Асинхронна комунікація у гібридному форматі роботі: переваги та інструменти

Асинхронна комунікація — це спілкування між працівниками, яке відбувається «не синхронізовано» і не у реальному часі. Завдяки асинхронному спілкуванню можна вибирати той час для надсилання повідомлень та здійснення дзвінків колегам, коли він найбільш продуктивний. Немає потреби у негайній відповіді. Звісно, такий тип комунікації можливий, якщо про нього заздалегідь є домовленість, а усі завдання виконуються вчасно та якісно.

Головною перевагою є налагодження продуктивності. Працівникам не треба відриватися від зосередженої роботи, щоб долучитися до онлайн-наради або відповідати на повідомлення. Підраховано, що після цього на відновлення роботи потрібно витратити приблизно 25 хвилин, щоб зосередитися, повернутися у контекст та продовжити свою справу.

Асинхронна комунікація дозволяє забронювати час для змістовної роботи. Можна тимчасово вимкнути сповіщення про повідомлення в чатах, а коли з’явиться можливість, ознайомитися з усіма повідомленнями одразу.

Наприклад, у бізнес-месенджері Teams, який міститься у Microsoft 365 від Київстар, є функція «Вимкнути сигнали сповіщень». Її можна встановити для кожного чату. Так програма припиняє відтворювати звуки та показувати сповіщення на робочому столі. Однак, це не впливає на отримання повідомлень, адже вони продовжують надходити в Teams, і ви можете їх переглядати, коли вам зручно.

Окрім месенджера Teams, про який ми казали вище, існують ще програми та додатки, які допоможуть налаштувати асинхронну комунікацію:

• Електронна пошта Microsoft Outlook

Це корпоративна пошта для листування та календар для створення нарад. У додатку є можливість запланувати відправку повідомлення колезі у необхідний час. Це зручно, наприклад, коли ви працюєте зранку, а колега — пізно увечері.

• Корпоративний портал SharePoint

Цей додаток від Microsoft 365 допомагає зберігати документи та важливі дані у хмарі. Зокрема, для асинхронної комунікації важливо створювати навчальні посібники та робочі інструкції, щоб у команди 24/7 був до них доступ. Їх також можна завантажувати на корпоративний портал.

До того ж у SharePoint можна залишати коментарі до сторінок, списків або документів. Це дає можливість взаємодіяти з іншими користувачами у зручний для працівника час.

• Офісні програми у хмарі Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Звичними офісними програмами для роботи з документами, звітами та презентаціями можна користуватися через хмару. Файли доступні для створення, редагування та коментування цілодобово. Наприклад, ви можете оформити звіт в Excel в один день, а керівник може подивитися його, додати коментарі у документі або узгодити його у будь-який вільний час навіть зі свого смартфона.

• Програми для керування проєктами Asana та Trello.

Сервіси Asana, Wrike, Basecamp або Trello відображають, хто з команди над яким завданням працює. Можна побачити поточний статус для кожного з пунктів у будь-який час, Наприклад, «відкладено», «виконується» чи «завершено». Це значно полегшує асинхронну роботу та унеможливлює плутанину. Скажімо, в Asana можна додати одне і те саме завдання до одного проєкту, відображаючи різні деталі для кожної команди, та відстежувати статуси.

• Відеотека Vimeo

Vimeo вважається одним із найкращих методів асинхронного спілкування, особливо для великих команд. Це, по суті, колекція відео, пов’язаних з певним проєктом або навчальним середовищем. Ви можете поділитися пояснювальними відео, які команда переглядатиме пізніше. Так, працівникам не доведеться змінювати свій робочий графік, щоб звільнити місце для командної зустрічі.

Щоб асинхронна комунікація була ще більш ефективною та комфортною для працівників, необхідно сповістити усіх, що це таке, коли в компанії планується застосовувати цей тип спілкування та які у ньому існують правила. Далі варто ознайомити з інструментами та їхніми функціями.

Крім того, успіх асинхронного спілкування також залежить від якості повідомлень для команди. У листі потрібно надавати:

• Детальну інформацію, щоб уникнути додаткових запитань.
• Ділитися допоміжними зображеннями, відео, посиланнями та іншими матеріалами.
• Зазначати термін для відповіді. Проте не квапте колегу, щоб у нього був час подумати над вашим питанням.
• Вказувати чітку потребу — що саме ви очікуєте від колеги: перегляд, узгодження, аналіз тощо.

Обираючи між синхронним та асинхронним спілкуванням, варто враховувати стиль співпраці. Адже якщо потрібно розв’язати якесь робоче питання, що потребує особистого залучення колег та обмін думками, то підійде синхронізація. Якщо комунікація потрібна лише для пошуку ідей, асинхронний режим є більш доцільним.

Тож, ці типи співпраці можуть існувати разом залежно від завдань, напрямку компанії та розміру команди. Будьте відкриті до експериментів.

Більше інструментів для бізнесу ви можете замовити на нашому сайті.