Ідеї для вашого бізнесу. Як IKEA впровадила Microsoft Teams

IKEA добре відома своїм жовто-синім логотипом та готовими до збирання меблями. Вона прагне робити повсякденне життя людей в усьому світі кращим, а тому сьогодні розвиває корпоративну відповідальність у питаннях зміни клімату та гендерної рівності. У межах цих зусиль компанія розробляє стійкі методи ведення бізнесу, що проявляється у виборі матеріалів, дизайні продукції та організації роботи. IKEA пишається тим, що багато ідей щодо вдосконалення продукту або змін у робочому процесі надходять саме від співробітників.

IKEA працює на понад 30 ринках по всьому світу. Щоб організувати роботу працівників компанія спершу використала традиційний підхід до ІТ-інфраструктури з локальними рішенням, доступ до яких співробітники мали лише з корпоративних комп’ютерів та ноутбуків. У магазинах менеджерам доводилося працювати з паперами для обміну інформацією. Наприклад, щодо зміни графіку роботи для співробітників. Але такий підхід був не лише не екологічним, а й позбавляв колег можливості швидко та ефективно співпрацювати. Щоб об’єднати людей та заохотити їх ділитися ідеями щодо вдосконалення компанії, IKEA звернулася за рішенням до Microsoft.

IKEA хотіла уникнути оновлення дорогого обладнання та програмного забезпечення, а тому найкращим виходом стали хмарні рішення. Компанія вирішила розгорнути комплекс офісних програм Microsoft Office 365.

Microsoft Office 365 — це пакет офісних програм, який легко налаштовується під потреби конкретного бізнесу. Його перевага у тому, що він дає співробітникам компаній свободу в пересуванні, адже необхідні для роботи додатки доступні 24/7 з будь-якого пристрою. В Україні компанії можуть скористатися всіма можливостями Office 365 завдяки стратегічному партнерові Microsoft — компанії Київстар.

У комплекс Office 365 входить:

• Word;
• Excel;
• Outlook;
• PowerPoint;
• SharePoint;
• OneDrive;
• Microsoft Teams;
• Microsoft Exchange;
• 1 Тб місця в хмарному сховищі для кожного співробітника.

Microsoft 365 не вимагав складного ІТ-керування та оновлень, але при цьому давав усім співробітникам магазинів доступ до тих самих можливостей, що мають колеги у головному офісі. Важливо було і те, що мобільні додатки Microsoft 365 працівники могли використовувати на своїх персональних пристроях.

Щоб якомога швидше покращити комунікацію та співпрацю в компанії, IKEA зробила розгортання Microsoft Teams своїм пріоритетом. Ця програма поєднує у собі необхідні інструменти для співпраці команд та дозволяє:

• налаштовувати корпоративні чати;
• проводити відеонаради для щонайбільше 300 учасників;
• шифрувати дані для нарад, чатів, викликів та файлів;
• проводити вебінари, тренінги тощо;

Лише за п’ять місяців усі співробітники IKEA отримали доступ до Teams, а 75 тисяч уже стали його активними користувачами. Після такого швидкого старту, компанія поступово вивела з вжитку інші схожі програми, зокрема Skype для бізнесу, які співробітники в різних офісах використовували для чатів та відеозустрічей.

У Стокгольмі працює найбільший магазин компанії IKEA Kungens Kurva. Саме в цьому магазині співробітники ресторану перші адаптували Teams до своїх потреб. Перш ніж почати працювати з програмою, менеджерка Надя Сото Хурре координувала графіки для 150 співробітників ресторану, використовуючи багато паперів:

Працівники ресторану раніше заповнювали спеціальні форми, щоб попросити про зміну графіку, телефонували або надсилали повідомлення, аби повідомити про свою хворобу. Ці форми відрізнялися змістом та програмою, куди їх заносили, залежно від своєї мети. Проте така досить складна процедура створювала багато незручностей. Тому Хурре вирішила діяти.

Менеджерка проявила саме ту ініціативу, яку заохочує IKEA. Вона дослідила можливості Teams, щойно отримала до нього доступ, та дізналася про інструмент для керування розкладом Shifts, який допомагає створювати та оновлювати графік роботи команди онлайн. Shifts виявився ідеальним рішенням і після двотижневого випробування програму почали постійно використовувати.

Заступник менеджера з маркетингу в магазині Фабіан Хеберлайн одразу помітив якісні зміни:

Співробітники магазину оцінили переваги від використання Teams, особливо молодші колеги, для яких цифровізація є невіддільною частиною життя. Фабіан Хеберлайн зазначає, що тепер працівники можуть простіше комунікувати з керівництвом, не шукаючи їх для персональної зустрічі. Також у минуле відійшли й дошки оголошень. Персонал магазину бачить корпоративну інформацію від менеджерів просто на своїх смартфонах у зручних для себе час. А коли керівник ділиться робочими планами у своєму чаті Teams, то колеги можуть давати йому швидкий зворотний зв’язок. Усе це щодня покращує їхню роботу.

Перехід на комунікацію в Teams допоміг IKEA не лише скоротити обсяг використаного паперу, а й зменшив кількість робочих відряджень. А це — зменшує і вуглецевий слід компанії. Завдяки відеодзвінкам, IKEA витрачає менше часу на подорожі, адже у будь-який момент менеджери можуть напряму зв’язатися через Teams з колегами з іншого магазину або навіть з іншої країни.

З переходом на Microsoft 365 IKEA відкрила для себе новий стиль роботи. Генеральний директор Ingka Group Джеспер Бродін зазначає: