Як бізнесу перейти на ЕДО: кейс Київстар і поради для роботи в Star.Docs
13 листопада 2023 5 хвилин читання

Як бізнесу перейти на ЕДО: кейс Київстар і поради для роботи в Star.Docs

Кейси#КейсКлієнта#ЕлектроннийДокументообіг#STARKASA#ЕДО

Про що:

Електронний документообіг підвищує швидкість і ефективність бізнес-процесів — доведено на практиці. Водночас цифрові документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові — підтверджено законодавчою базою. А ще процес їх використання продовжує вдосконалюватися — Мінцифри в партнерстві з бізнесом працює над розробкою «роумінгу» для обміну е-документами, які створені в різних системах.

Але попри ці переваги, не всі компанії готові відмовитися від паперів. Щоб мотивувати бізнес диджиталізуватися, розповідаємо про досвід Київстар у переході на електронний документообіг. А також розбираємось у тонкощах організації ЕДО на прикладі Star.Docs.

Зміст

Як Київстар побудував комплексний ЕДО

Покрокова робота в Star.Docs

Як працювати з угодами: ключові етапи та поради

Як Київстар побудував комплексний ЕДО

Віталій Іванюк

Віталій Іванюк

керівник проєктів Київстар:

Коли Київстар почав переводити внутрішні документи в цифровий формат, постало питання: чи можемо ми обмінюватися електронними документами також і з зовнішніми контрагентами? Питання переросло у запуск сервісу Star.Docs, який ми розробили разом з партнером Intecracy Deals. 

На першому етапі працівники Київстар автономно обмінювалися з контрагентами електронними документами. Тобто документи готували у внутрішній інформаційній системі, потім вручну завантажували в сервіс Star.Docs, підписували та зберігали в електронному архіві. Процес ЕДО запустився, але залишалися незручності через ручні процеси.

Щоб розв’язати цю проблему, ми інтегрували Star.Docs з внутрішньою системою документообігу компанії. Це значно спростило всі процеси. Тепер, коли потрібно обмінятися з контрагентом документами, працівник Київстар виконує всі дії в одному сервісі.

Далі отримали фідбек від контрагентів, які не працювали зі Star.Docs, що їм незручно використовувати кілька різних сервісів. Тому ми інтегрували систему із зовнішніми сервісами, зокрема з «Вчасно» і M.E.Doc. Завдяки цьому наші працівники можуть без перешкод обмінюватися документами з контрагентами, які використовують інші системи ЕДО.

Коли Київстар почав переводити внутрішні документи в цифровий формат, постало питання: чи можемо ми обмінюватися електронними документами також і з зовнішніми контрагентами? Питання переросло у запуск сервісу Star.Docs, який ми розробили разом з партнером Intecracy Deals. 

На першому етапі працівники Київстар автономно обмінювалися з контрагентами електронними документами. Тобто документи готували у внутрішній інформаційній системі, потім вручну завантажували в сервіс Star.Docs, підписували та зберігали в електронному архіві. Процес ЕДО запустився, але залишалися незручності через ручні процеси.

Щоб розв’язати цю проблему, ми інтегрували Star.Docs з внутрішньою системою документообігу компанії. Це значно спростило всі процеси. Тепер, коли потрібно обмінятися з контрагентом документами, працівник Київстар виконує всі дії в одному сервісі.

Далі отримали фідбек від контрагентів, які не працювали зі Star.Docs, що їм незручно використовувати кілька різних сервісів. Тому ми інтегрували систему із зовнішніми сервісами, зокрема з «Вчасно» і M.E.Doc. Завдяки цьому наші працівники можуть без перешкод обмінюватися документами з контрагентами, які використовують інші системи ЕДО.

Покрокова робота в Star.Docs

  1. Реєстрація в сервісі. Перший користувач, який при реєстрації зазначив ЄДРПОУ компанії, за замовчуванням стає адміністратором. Адміністратор — ключова роль у Star.Docs, бо тільки він може запрошувати інших користувачів своєї організації для роботи в сервісі. Самостійно працівник компанії не може зареєструватися на платформі. 
  2. Створення угоди та запрошення партнерів до обміну документами. Угода в Star.Docs — не юридичний документ, а спільний простір для обміну документами між кількома сторонами. Це як тека на жорсткому диску ноутбука, куди ви додаєте файли. 
  3. Обговорення умов співпраці. Сторони можуть комунікувати як в рамках загальної угоди, так і в рамках конкретних документів. 
  4. Підписання документів КЕП. Сервіс підтримує підписання всіма носіями: файловими, хмарними та захищеними (токенами).
  5. Обмін документами. Кожна зі сторін може вносити свої документи у створену угоду.
  6. Закриття угод. Якщо в рамках конкретної угоди сторони вже не планують обмінюватися документами, її можна закрити. Угода переноситься в архів, а документи не видаляються — до них залишається доступ весь період дії ліцензії Star.Docs.
Офіс та телефонія

Офіс та телефонія

Star.Docs від Київстар

Сервіс для швидкого переведення документообігу в онлайн. Створюйте, узгоджуйте чи підписуйте документи в цифровому форматі. 50 підписів безкоштовно.

