Дистанційна робота в різних сферах бізнесу: як перенести процеси в онлайн

Український бізнес переживає карантин по-різному: хтось встав на паузу й чекає кращих часів, хтось насилу справляється зі збільшеними обсягами роботи. Але всіх об’єднує одне — необхідність триматися один від одного на відстані. Перехід на віддалену роботу змушує компанії вирішувати завдання, характерні саме для їхнього продукту та діяльності. Експерти «Київстар» разом з редакцією Mind вирішили розібратися в специфіці різних сфер бізнесу, а також допомогти відповісти на питання: як впоратися з викликами карантину та як інструменти мобільного оператора допоможуть бізнесу перенести процеси в онлайн.

Дисклеймер: описані ситуації змодельовані, назви компаній вигадані, всі збіги випадкові.

Невеликий кол-центр працює на аутсорсинговій моделі, обслуговуючи кілька онлайн-магазинів і дослідницьких проєктів. Компанію заснували 3–4 роки тому, і власник не поскупився на власну інфраструктуру, зручний офіс і необхідне обладнання: кондиціонування приміщень, електроенергія, виділений інтернет-канал. Проте, техніка вже частково застаріла й потужностей не вистачає. За потреби системний адміністратор, з якого складається весь IT-департамент, переводить проєкти в хмару.

З уведенням карантину сфера роздрібної торгівлі різко кинулася в онлайн, і навантаження на кол-центр значно зросло.

Завдання

Забезпечити обслуговування поточних клієнтів поза офісом, а також швидко розширити штат і наростити потужності, щоб впоратися зі збільшеним попитом на послуги.

Рекомендації експерта

Коли навантаження на інтернет-магазини збільшується в рази, допомагають віртуальні та хмарні ресурси. Радимо почати з віртуальної мобільної АТС. Це хмарна телефонна станція, яка дозволяє обійтися без встановленого обладнання в офісі компанії, його монтажу, обслуговування і використовувати хмарні потужності мобільного оператора. Також за допомогою віртуальної АТС можна об’єднати стаціонарний і мобільний зв’язок в єдиному віртуальному програмному середовищі на хмарних потужностях провайдера. Об’єднання дає можливість налагодити робочі процеси кол-центру таким чином, щоб усім клієнтам вистачало уваги й усі дзвінки були прийняті.

Також, щоб ефективно працювати без прив’язки до місця, кол-центру стане в пригоді:

• інтеграція номерів менеджерів у CRM-систему компанії;
• можливість запису розмов;
• збір статистики викликів;
• сервіс Smart Conference, щоб дистанційно керувати нарадами чисельністю до 128 осіб.

Віртуальна АТС працює на обладнанні провайдера й не вимагає витрат на купівлю або оренду додаткової техніки. На розгортання сервісу разом з CRM-системою досить одного дня. Відгуки наших бізнес-клієнтів підтверджують, що використання віртуальної мобільної АТС знижує навантаження на кол-центри, скорочує фінансові витрати та дозволяє зберегти робочі місця співробітникам.

Великі міжнародні компанії підготовані до дистанційної роботи набагато краще. Наприклад, у корпорації «Добро Inс» процеси вже переведені в хмару. Є потужний IT-департамент, який стежить, щоб у співробітників було необхідне для роботи програмне забезпечення й доступ до сервісів. Безпеку підключення до корпоративних ресурсів забезпечує VPN. Тому старт віддаленої роботи не завдав корпорації великих труднощів. Проте невеликі складнощі все ж виникли.

Завдання

Під час роботи вдома у співробітників різко зростає потреба у віддаленій комунікації: проведенні групових дзвінків, онлайн-конференцій з великою кількістю учасників.

Рекомендації експерта

Це правда, що великі компанії та міжнародні корпорації набагато краще готові до викликів роботи онлайн. Все тому, що необхідна техніка та ПО для віддаленої роботи компанії надається за замовчуванням. Залишається організація операційних процесів, зв’язку між співробітниками, регулярних онлайн-нарад і контролю за виконанням завдань. Розв’язати ці питання допоможе пакет ліцензійних програм Office 365. Він включає:

• електронну пошту бізнес-рівня Exchange c об’ємом поштових скриньок до 50–100 ГБ;
• платформу для створення корпоративного сайту SharePoint;
• індивідуальне сховище OneDrive на 1 ТБ з можливістю спільного доступу до файлів і роботи з ними;
• Microsoft Teams, де можна проводити онлайн-наради, групові відеодзвінки, завантажувати та працювати з документами й файлами в режимі реального часу;
• додаткові програми для спільного використання співробітниками та роботи над проєктами онлайн.

