Підписати договір за 5 хв зі Star.Docs. Історія ОптімусАгро Трейд

Рішення перейти на електронний документообіг не було несподіванкою для української агропромислової компанії «ОптімусАгро Трейд». Підприємство виробляє соняшникову олію, шрот та лушпиння, а свою продукцію постачає до понад 20 країн світу. Олійноекстракційний завод компанії знаходиться у Запоріжжі, але вона закуповує соняшник на теренах всієї України, зокрема, у Дніпропетровський, Харківській, Миколаївській, Херсонській та інших областях.

Щомісяця лише такі договори на закупівлю сировини — це тисячі паперів, які подорожують поштою між містами та селами й іноді можуть загубитися в дорозі. Стежити за такою кількістю документів стало досить важко, а особливо, коли пандемія коронавірусу змусила людей дистанціюватися один від одного. Саме тому ОптімусАгро Трейд з початку 2021-го року розпочав активне впровадження безпаперового обміну документами. Свій вибір компанія зупинила на сервісі Star.Docs від найбільшого в Україні оператора мобільного зв’язку Київстар. Star.Docs Київстар свого часу запустив у партнерстві з консорціумом Intecracy Group — розробником платформи.

«Головним критерієм для нас стала мобільність у підписі електронних документів, адже всі менеджери, які ведуть закупівлю сировини, перебувають в постійному русі полями та селищами. Вони не можуть сидіти постійно за комп’ютером, а тому нам було важливо, що у Star.Docs реалізована можливість працювати в мобільному додатку», — розповідає Віктор Ратушний, керівник проєкту впровадження електронного документообігу (ЕДО) компанії «ОптімусАгро Трейд».

Зокрема, ОптімусАгро Трейд виділив для себе наступні переваги сервісу Star.Docs:

• Платформа безоплатна для контрагентів компанії. ОптімусАгро Трейд самостійно оплачує підпис документів з обох боків, чим полегшує взаємодію з сервісом для партнерів компанії у селищах.
• Безоплатне хмарне сховище на три роки. Не у кожного агропідприємця в селах є можливість коректно працювати з е-документами та зберігати їх. Додаткове хмарне сховище дозволяє не хвилюватися за те, що документ загубиться в однієї зі сторін.
• Підпис е-документів у форматі PDF, а не HTML. Це спрощує роботу з угодами та економить час.
• Можливість відстежувати статус е-документу. Щомісяця ОптімусАгро Трейд працює з сотнями документів. Через таку кількість паперів було важко зрозуміти, де «застряг» документ — на пошті, у контрагента або він лежить десь на елеваторі. У випадку зі Star.Docs одразу видно, на чий підпис чекає система.
• Фахова підтримка від Київстар. Спеціалісти оператора на кожному кроці готові допомагати у впровадженні сервісу в бізнес-процеси компанії, зокрема, проводити навчання персоналу та швидко реагувати на технічні несправності.

ОптімусАгро Трейду знадобилося близько пів року, щоб повноцінно розпочати роботу з електронним документообігом. Серед майже двох тисяч співробітників на першому етапі лише сотня отримала кваліфіковані електронні підписи та право підписувати документи, а саме — частина апарату управління, менеджери з закупівель, директори складів тощо.

У електронний вигляд з осені 2021 року компанія перевела наступні угоди з контрагентами:

• закупівля (постачання) зернових та олійних культур;
• зберігання сільськогосподарських культур на виробничих підрозділах компанії та інша діяльність;
• збут соняшникової олії та продуктів переробки насіння соняшнику на території України.

За чотири місяці роботи підприємство вже підписало понад шість тисяч електронних документів з партнерами. Щоб не загубитися в такій кількості угод, ОптімусАгро Трейд інтегрував сервіс Star.Docs у свою систему обліку. У результаті важливу угоду стало можливо укласти за лічені хвилини.

«Раніше відповідальний мав сформувати потрібний документ, заповнити, підписати з одного боку та надіслати скан-копію поштою контрагенту. Потім ми чекали, поки партнер зі свого боку підпише угоду та відправить нам. Це, залежно від поштової служби, займало 3-4 дні. Зараз, завдяки сервісу Star.Docs, документ одразу з’являється в електронній системі, щойно його туди завантажили. Достатньо подзвонити контрагенту й попросити, аби він одразу зайшов у систему та підписав документ. Якщо це термінова угода в закупівлях, то можна вкластися у 5 хвилин», — коментує Віктор Ратушний, керівник проєкту впровадження ЕДО компанії «ОптімусАгро Трейд».

