Робота віддалено і в офісі - гібридний формат робочого режиму

З початку 2021 року країни активно розпочали вакцинацію своїх громадян проти коронавірусу. На цьому тлі потроху почало оживати офісне життя бізнесу. Напередодні чергового послаблення карантину, міжнародна компанія Ernst & Young спитала 16 тисяч працівників різних індустрій в 16 країнах, чи хочуть вони відмовитися від дистанційної роботи та повертатися до офісу. Результати були такі:

• 9 з 10 опитаних хочуть гнучкості в графіку роботі;
• 54% респондентів можуть звільнитися після пандемії, якщо вони не зможуть самі обирати, де і коли працювати;
• 2-3 дні на тиждень люди в середньому хочуть працювати віддалено;
• 33% опитаних хочуть скоротити свій робочий тиждень;
• 67% вважає, що їхню продуктивність можна виміряти незалежно від місця для праці.

У відповідь на такі настрої у 2021 році у світі з’явився новий бізнес-тренд — «гібридний офіс». Опитування Gartner показало, що 82% компаній планують дозволити співробітникам працювати віддалено і після завершення пандемії.

Гібридний формат праці — це модель організації роботи, за якої співробітники частину свого часу проводять у офісі компанії, а частину — дистанційно. Такий формат дозволяє поєднати плюси від обох моделей: спілкуйтеся з колегами 2-3 дні в тиждень на роботі, а решту часу працюйте з дому. Для людей це зручно: не треба марнувати час на дорогу, витрачати гроші на їжу в закладах, а також пропускати доставку додому з інтернет-магазину. Водночас людина не відчуває ізольованості та регулярно комунікує з командою офлайн.

Як поєднати віддалений та офісний режим роботи:

1. Компанія встановлює певні дні, коли співробітники повинні працювати в офісі. Наприклад, складає графік, коли ті чи інші команди відвідуватимуть офіс та спільно працюватимуть.
2. Співробітник сам узгоджує зі своїм керівником взаємоприйнятний графік роботи в офісі.

Як компанії впроваджують гібридний офіс

Під час пандемії компанії вимушено скорочували свої бюджети: робота велася дистанційно, тож пустий офіс став для бізнесу дорогим та непотрібним. Так, за підрахунками міжнародного агентства з керування нерухомістю CBRE, лише американський ринок оренди впав у 2020 році на 36%. Нові реалії показують, що ситуація не зміниться: бізнесу вже не потрібно орендувати громіздкі приміщення для своїх працівників завдяки гібридній моделі роботи.

Підхід до організації простору вже змінило британське маркетингове агентство Adtrak. На початку 2020 року в компанії було 120 робочих місць, а зараз їх — 70, хоча у штаті працює 100 людей. Як і багато інших, Adtrak запровадила гібридну модель роботи: співробітники повинні відвідувати офіс лише раз на тиждень у той же день, що і їхня команда. Якщо наради немає, вони можуть працювати вдома.

«Ми намагаємось переосмислити саме явище “офісу”, бо раніше люди йшли туди, щоб працювати. Відтепер ми це змінили і запустили принцип: “Я сьогодні йду в офіс, щоб спілкуватися з командою”. Цей день в офісі ми намагаємося використати для співпраці, комунікації віч-на-віч з колегами та для справжнього відновлення корпоративної культури, якої нам так не вистачало на віддаленій роботі», — каже Джеймс О’Флаерті, директор з бізнес-операцій Adtrak.

Ще далі пішов великий бізнес. Консалтингова компанія Deloitte в Амстердамі пропонує лише тисячу робочих місць для майже 2,5 тисяч співробітників. У Deloitte сказали «до побачення» приватним кабінетам, та «привіт» — робочим місцям за розкладом. Це стало можливо завдяки гнучкому формату роботи в офісі та системи бронювання під назвою «hot desk» або «гарячий стіл». Працює це так: у приміщенні компанії є обмежена кількість столів. Працівник, коли хоче прийти в офіс, заздалегідь бронює собі місце через додаток або веб-сайт. Для охочих фірма надає персональні шафи, щоб співробітник міг залишити там свої речі.

Гібридний формат роботи та «hot desk» запровадила у своєму лондонському офісі й компанія з виготовлення іграшок LEGO. Вони створили гнучкі робочі зони, зокрема, кабінки для роботи та кімнати для сну. Схожа політика діє й у банку Citigroup. Тут працівникам надають вибір, де сидіти щодня, а приватного кабінету немає навіть у генерального директора. Такий підхід дозволяє більш демократично розподіляти місця в офісі, незважаючи на посади співробітників.

