Матриця відповідальності RACI: як розподілити задачі в IT і не тільки

Матриця відповідальності RACI — інструмент, що допомагає визначити ролі та завдання учасників проєкту чи бізнес-процесу.

RACI розподіляє працівників на чотири групи:

• Responsible або відповідальний — той, хто безпосередньо виконує роботу;
• Accountable або підзвітний — той, хто ухвалює рішення та відповідає за результат;
• Consulted або консультант — той, до кого звертаються за порадами;
• Informed або проінформований — той, хто має знати, як просувається проєкт.

RACI завжди виглядає як таблиця, де в лівому стовпчику перелічений список завдань, а у верхньому ряду прописані всі працівники, що залучені в проєкт. На перетині стовпчиків та рядів — літери R, A, C, I, що позначають ролі. В кожному ряду може бути тільки один Accountable.

Метод був розроблений в 1950-х роках та набув популярності після того, як Девід Пауерс описав його в книзі The Project Management Handbook. 

Українською мовою також можна зустріти абревіатуру ВПКІ (відповідальний, підзвітний, консультант, інформований), але частіше використовується оригінальна назва.

Матрицю RACI будує керівник проєкту або проєктний менеджер, при цьому враховується думка всіх учасників процесу. Що саме треба зробити?

Спочатку пропишіть основні етапи проєкту. Розділіть кожен етап на прості та зрозумілі завдання. Складіть список учасників, визначте їхні ролі та зони відповідальності.

Наприклад, на IT-проєкті список завдань може бути таким: визначити вимоги, розробити дизайн, написати код, протестувати продукт та запустити його. Виконавці: розробники та дизайнери, системні адміністратори, технічна підтримка, тестувальники та архітектор проєкту.

Тепер можна будувати матрицю. Як саме:

• за допомогою програми для роботи з таблицями — Microsoft Excel;
• у програмі, в якій ви управляєте проєктом — Asana, Jira чи Trello;
• на віртуальних дошках  — Miro чи Mural.

Коли ви розподілятимете ролі на матриці відповідальності, пам’ятайте, що кожен етап може містити тільки одну відповідальну особу (А). З RACI зручно стежити за балансом інших ролей — перевіряти, щоб кожна людина мала не забагато завдань і могла впоратися з навантаженням.

Коли таблицю буде оформлено, обговоріть її з командою. Переконайтеся, що кожен розуміє свою роль та рівень відповідальності. Регулярно переглядайте та оновлюйте матрицю протягом роботи над проєктом, адже в процесі ролі можуть змінюватися.

Щоб спілкуватися з командою протягом всієї роботи над проєктом, можна використати SIP-телефонію Київстар. Вона допоможе побудувати корпоративну мережу, контакт-центр та гарячу лінію підтримки, і налагодити процеси, аби вільно спілкуватися з працівниками та клієнтами з усього світу.

Розглянемо, як могла б виглядати матриця RACI для цієї статті.

У різних проєктах кількість та відповідальність учасників може відрізнятися. Наприклад, копірайтер міг би сам опублікувати статтю, а вичитувати її міг би не редактор, а керівник проєкту. Не існує універсальних матриць, їх малюють під кожен проєкт та переглядають і редагують в процесі.

Чи можна використовувати RACI не в IT? Так, звісно. У будівництві та логістиці, електронній комерції та маркетингу, освіті тощо.

Так могла б виглядати RACI для інтернет-магазину:

Матриця відповідальності RACI:

• чітко розподіляє ролі та завдання;
• допомагає уникнути плутанини;
• проста та зрозуміла з першого погляду;
• гнучка — підходить до проєктів різної складності;
• може бути побудована як у спеціальних редакторах, так і на папері.

В ідеалі все зрозуміло та прозоро — кожен учасник процесу знає, що саме він робить, за що відповідає, до кого звернутися за потребою. Це добре допомагає у великих компаніях, у кросфункціональних проєктах та процесах.

На практиці у RACI є недоліки — потрібен час, аби її намалювати та розподілити задачі, і іноді на це можуть піти тижні. Працівники можуть «ховатися» за своїми ролями — робити задачі тільки в межах визначеної відповідальності та не проявляти ініціативу.

Окрім RACI, можна використовувати такі матриці:

• RASCI — додається ще одна роль, Support, тобто той, хто підтримує і допомагає;
• RACIO — додається роль Out of the Loop, тобто той, хто не виконує це завдання. В класичній RACI таким учасникам просто не проставляють літеру;
• RAS — скорочена версія RACI, в якій є тільки виконавці, підтримка та людина, що відповідає за процес;
• DACI — у цій матриці відповідальності розподілені інакше. Driver ініціює та керує процесом, Approver затверджує прийняті рішення, Contributor робить свій внесок, Informed має бути в курсі того, що відбувається;
• RAPID — використовується, коли треба прийняти рішення. Recommend рекомендує, Agree погоджує, Perform виконує, Input інформує, Decide ухвалює рішення.

Читайте також: 

• Менеджмент для покоління Z: як залучати та утримувати молодих фахівців;
• 10 маркетингових трендів 2025 року;
• Як бізнесу бути успішному в соцмережах у 2025 році.