Важливо, що відтепер загубити документ стало технічно неможливо для агрокомпанії. Система Star.Docs дозволяє видалити електронну угоду лише за згодою обох сторін. Виключно у такому випадку е-документ зникає з сервісу. Зокрема, ЕДО мінімізував і юридичні ризики підприємства.

«Ми працюємо з контрагентами з різних куточків України, а отже підписуємо скан-копії документів з партнерами. Це ризиковано, бо скан-копію не можна вважати юридично значущим документом. У нас були ситуації, коли ми з контрагентом підписали скан-копію, а потім ситуація на ринку змінилася, і він каже: “Вибачте, ми нічого виконувати не будемо”. Таких ризиків з електронними документами немає, бо вони мають юридичну силу. Ми укладаємо таку угоду, і ніхто не може вже відійти від її виконання», — зазначає Віктор Ратушний.

Пояснити своїм співробітникам, як працювати з е-документами, не стало проблемою для агропромислової компанії. Для працівників провели навчання з детальними інструкціями та прикладами. Натомість складнощі виникли з контрагентами, з якими якраз і мав взаємодіяти електронний документообіг.

«Проблеми були з бухгалтерами сільгоспвиробників у сільських районах. Більшість з них працює на старих комп’ютерах, мають повільний інтернет та користуються антивірусними програмами, які ще більше сповільнюють завантаження файлів. Для них робота з е-документами була новою, дикою та незрозумілою. Зокрема, вони не розуміли інтерфейсу програми, а довідку з поясненнями, навіть з картинками, вони читати не хотіли. Щоразу дзвонили й питали нас», — згадує Сергій Машенкін, начальник відділу комп’ютерних систем компанії «ОптімусАгро Трейд».

Щоб налагодити роботу контрагентів з сервісом ЕДО, команда з ОптімусАгро Трейд напрацювала перелік найчастіших проблем у партнерів. Наприклад, їхні бухгалтери могли поставити в документ своє прізвище, а підпис — директора підприємства. Або ж вони не підписували ліцензійну угоду чи не могли зрозуміти, як створити новий документ. Невеликий збірник питань з готовими поясненнями допоміг бухгалтерам компанії «ОптімусАгро Трейд»: тепер вони самостійно консультують колег з регіоном телефоном, не залучаючи технічний відділ. Таким чином поступово кількість помилок в роботі з е-документами зменшилася, а до сервісу почали звикати й контрагенти в селах.

«Диджиталізація зараз торкається навіть найменших сільгоспвиробників. Будь-який бухгалтер або директор підприємства має кваліфікований електронний підпис, бо він відправляє звіти до податкової. Звісно, що у контрагентів є побоювання та власні бар’єри щодо всього нового, але якщо вони долають ці бар’єри, то все стає набагато простіше. Людям подобається, бо е-документи пришвидшують процеси та прибирають багато проблем, які були з паперами», — розповідає Віктор Ратушний.

Не варто боятися компаніям і податкової, стверджує він. Е-документи мають однакову юридичну силу з паперовими аналогами, а тому жодних питань зі сторони органів контролю бути не повинно.

«З невеликими підприємствами навіть було простіше домовитися щодо е-документів, ніж з великими компаніями. Це пов’язано з тим, що частина з корпорацій уже обрали для себе альтернативну систему електронного документообігу і не хочуть приєднуватися до нашої. У найбільших компаніях, таких як Кернел, взагалі є своя власна система ЕДО, і вони не підуть в чужі. Тому ми дуже чекаємо на роумінг е-документів в Україні, щоб можна було ними обмінюватися між різними сервісами документообігу», — зазначає Сергій Машенкін, начальник відділу комп’ютерних систем компанії «ОптімусАгро Трейд».

Впродовж 2021 року ОптімусАгро Трейд зробив у себе в компанії справжню цифрову революцію. З вересня у Star.Docs вони вже активно обмінюються зовнішніми е-документами, а на черзі — внутрішні. Уже зараз підприємство тестує підпис документів від бухгалтерії та відділу кадрів у електронному форматі.