Як бізнесу перейти на ЕДО: кейс Київстар і поради для роботи в Star.Docs

1. Реєстрація в сервісі. Перший користувач, який при реєстрації зазначив ЄДРПОУ компанії, за замовчуванням стає адміністратором. Адміністратор — ключова роль у Star.Docs, бо тільки він може запрошувати інших користувачів своєї організації для роботи в сервісі. Самостійно працівник компанії не може зареєструватися на платформі. 
2. Створення угоди та запрошення партнерів до обміну документами. Угода в Star.Docs — не юридичний документ, а спільний простір для обміну документами між кількома сторонами. Це як тека на жорсткому диску ноутбука, куди ви додаєте файли. 
3. Обговорення умов співпраці. Сторони можуть комунікувати як в рамках загальної угоди, так і в рамках конкретних документів. 
4. Підписання документів КЕП. Сервіс підтримує підписання всіма носіями: файловими, хмарними та захищеними (токенами).
5. Обмін документами. Кожна зі сторін може вносити свої документи у створену угоду.
6. Закриття угод. Якщо в рамках конкретної угоди сторони вже не планують обмінюватися документами, її можна закрити. Угода переноситься в архів, а документи не видаляються — до них залишається доступ весь період дії ліцензії Star.Docs.

Для зручності та безпеки адміністратору варто зробити такі налаштування:

• Формування файлу з візуалізацією КЕП

У головному меню оберіть Профіль організації та в загальних налаштуваннях активуйте функцію «Дозволяти завантаження документів з візуалізацією КЕП». Завдяки цьому при вивантаженні підписаного документа буде формуватися окремий файл з візуалізацією, яка містить інформацію про підписанта і мітку часу. Далі такий файл можна видрукувати та завірити. 

• Доступ до угод

Варто за замовчуванням встановити обмежений доступ до всіх угод. У чому різниця: загальний доступ — до кожної нової угоди будуть мати доступ всі працівники вашої організації; обмежений — автор угоди сам вирішуватиме, яким користувачам надавати доступ. 

Читайте також: «Paperless для бізнесу: 5 міфів про електронний документообіг в Україні».

• Створення нової угоди

Оберіть тип угоди: 

• одностороння — для внутрішнього користування;
• двостороння — для роботи з одним контрагентом;
• багатостороння — для роботи з двома і більше контрагентами.

Вкажіть модератора угоди — по суті її власника. Коли контрагент додаватиме в угоду документи, саме модератор буде отримувати нотифікацію про нові надходження. 

• Запрошення контрагентів

Сервіс дозволяє імпортувати перелік контрагентів у файлі Excel чи CSV та надсилати групове запрошення партнерів для створення нової спільної угоди. Такий перелік контрагентів можна завантажити з корпоративних сервісів, наприклад, CRM-системи. Крім того, Star.Docs дає можливість знаходити контрагентів за кодом ЄДРПОУ чи електронною поштою. 

Ваше запрошення отримає модератор організації контрагента — тільки він може приєднуватися до нових угод. 

• Редагування угоди

Доступ до угоди можна надавати як окремим працівникам, так і цілим групами, наприклад, відділу продажів. Також адміністратор може створювати кросфункціональні групи зі співробітниками з різних підрозділів для роботи над спільною угодою.

• Автоматична обробка документів за шаблоном

В компанії може бути потік стандартних документів, які завжди оформляються в певний період часу і мають однаковий маршрут погодження. Наприклад, акти виконаних робіт. Для зручності можна налаштувати автоматичну обробку таких документів. 

Для цього адміністратору потрібно у вкладці «Шаблони маршруту погодження» створити новий маршрут зі стандартними етапами опрацювання документів — вказати постійного погоджуючого та підписанта. Наприклад, ви щомісяця додаватимете акт виконаних робіт, який буде кожного разу направлятися до тих самих відповідальних працівників. 

• Додавання документів

Після завантаження документа виберіть дію для нього. Наприклад, якщо документ ознайомчий, — «Для інформації», а якщо для підпису — «Потрібен підпис автора/контрагента». 

Далі оберіть тип документа з шаблонів. Якщо ваша компанія використовує нестандартні акти чи звіти, їх може не бути в переліку. Тоді необхідно попередньо у профілі організації у вкладці «Типи документів» створити потрібний вам документ — і він з'явиться у переліку шаблонів. 

• Підписання документів

Коли користувачу надсилатимуть документи для виконання подальших дій, він бачитиме їх у вкладці «Мої задачі». Тут можна як погоджувати окремі документи, так і робити масове підписання.

Читайте також: «Як швидко підписувати документи онлайн будь-де?».

• Вивантаження документів

Якщо потрібно зберігати документи у локальному сховищі компанії, Star.Docs дозволяє завантажити їх у зручному для вас форматі. Підтвердити чинність електронних документів ви можете в Центральному засвідчувальному органі Мінцифри.

Усе ще сумніваєтесь, чи варто вашому бізнесу переходити на цифрові документи? Пропонуємо прочитати більше про переваги ЕДО у нашому матеріалі «10 фактів про можливості електронного документообігу».