Більшість тарифів для бізнесу від «Київстар» передбачають доступ до пакета Office 365. Також мобільний оператор надасть фахівця, який активує послугу. VPN, яким вже користується компанія, забезпечить безперебійний доступ співробітників до різних захищених корпоративних IT-систем: CRM, баз даних, інтернету, хмарних служб.

Останні 4–5 років попит на IT-курси в Україні стабільно високий, попри величезну кількість пропозицій і високу конкуренцію в сегменті. Охочі перекваліфікуватися в потрібного та добре оплачуваного фахівця могли знайти онлайн-курси, але частіше вибирали офлайн-освіту. Так простіше взаємодіяти з викладачами та групою, вирішувати реальні завдання з життя та краще концентруватися на матеріалі. Тому курси «IT для всіх» регулярно формували потоки студентів і мали попит.

Але карантин вніс свої корективи в роботу офлайн-освіти. Навчання в аудиторіях стало неможливим, а конкуренція ще більше зросла, бо сотні світових ВНЗ відкрили безкоштовний доступ до власних онлайн-програм.

Завдання

По-перше, необхідно швидко організувати створення якісного контенту. Можливо, для тих, хто вже оплатив курси, більш-менш прийнятним буде й відео, зняте на телефон і змонтоване «на колінцях», але нових студентів такий варіант точно не привабить. Потрібна якісна картинка, хороший звук, монтаж, робота дизайнера. Тобто дорогий співробітник, потужна техніка та недешеві ліцензії на софт.

По-друге, потрібно налагодити роботу на онлайн-майданчиках. З цим простіше, бо вже є кілька платних і безкоштовних платформ для освітніх курсів. Вони дозволяють розміщувати відеоролики та текстовий контент, залишати питання викладачеві, спілкуватися з одногрупниками, приймати платежі.

І по-третє, для завантаження відео на онлайн-ресурси або його трансляції вкрай важлива висока швидкість інтернету і стабільність підключення. А також — єдина платформа для спільної роботи викладачів і студентів.

Рекомендації експерта

Успіх переведення викладачів на віддалену роботу залежить від того, наскільки вони забезпечені всім необхідним у домашніх умовах: чи є хороший ПК або ноутбук, вебкамера й мікрофон для проведення вебінару, чи достатньо швидкості домашнього інтернету для трансляції в режимі реального часу. Можливо, для адміністрації курсів буде краще організувати все необхідне в офісі й скласти графік візитів викладачів у офіс, щоб вести лекції та семінари звідти. Студенти при цьому переводяться в онлайн-режим: для них створюють вебінари, чати для обміну завданнями, теки для зберігання навчальних матеріалів, реєстри та інші звітні документи.

Щоб перевести навчальний процес в онлайн, абонентам «Київстар» достатньо активувати пакет послуг «Office 365 для бізнес-клієнтів». Його переваги:

• Містить ліцензійні програми, які дозволяють налагодити відеозв’язок через додаток Teams для 250 учасників одночасно з можливістю запису.
• Відкриває доступ до індивідуального сховища SharePoint на 1 ТБ, де адміністратори курсів і викладачі зможуть створити внутрішній сайт курсів, публікувати актуальну інформацію, а також зберігати й обмінюватися даними для лекцій.

Компанія з одним із офісів в Україні успішно працює на аутсорсі й виконує замовлення в усьому світі. Кілька команд працюють над різними проєктами. Розробку давно перенесли в Azure. Деякі співробітники не прив’язані до офісу. Але є фахівці, які працюють над проєктами, що зачіпають чутливі персональні дані користувачів. Для них клієнт ставить підвищені вимоги з безпеки. Кожні два тижні у проєктів компанії проходять релізи нових версій. Для цього QA мають проводити різні види тестування, зокрема навантажувальне, для якого потрібне підвищення ресурсів. Але завдяки використанню хмари Azure це не завдає труднощів.

Завдання

Забезпечити співробітникам стабільний і швидкий доступ в інтернет, гарантувати замовникам дотримання всіх вимог з безпеки та конфіденційності.

Рекомендації експерта

Якщо у компанії є гостра потреба розміщувати свої дані в межах України, то йдеться про відповідність регуляторним вимогам і вимогам корпоративної інформаційної безпеки. Рішення Azure Stack with Kyivstar дозволяє користуватися звичними службами глобальної Azure, але при цьому дані клієнта зберігаються на території України. Тобто, IT-розробник отримує:

• доступ до інструментів глобальної платформи Microsoft Azure і все її переваги;
• потужності дата-центру;
• телеком-можливості мобільного оператора «Київстар».

Співпраця «Microsoft» і «Київстар» забезпечує високий рівень надійності та конфіденційності, який відповідає міжнародним вимогам і нормам корпоративної інформаційної безпеки.

В агентстві працюють близько 30 осіб. Команда дуже активна, згуртована та мотивована, звикла до напруженого, часто ненормованого, графіку роботи. Буває, співробітники можуть закінчити презентацію вдома, попрацювати на вихідних, обговорити з колегами ідеї за вечерею, в заторі дорогою додому або ж цілком змінити формат роботи на віддалений.

Команда в курсі сучасних технологій, для вирішення робочих завдань використовує безкоштовні сервіси типу Trello, для спілкування всередині колективу, комунікації з клієнтом по термінових питань і координації — Telegram або Messenger. Для роботи з документами агентство купило підписку на пакет Office 365, оскільки він легко масштабується в разі зростання потреб співробітників. Для створення креативу використовують програми та сервіси, доступні онлайн. До офісу прив’язані переважно ті, кому потрібні дорогі професійні монітори та потужна техніка, тобто дизайнери та працівники відеопродакшену.

Завдання

Перенести брейн-штормінг і всю комунікацію в онлайн. Для цього потрібен стабільний і швидкий мобільний інтернет, оскільки фіксований доступ до мережі у багатьох співробітників страждає. При цьому в місті є 4G-покриття, мобільний зв’язок забезпечує співробітникам компанія.

Надати хмарний доступ до робочих ресурсів тим, хто займається виробництвом мультимедійного контенту.

Знайти для організації віддаленої роботи вигідну пакетну пропозицію з широким набором можливостей і гарною знижкою, адже ресурси в компанії досить обмежені. До того ж криза змушує скорочуватися витрати, адже неясно, чи будуть замовлення завтра.

Рекомендації експерта

Пакетні рішення, що закривають кілька операційних питань одним махом і у звичайний час користувалися популярністю в малого та середнього бізнесу. «Київстар» саме концентрується на тому, щоб клієнти отримували необхідний спектр послуг відразу: починаючи з голосового зв’язку та інтернету й закінчуючи хмарними продуктами. Водночас низка послуг і сервісів уже входять у тарифні плани для бізнесу, що істотно заощаджує кошти та час клієнта.

Для розв’язання завдань креативного агентства «Я так бачу» ми рекомендуємо пакет ліцензійних програм Office 365. Доступ до нього вже включений у більшість тарифних планів для бізнесу Smart від «Київстар».

Пакет Office 365 наповнений усім необхідним для безперебійної віддаленої роботи.

• Поштовий сервіс Exchange з об’ємом поштової скриньки від 50 ГБ доступний як з персонального комп’ютера, так і з мобільного пристрою.
• Комунікаційний майданчик Teams — це повноцінний конференц-сервіс, де до відеодзвінка можна одночасно під’єднати до 250 учасників. У Teams багатий набір служб і опцій для роботи над проєктами та вирішення командних завдань. Також у майданчика є маркетплейс, де можна звантажити Trello й багато додатків інших провайдерів.
• Щоб користувачі могли спільно працювати над проєктом або обробляти один і той же файл одночасно, в пакеті передбачені всі необхідні програми й додатки: для редагування тексту, для роботи з таблицями та створення презентацій.
• Індивідуальне сховище OneDrive з 1 ТБ на одного користувача забезпечує доступ до файлів і папок, якими можна ділитися з колегами, щоб вносити правки та зміни в документи онлайн.

Різним видам бізнесу віддалена робота кидає різні виклики. Водночас більшість рішень не вимагають захмарних вкладень і можуть бути реалізовані з обмеженою технічною базою компанії та її співробітників. Крім того, пакетні пропозиції та технічна підтримка фахівців «Київстар» або інших провайдерів дозволяють скоротити витрати та прискорити організацію віддаленої роботи.