11 питань про електронні документи: що треба знати бізнесу для переходу в цифру

Перейти на електронний документообіг варто. Стоси паперів, які щодня мандрують кабінетами та поверхами вашої компанії в очікуванні підпису, уже давно неактуальні. Просто зараз Україна на рівні держави переводить усі послуги для громадян в онлайн, а приватні компанії не просто впроваджують ЕДО, а комплексно автоматизують свої процеси за допомогою технологій. Ті, хто вже перейшов на цифрові документи, зазначають їхні наступні переваги:

1. Економія часу. Власникам бізнесу та керівникам напрямків більше не треба поспішати в інший кінець міста, щоб терміново підписати документ або обмінятися файлами.
2. Зменшення витрат. З електронними документами компанії не витрачають кошти на папір, друк та логістику.
3. Вища продуктивність. Електронні угоди з контрагентами укладаються впродовж 1-2 днів замість 2-х тижнів у паперовому форматі. Е-документи можна погодити та підписати миттєво, обмінюючись файлами за кілька секунд.
4. Дистанційна робота. Завдяки ЕДО компанії легко організували роботу свого офісу під час карантину.

«У перехід на ЕДО треба інвестувати час та гроші, але воно того варте. Один з наших клієнтів до переходу на е-документи порахував, що лише на папір компанія витрачала близько 15 мільйонів гривень на рік. А чого коштує надсилати угоду на підпис контрагенту? Вартість одного паперового документа з пересилкою коштує щонайменше 12 гривень поштою або 50-60 гривень кур’єром. Водночас в електронному вигляді підписаний документ коштує одну гривню і менше. Це в 10 разів дешевше!» — зазначає CEO Intecracy Deals Олександр Вернигора.

Усіма перевагами електронного документообігу бізнес може скористатися завдяки сервісу Star.Docs від найбільшого в Україні оператора мобільного зв’язку Київстар. Платформу Star.Docs створили у партнерстві з консорціумом Intecracy Group. Завдяки цьому рішенню приватні підприємці, представники великого, малого і середнього бізнесу значно спрощують свою роботу з внутрішніми документами та легко спілкуються з контрагентами й партнерами.

Важливо, що спеціалісти компанії супроводжують клієнта від першого знайомства з сервісом до його повного впровадження.

Перехід до цифрові документи варто починати з чіткого усвідомлення, що саме ви хочете змінити у компанії. Економити на папері? Оптимізувати та автоматизувати роботу своїх співробітників? Або швидко укладати угоди з контрагентами? Від ваших потреб залежить, як саме ви побудуєте подальші кроки.

Наприклад, ви визначилися, що головна мета — заощаджувати кошти. Оцініть, які задачі потребують найбільше паперу та замініть їх. Для роботи бухгалтерії переведіть в онлайн акти, звіти та інші фінансові документи. Для ефективності менеджерів напрямків — перейдіть на електронні рахунки та розпорядження.

Якщо ваша компанія працює з багатьма контрагентами та партнерами, зосередьтесь для початку на зовнішньому документообігу. Запропонуйте їм перейти на електронні угоди.

Перед запуском електронного документообігу підприємство приймає інструкцію щодо ведення електронного документообігу та визначає порядок використання е-підпису. Найчастіше, право підпису в ЕДО дають бухгалтерії, директору, фінансовому директору, а також юристу. У великих компаніях право ухвалювати типові угоди з клієнтами та контрагентами отримують і рядові співробітники.

«Співробітнику потрібно дати чіткий перелік з типами електронних документів, які він може підписувати. Ухвалення угод проходить миттєво, а тому в цьому питанні має бути порядок», — зазначає Олександр Вернигора.

Ні, достатньо кількох днів та трохи практики. Спеціалісти Київстар супроводжують замовника від початку роботи в Star.Docs та навчають персонал: показують функціонал сервісу, вчать делегувати повноваження на підпис документу, пояснюють юридичні питання.

«Важливо, щоб співробітники клієнта дбайливо ставилися до електронного цифрового підпису. Його треба надійно зберігати й не передавати пароль третім особам, бо за важливістю це — еквівалент печатки підприємства. Її теж не можна лишати будь-де та йти пити каву», — каже голова CEO Intecracy Deals Олександр Вернигора.

Складнощі можуть виникнути хіба з психологічним аспектом. Люди, які все життя мали справу лише з паперами, не одразу довіряють е-документам. Але прогрес не зупинити: компанії в усьому світі працюють з ЕДО саме тому, що це швидко, ефективно та якісно.

Наявний паперовий архів залишається в компанії, поки у нього не завершиться термін зберігання. Його встановлює Міністерство Юстиції України для різних видів документів. Наприклад, на підприємстві зведену річну фінансову звітність та картки обліку цінних паперів мають зберігати до ліквідації організації. А довідки про дотримання санітарного законодавства та протоколи атестації з техніки безпеки — 5 років.

Для зручності свій паперовий архів ви також можете оцифрувати. Працюйте з е-версією документу, але зберігайте оригінал на папері до його ліквідації.

Причин боятися за підробку е-документів немає. Угоди візуються лише дійсними сертифікатами кваліфікованого електронного підпису, перевірити який можна на сайті Міністерства Цифрової Трансформації.

Водночас електронні документи зберігаються у хмарних сховищах і пересилаються виключно захищеними каналами.

Важливо не зберігати е-документи лише в одному екземплярі. Зробіть копії та налаштуйте функцію бекапу даних на власних серверах або за допомогою хмарної платформи Microsoft Azure з Київстар. Цей сервіс дозволить створити резервні копії даних у різних частинах світу та за потреби швидко відновити ваші документи.

Ваші партнери та контрагенти мають зареєструватися на платформі електронного документообігу Star.Docs. Спочатку обидві компанії підтверджують у системі, що готові обмінюватися документами один з одним. Далі створіть угоду, підпишіть і надішліть. Партнер миттєво отримує сповіщення про новий документ. Для процедури треба не більше кількох хвилин.

«Зараз ми розпочинаємо роботу з клієнтом, у якого є десятки тисяч контрагентів. У тому числі це приватні підприємці. ФОПи просто проходять авторизацію в системі зовнішнього документообігу і разово підписують потрібну угоду. Star.Docs надійно зберігатиме документ, і його знайдуть навіть через рік. Достатньо зайти в систему за допомогою паролю або кваліфікованого е-підпису й далі працювати з документом», — пояснює CEO Intecracy Deals Олександр Вернигора.

У середньому, компанії потрібен на це рік. Але тривалість переходу залежить від обсягу задач та розміру бізнесу. Малим підприємцям не потрібно довго впроваджувати систему: їм достатньо зареєструватися в онлайн-системі та разово підписати потрібні документи.

Великий та середній бізнес може почати з переводу базових процесів у електронний формат. Але межі досконалості немає: ваш документообіг розвивається разом з компанією. За допомогою ЕДО ви значно оптимізуєте бізнес-процеси та створите нові можливості для власних клієнтів.

«Один з наших замовників — банк. Завдяки системі е-документів, яку ми впровадили, деякі його клієнти можуть більше не відвідувати відділення, а розв’язувати питання дистанційно за допомогою е-підпису. Зараз у компанії працюють над тим, щоб перенести в онлайн й інші послуги», — розповідає Олександр Вернигора.

Так, електронні та паперові документи нічим не відрізняються. Ще у 2003 році Верховна Рада ухвалила закон «Про електронні документи та електронний документообіг». Там сказано: «Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги”».

Зокрема, у законі зазначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

У державному секторі внутрішній електронний документообіг існує близько 20 років. Зараз він є обов’язковим, бо для держпідприємств важливо економити й не витрачати зайвий раз гроші платників податку на папір. У приватному секторі на електронний документообіг переходять переважно великі компанії, бо для підприємств такого розміру легко порахувати вигоду від цифровізації процесів. На другому місті — середній бізнес.

«За моїми оцінками, лише 10% компаній в Україні повністю впровадили в себе електронний документообіг. Інші використовують його ситуативно або лише придивляються до сервісів. Утім, ринок активно розвивається. За три роки ЕДО стане звичною справою для бізнесу», — каже CEO Intecracy Deals.

На жаль, поки ні. Зараз в Україні немає платформи, яка б дозволила різним системам обмінюватися документами. Утім, Спілка українських підприємців спільно з Міністерством цифрової трансформації плідно працюють, щоб розв’язати проблему. Уряд розробляє єдиний стандарт для електронних документів, який запровадять у майбутньому всі сервіси.

«Єдиний формат електронних документів ASIC, який збирається впровадити уряд, відповідатиме європейським стандартам обміну даними. Цей стандарт спочатку запрацює для державних органів, а потім — і для бізнесу. Це стане кроком до гармонізації українського е-документообігу, а згодом і до вільної роботи із закордонними партнерами!» — розповідає Олександр Вернигора.

Зокрема, бізнес та уряд у 2022 році запускатимуть пілотні обміни е-документами між різними сервісами. Олександр Вернигора прогнозує, що роумінг е-документів може з’явитися в Україні вже за рік.