Для зручності та безпеки адміністратору варто зробити такі налаштування:

  • Формування файлу з візуалізацією КЕП

У головному меню оберіть Профіль організації та в загальних налаштуваннях активуйте функцію «Дозволяти завантаження документів з візуалізацією КЕП». Завдяки цьому при вивантаженні підписаного документа буде формуватися окремий файл з візуалізацією, яка містить інформацію про підписанта і мітку часу. Далі такий файл можна видрукувати та завірити. 

  • Доступ до угод

Варто за замовчуванням встановити обмежений доступ до всіх угод. У чому різниця: загальний доступ — до кожної нової угоди будуть мати доступ всі працівники вашої організації; обмежений — автор угоди сам вирішуватиме, яким користувачам надавати доступ. 

Читайте також: «Paperless для бізнесу: 5 міфів про електронний документообіг в Україні».

Як працювати з угодами: ключові етапи та поради

  • Створення нової угоди

Оберіть тип угоди: 

  • одностороння — для внутрішнього користування;
  • двостороння — для роботи з одним контрагентом;
  • багатостороння — для роботи з двома і більше контрагентами.

Вкажіть модератора угоди — по суті її власника. Коли контрагент додаватиме в угоду документи, саме модератор буде отримувати нотифікацію про нові надходження. 

  • Запрошення контрагентів

Сервіс дозволяє імпортувати перелік контрагентів у файлі Excel чи CSV та надсилати групове запрошення партнерів для створення нової спільної угоди. Такий перелік контрагентів можна завантажити з корпоративних сервісів, наприклад, CRM-системи. Крім того, Star.Docs дає можливість знаходити контрагентів за кодом ЄДРПОУ чи електронною поштою. 

Ваше запрошення отримає модератор організації контрагента — тільки він може приєднуватися до нових угод. 

  • Редагування угоди

Доступ до угоди можна надавати як окремим працівникам, так і цілим групами, наприклад, відділу продажів. Також адміністратор може створювати кросфункціональні групи зі співробітниками з різних підрозділів для роботи над спільною угодою.

  • Автоматична обробка документів за шаблоном

В компанії може бути потік стандартних документів, які завжди оформляються в певний період часу і мають однаковий маршрут погодження. Наприклад, акти виконаних робіт. Для зручності можна налаштувати автоматичну обробку таких документів. 

Для цього адміністратору потрібно у вкладці «Шаблони маршруту погодження» створити новий маршрут зі стандартними етапами опрацювання документів — вказати постійного погоджуючого та підписанта. Наприклад, ви щомісяця додаватимете акт виконаних робіт, який буде кожного разу направлятися до тих самих відповідальних працівників. 

  • Додавання документів

Після завантаження документа виберіть дію для нього. Наприклад, якщо документ ознайомчий, — «Для інформації», а якщо для підпису — «Потрібен підпис автора/контрагента». 

Далі оберіть тип документа з шаблонів. Якщо ваша компанія використовує нестандартні акти чи звіти, їх може не бути в переліку. Тоді необхідно попередньо у профілі організації у вкладці «Типи документів» створити потрібний вам документ — і він з'явиться у переліку шаблонів. 

  • Підписання документів

Коли користувачу надсилатимуть документи для виконання подальших дій, він бачитиме їх у вкладці «Мої задачі». Тут можна як погоджувати окремі документи, так і робити масове підписання.

Читайте також: «Як швидко підписувати документи онлайн будь-де?».

  • Вивантаження документів

Якщо потрібно зберігати документи у локальному сховищі компанії, Star.Docs дозволяє завантажити їх у зручному для вас форматі. Підтвердити чинність електронних документів ви можете в Центральному засвідчувальному органі Мінцифри.

Усе ще сумніваєтесь, чи варто вашому бізнесу переходити на цифрові документи? Пропонуємо прочитати більше про переваги ЕДО у нашому матеріалі «10 фактів про можливості електронного документообігу».

Кейси#КейсКлієнта#ЕлектроннийДокументообіг#STARKASA#ЕДО

Додайте коментар

Усі коментарі публікуються після модерації. Будь ласка, пишіть українською, без спаму та нецензурних слів.

Схожі статті

#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#Рішення#ШтучнийІнтелект#ШІ#AI#STARKASA
#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#STARKASA
#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#ХмарніСховища#STARKASA
#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#STARKASA
#Київстар#Бізнес#Star.Docs#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг
#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#ЯкЦеПрацює?#STARKASA
#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#BigData#Azure#STARKASA
#Бізнес#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#STARKASA

Підпишіться на щомісячну розсилку найцікавіших новинПідпишіться на розсилку