови карантину змусили бізнес діяти максимально оперативно, щоб уникнути великої кризи й закриття закладів. Головною метою стала організація віддаленої роботи та доставки, налагодження комунікації з клієнтами. В цьому дуже допомогла Віртуальна мобільна АТС від «Київстар».

«Ми почали використовувати сервіс під час карантину, щоб забезпечити розподіл дзвінків колцентру, в якому працює тільки два оператори. Виявилося, що навіть маючи стільки співробітників, можна не втрачати дзвінки та задовольняти запити клієнтів», — розповіла Юлія Стефанюк, головний партнер «Just Lviv it / !FEST» кейтеринг.

№7 Як контролювати дії та дзвінки співробітників на віддаленій роботі?

Якщо ви любите тримати все під контролем, регулюйте процеси за допомогою вебплатформи для управління Віртуальної мобільної АТС:

  • Поставте заборону на типи викликів, які не потрібні вашим співробітникам для роботи. Наприклад, на дзвінки в інші країни або на номери розважальних телефонних сервісів.
  • Отримуйте повний звіт про дзвінки зі всіх номерів компанії.
  • Записуйте розмови менеджерів з клієнтами, щоб поліпшити якість обслуговування і вирішувати спірні ситуації.

№8 Бракує співробітників для прийому дзвінків. Як вирішити проблему?

Зменшити навантаження на співробітників допоможе автоматизація робочих процесів: авторозподілення викликів, передача інформації про дзвінки та статистичні дані відразу в систему CRM.

Як це працює в компанії «Місто для людей»

«Місто для людей» — це компанія, яка займається обслуговуванням будинків, прибудинкових територій і надає послуги цілодобової аварійної служби у восьми містах України. Через карантин компанії довелося на певний час закрити центри обслуговування клієнтів (ЦОК), і співробітники цих центрів втратили роботу.

«Річ у тім, що нас обслуговує аутсорсинговий колцентр, який приймає вхідні дзвінки цілодобово і реєструє заявки жителів. Витрати на цей колцентр внесені до бюджету і складають чималу суму щомісячних платежів. Ми подумали: «Чому б нам не зробити колцентр з наших ЦОК ?!» Вони також спілкуються із жителями, але тепер це буде відбуватися онлайн, а не офлайн. Ми вирішили підключити в чотирьох містах України віртуальну мобільну АТС від «Київстар» на базі наших чотирьох ЦОК. Протягом доби ми з’ясували архітектуру проєкту, визначили таймінги та дедлайни на всіх етапах. З моменту зародження ідеї та до втілення системи в життя минув тиждень. І за цей короткий час ми отримали сучасний власний колцентр. Ми змогли проводити більш глибокий аналіз звернення і заявок, що надходять нам, і змінити в позитивному напрямку взаємодію з клієнтами та нашими структурними підрозділами. У підсумку дійшли до висновку, що нам потрібен такий власний колцентр для регулярного користування», — поділився враженнями і планами Сергій Трітенко, голова Front office компанії «Місто для людей» в Запоріжжі.

№9 Чи можна підключити IP-телефонію від Київстар віддалено?

Щоб не їхати в офіс Київстару для підключення IP-телефонії, використовуйте сервіс Star.Docs і підпишіть договір онлайн за допомогою КЕП або Mobile ID. Протягом одного дня ваші номери приєднають та інтегрують в СRМ-системи.

№10 Що робити, якщо я і мої співробітники погано розуміємося на нових технологіях?

Сервіси Київстар дуже прості у використанні та інтуїтивно зрозумілі, а наші консультанти завжди допоможуть вам і пояснять, як користуватися тими чи тими інструментами. Не бійтеся технологічного прогресу, підберіть зручні та корисні сервіси для свого бізнесу, які допоможуть заощадити час, оптимізувати роботу і підвищити ефективність працівників. Діджиталізація розширює можливості для створення комфортного віддаленого робочого простору — завдяки пакету Office 365, пошуку нових підходів до маркетингу — завдяки інструментам Big Data, комунікації з клієнтами — з відеочату і чат-ботами. Думайте про майбутнє, і нехай ваш бізнес процвітає!