Від класичних робочих місць в Україні вже відмовився найбільший мобільний оператор країни Київстар. На період пандемії компанія максимально перевела своїх працівників на дистанційний формат роботи. Навесні 2021 році Київстар опитав своїх співробітників, чи хочуть вони повернутися до звичайної роботи в офісі, і виявив, що:

• 63% опитаних — за гнучкий формат;
• 24% — за цілком віддалений режим роботи;
• 13% — працювати хочуть виключно в офісі.

Це внутрішнє дослідження показало, що люди не готові повернутися до колишнього формату роботу. Тому відповідаючи викликам часу, Київстар дозволив працівникам обрати самостійно найбільш зручний для них формат роботи: віддалений, гібридний або ж офісний. І понад 70% співробітників обрали варіант, у якому самі вирішують, коли і де працювати.

Така трансформація у компанії, що має понад 4 тисячі співробітників, стала можливою лише завдяки технологіям. Київстар за допомогою хмарних сервісів, захищених каналів зв’язку, рішення з кіберзахисту та пакету офісних програм зміг організувати комфортну і безпечну дистанційну роботу своїх команд.

Лише завдяки інноваціям компанії в різних частинах світу змогли пережити найважчі часи пандемії, а зараз — завдяки ним впроваджують гібридний формат роботи. Більшість сучасних технологій, що необхідні для такої гнучкості та стабільності, Київстар випробував на собі та об’єднав у комплекс сервісів під назвою «Офіс там, де ви». Тут поєднані хмарні сервіси, які допоможуть команді працювати будь-де та з будь-яких гаджетів: смартфонів, планшетів і ноутбуків. Рішення підійде компаніям усіх індустрій та будь-яких масштабів.

«Офіс там, де ви» містить у собі сервіси, які допомагають бізнесу:

• організувати віддалену роботу команди;
• підтримувати контакт з наявними клієнтами за допомогою Віртуальної мобільної АТС;
• організувати електронний документообіг;
• налаштувати ефективну рекламу;
• шукати нових клієнтів завдяки Big Data-технологіям;
• безпечно розгортати робоче місце у хмарі.

Працюйте віддалено разом з Microsoft Office 365

Гібридний формат роботи неможливий без якісної організації дистанційної роботи ваших співробітників. Зручно та ефективно працювати онлайн можна завдяки пакету ліцензійних хмарних сервісів та офісних програм Microsoft 365. Він легко налаштовується під індивідуальні завдання кожного бізнесу.

До нього входять:

• сервіс електронної пошти бізнес-рівня Exchange;
• Microsoft Outlook;
• офісні додатки Microsoft Word, Excel і PowerPoint;
• платформа для створення корпоративного порталу SharePoint;
• 1 ТБ хмарного сховища OneDrive;
• сервіс для організації відеоконференцій, групових голосових дзвінків та чатів Microsoft Teams.

Перевага онлайн-сервісів Office 365 у тому, що вони завжди під рукою — в офісі, вдома, у кав’ярні чи подорожі. Робочі файли автоматично синхронізуються на пристрої, що підключене до мережі, а тому вільно перемикайтеся з ноутбука на смартфон і продовжуйте редагувати документ.

Завдяки програмам Office 365 ви можете легко делегувати задачі, працювати спільно над проєктами та проводити наради через Teams. Зокрема, щоб керувати бізнес-процесами, використовуйте StarTeams, поєднуючи фіксовану телефонію, сервіси MS Office 365 та Віртуальну мобільну АТС.

Підписуйте документи онлайн завдяки Star.Docs

За лічені хвилини обмінюйтесь договорами з контрагентами та підписуйте зовнішні й внутрішні документи разом зі Star.Docs. Це сучасний сервіс електронного документообігу, який дозволяє замінити паперові документи на більш зручні електронні. Київстар створив його спільно з Intecracy Deals на основі концепції безпаперового діловодства та вже багато років сам успішно користується системою.

Сервіс Star.Docs від Київстар має такі переваги:

• Економія часу. Власникам бізнесу та керівникам напрямків більше не треба поспішати в інший кінець міста, щоб терміново підписати документ або обмінятися файлами. Будь-який документ доступний 24/7 у ноутбуці, планшеті або телефоні. Ознайомтесь з ним та підпишіть усього в один клік.
• Зменшення витрат. З електронними документами бізнес не витрачає кошти на папір, друк та логістику. Це особливо відчутною для великих компаній, де лише на папір щороку витрачають кілька мільйонів гривень.
• Вища продуктивність. Електронні угоди з контрагентами укладаються впродовж 1-2 днів замість 2-х тижнів у паперовому форматі. Е-документи можна погодити та підписати миттєво, обмінюючись файлами за кілька секунд.
• Дистанційна робота. Завдяки ЕДО компанії легко організували роботу свого офісу під час карантину. Зокрема, ви можете віддалено відстежувати статус документів і встановлювати дедлайни.

