Як перевести паперовий документообіг компанії в електронну форму?
Великий міжнародний бізнес — це тисячі документів, які потрібно створювати, підписувати та певний час зберігати в архіві. Чи можна оптимізувати цей процес так, щоб поліпшити ефективність бізнесу і заощадити час співробітників?
Українська компанія Nemiroff відома далеко за межами нашої країни і веде бізнес у десятках інших держав. Все це пов’язано великими витратами ресурсів на документообіг. Спростити та прискорити роботу з документами компанії допоміг сервіс Mobile ID від “Київстар”. Ця технологія дає можливість підписувати документи онлайн, а також підтверджувати особистість і отримувати послуги віддалено за допомогою електронного ключа на SIM-карті смартфона або кнопкового телефона.
У кінці 2018 року “Київстар” першими розгорнули в Україні свою платформу для впровадження Mobile ID. Сервіс включає персональний кваліфікований цифровий підпис (КЕП) і засіб для електронної ідентифікації, який встановлюють на спеціальні SIM-карти.
Запит: працювати простіше, швидше й ефективніше
Багато співробітників Nemiroff регулярно їздять у закордонні відрядження, що ускладнює оформлення і підписання документів згідно з прийнятими стандартами. Сервіс Mobile ID допоміг людям отримувати доступ до потрібних файлів у будь-якому місці світу. Тепер поставити підпис — справа кількох хвилин, незалежно від того, де знаходиться співробітник. Це значно прискорює робочі процеси та підвищує ефективність бізнесу.
Головна мета впровадження Mobile ID — скоротити час обробки документів і поліпшити мобільність працівників компанії. Підписати електронний документ можна онлайн без прив’язки до офісу та часових обмежень. Крім того, електронні документи, підписані за допомогою Mobile ID, мають таку ж юридичну силу, як і паперовий еквівалент.
Як швидко впровадили Mobile ID?
У Nemiroff побачили в сервісі Mobile ID прогресивне рішення, яке дає можливість спростити ведення бізнесу. Додатковим бонусом стало те, що послуга вже була включена в корпоративний тарифний план мобільного зв’язку компанії, тому доплачувати за Mobile ID не довелося.
У квітні 2019 року компанія прийняла рішення запровадити сервіс і почала готувати свою інфраструктуру до переходу. Уже на початку літа інструмент тестували за обраними напрямками. Щоб запустити сервіс, платформу Mobile ID інтегрували з системою внутрішнього документообігу Nemiroff, забезпечуючи захищене з’єднання двох систем.
В обумовлені терміни співробітники “Київстар” зі спеціальним обладнанням виконали в офісі Nemiroff необхідні роботи:
- підключили послуги Mobile ID;
- провели ідентифікацію та аутентифікацію заявників;
- встановили сертифікати відкритих ключів (КЕП) на спеціальні SIM-карти співробітників.
Технічна інтеграція внутрішньої системи електронного документообігу Nemiroff і платформи Mobile ID пройшла згідно з графіком і без ускладнень. Спочатку працездатність системи випробували в тестовому середовищі, а після успішного завершення, підключили до продуктивного середовища. Щоб забезпечити плідну співпрацю, технічні фахівці з боку “Київстар” працювали в тісній взаємодії з командою Nemiroff.
Злагоджена робота в єдиній зв’язці
“Київстар” виділили для Nemiroff окрему групу працівників, які забезпечують коректну роботу сервісу Mobile ID. Це фахівці у сферах розвитку і підтримки корпоративного бізнесу, а також технічного обслуговування і підтримки. Для комунікації використовується електронна пошта, телефонний зв’язок або месенджери — те, що зручно клієнту.
Крім того, співпраця зміцнює відкритість “Київстар” до нових ідей. На регулярних зустрічах і зідзвонах експерти провайдера обговорюють із керівництвом Nemiroff нові рішення, інструменти та інші конвергентні послуги, які можуть бути корисними для бізнесу Nemiroff.
Які результати?
Впровадження Mobile ID проходить у два етапи:
- Переведення в електронний формат внутрішнього документообігу Nemiroff.
- Цифровізація зовнішнього документообігу компанії.
Влітку 2019 року в рамках першого етапу електронний підпис отримали керівники департаментів, яким найчастіше доводиться підписувати різні документи. Після них Mobile ID почали підключати іншим співробітникам Nemiroff. Одночасно з масовим впровадженням почали переводити в електронну форму зовнішній документообіг бізнесу.
Nemiroff працює з Mobile ID трохи більше року, але вже помітний позитивний ефект від використання сервісу. Наприклад, уже 90% внутрішніх наказів про відрядження або відпустки працівників підписують і зберігають в електронному вигляді. Також у компанії успішно протестували застосування Mobile ID, щоб підписувати табелі обліку робочого часу. І зовсім скоро всі внутрішні документи, що формуються поза обліковою системою Nemiroff, допрацюють і переведуть в електронний формат.
Плани та перспективи
У найближчому майбутньому компанія Nemiroff планує перевести в електронну форму до 90% внутрішніх і зовнішніх документів, які згідно з правилами мають зберігатися до 10 років. Паралельно з цим збираються повсюдно застосовувати Mobile ID для авторизації користувачів у системах електронного документообігу, а також для візування і підпису документів за допомогою КЕП. Крім того, інструмент планують використовувати для роботи співробітників в особистому онлайн-кабінеті, який інтегрують у корпоративну облікову систему.
У подальших перспективах бізнесу — переведення зовнішнього документообігу з партнерами та контрагентами в електронний формат.
Керівництво і співробітники Nemiroff гідно оцінили переваги Mobile ID від “Київстар”. Впровадження сервісу дало можливість поліпшити мобільність штату компанії, скоротити час роботи з документами й кількість використаного паперу, зменшити витрати на друк і утримання архіву документів. Останнє не тільки допомагає заощадити матеріальні ресурси, але й сприяє відповідальному споживанню і вдумливому ставленню до екології.