Залишайтеся на зв’язку з партнерами та клієнтами

Швидко реагувати на запити клієнтів та підтримувати якісну комунікацію з партнерами й працівниками допоможе Віртуальна мобільна АТС. Це розумна телефонія без прив’язки до офісу, яка дозволяє бізнесу продавати більше, обслуговувати краще та контролювати витрати на зв’язок. Підключіть всі мобільні та стаціонарні номери в єдину корпоративну мережу та інтегруйте Віртуальну мобільну АТС з вашою CRM-системою. Так ваші працівники прийматимуть та оброблятимуть дзвінки як в офісі, так і поза ним, маючи під рукою всю історію спілкування з клієнтом.

Завдяки Віртуальній мобільній АТС ви також зможете:

• автоматично розподіляти вхідні виклики;
• здійснювати багато одночасних дзвінків;
• вести статистику й запис розмов;
• переводити вхідні дзвінки без роз’єднання зв’язку.

Також подбайте, аби ваші клієнти завжди могли до вас додзвонитися. Для цього під’єднуйте єдиний багатоканальний номер 0-800, який можна замовити в Київстар. Абонент будь-якого оператора мобільного зв’язку або стаціонарного телефону зможе з вами зв’язатися безоплатно: виклик оплачує не він, а отримувач дзвінку.

Економити на внутрішній комунікації з командою та забезпечити безперебійний зв’язок дозволять вигідні корпоративні тарифи від Київстар.

Знаходьте нових клієнтів з ADWISOR

Інтелектуальна платформа ADWISOR допоможе вам самостійно провести промокампанію. Ви можете створити SMS-розсилку на базу своїх контактів: визначайте аудиторію, виключайте небажані номери та встановлюйте час надсилання. Або ж запустіть розсилку на базу абонентів Київстар, які заздалегідь погодилися на отримання рекламних повідомлень. Для цього скористайтеся інструментами на основі Big Data-фільтрів для пошуку нових клієнтів, які відповідають потрібним характеристикам. Серед таких може бути стать, вік, місце проживання, модель телефона потенційного клієнта тощо. Це дозволяє збільшити конверсію від розсилки, зробити її більш точною та ефективно використати рекламний бюджет.

Організуйте робоче місце у хмарі

Повноцінний персональний робочий стіл у хмарі можна розгорнути завдяки комплексу програмного забезпечення DaaS, або Desktop as a Service — «робочий стіл як послуга». На відміну від звичайного робочого стола, у DaaS усі потужності та необхідні сервіси знаходяться не на фізичному обладнанні, а надаються клієнту у віртуальному вигляді на базі віддалених серверів.

Для кожної компанії або конкретного працівника розгортається свій віртуальний робочий стіл з набором тих програм та інструментів, які потрібні для вирішення певних завдань і налагодження бізнес-процесів. Користувач отримує доступ до свого хмарного робочого місця через інтернет з будь-якого пристрою: зі стаціонарного комп’ютера, ноутбука, планшета і навіть смартфона.

Справді швидко розгорнути та, за потреби, масштабувати бізнес допоможе хмарна платформа Microsoft Azure. Вона дозволяє розміщувати та обробляти дані у 100 надійно захищених дата-центрах у понад 60 регіонах світу. За допомогою Azure ви можете легко адмініструвати всі хмарні служби: вебдодатки, бази даних, образи продуктів, віртуальні мережі, сховища й окремі проєкти. В Україні підприємці можуть скористатися всім функціоналом Azure завдяки глобальному партнеру Microsoft — компанії Київстар.

Гнучка робота для будь-якого бізнесу

Новітні технології дозволяють легко організувати гібридний офіс для співробітників компаній з різних індустрій та будь-якого масштабу. Це може бути бізнес у сфері ІТ, фінансів, освіти, роздрібної торгівлі, банків, державних установ.

Важливо, що такі зміни не тільки допоможуть адаптуватися до майбутніх криз та тенденцій, а ще й дозволять поліпшити бізнес-процеси компанії та збільшити прибутки. Усе це можливо завдяки перевіреному комплексу технологічних рішень «Офіс там, де ви» від Київстар.