Як хмарні сервіси полегшують управління командами та їхню співпрацю

Чи пропускала команда лист від колег на одній з численних платформ? Чи зривалися презентації, бо співробітники некоректно бачили слайди на своїх пристроях? Якщо ви використовуєте застарілі локальні інструменти для комунікації, ці ситуації вам знайомі. Хмарні інструменти дозволять їх мінімізувати — команда зможе обмінюватися повідомленнями, здійснювати дзвінки й проводити наради на одній платформі. 

Які переваги хмарних інструментів для спілкування команди:

• Комунікація стає більш централізованою — замість того, щоб переглядати купу електронних листів і повідомлень на різних платформах, команди можуть спілкуватися в одному місці. Це зводить до мінімуму непорозуміння.

• Колеги спілкуються з різних пристроїв без втрати даних. Наприклад, на одну ліцензію Microsoft 365 можна підключити до п'яти пристроїв — ноутбуки, планшети, смартфони. 
• Працівники швидко переходять між різними режимами спілкування. Незручно розв'язувати проблему в чаті? Почніть нараду з усіма учасниками одним натисканням кнопки. А використовуючи StarTeams від Київстар, компанія може ще й інтегрувати корпоративні міські номери в Microsoft Teams без додаткового обладнання.
• На якість комунікації не впливає локація колег. Завдяки хмарній платформі колеги з різних міст і країн зможуть спілкуватися між собою, наче з сусідніх офісів.

Одна з ключових потреб у командній співпраці — зберігати файли у спільному доступі.  Тут хмара виграє у локальних сховищ, бо дозволяє:

• ділитися файлами з колегами незалежно від їх місцеперебування чи пристрою;
• синхронізувати файли на кількох девайсах, щоб завжди мати останню версію;
• підвищити безпеку даних, адже, змінюючи параметри контролю дозволів, команди можуть відкривати доступ до файлів обмеженому колу колег;
• виконувати резервне копіювання та відновлення файлів на випадок, якщо компанія втратить дані через збій обладнання або крадіжку.

Уявіть, що співробітникам, які працюють над однією задачею, потрібно швидко зідзвонитися, спільно відредагувати документ і внести зміни в графік реалізації проєкту — набагато зручніше, якщо все це можна зробити на одній платформі. 

Використання великої кількості програм погіршить продуктивність команди, адже працівники будуть витрачати зайвий час на перемикання між сервісами та синхронізацію даних. Також можуть виникати проблеми з консолідацією даних з кількох сервісів і доступом до робочих файлів на різних пристроях. Як результат — робота компанії буде суттєво гальмуватися. 

Щоб підвищити продуктивність команд, потрібно дати їм комплексне рішення, яке буде містити кілька сервісів, що зручно комбінуються між собою. Наприклад, пакет Microsoft 365 має понад 10 додатків і програм для різних функцій. Також він інтегрується з іншими сервісами — Віртуальним робочим столом Windows, Azure Active Directory, Power Automate.

Хмарні платформи оптимізують роботу команд над спільними проєктами, бо дозволяють:

• Консолідувати комунікацію по проєкту, а отже — ефективніше планувати роботу, узгоджувати зміни по задачах, відстежувати прогрес і звітувати про результати роботи. 

  Наприклад, Azure DevOps, який є одним з сервісів хмарної платформи Microsoft Azure, дозволяє керувати проєктами у режимі реального часу завдяки візуалізації на онлайн-дошках. Для цього тут є інструмент Azure Boards. Використовуючи його, команда може відстежувати інформацію про задачам, визначати їхню пріоритетність, встановлювати дедлайни та розподіляти таски між колегами.

• Полегшити співпрацю завдяки оновленню даних. Комплексні хмарні рішення завдяки інтеграції сервісів між собою гарантують, що зміни, внесені в одній програмі, миттєво відображаються в іншій. Тому команди можуть оперативно реагувати на будь-які оновлення або зміни проєкту.

Професійний менеджер зацікавлений в розвитку своєї команди, а отже й в її навчанні. Але якщо колеги живуть в різних містах чи країнах, то зібрати їх на спільні курси чи семінари важко. Рішення — хмарне навчання. Тут у компанії є кілька опцій, залежно від її розмірів, потреб і бюджету:

1. створити власну корпоративну платформу для навчання та формування внутрішньої бази знань;
2. використовувати зовнішню Learning Management System-платформу з уже готовим функціоналом і наповнювати її корпоративним контентом;
3. проводити навчання, наприклад, вебінари, у форматі відеоконференції, а всі матеріали зберігати в спільному сховищі.

Хмарне навчання зручне тим, що усі матеріали зберігаються в одному місці й співробітники можуть повертатися до них у зручний час.

Керуючи командою, менеджеру важливо звернути особливу увагу на такі питання, як контроль доступу до файлів, шифрування даних, аутентифікація та в цілому безпекові заходи. Бо кожен пристрій та обліковий запис — це потенційний вхід для кіберзлочинців. І чим більше програм від різних постачальників і з різними політиками безпеки використовують ваші співробітники, тим вищі ризики. Хмарні сервіси допомагають і в цьому питанні. Як саме:

1. Комплексні хмарні платформи дозволяють відмовитися від застарілих програм від різних розробників. А це вже спрощує виконання вимог безпеки та зменшує вразливість корпоративних даних. Також з меншою кількістю програм, які потрібно моніторити, вища ймовірність, що спеціалісти помітять небезпечні інциденти, перш ніж вони завдадуть шкоди компанії.
2. Компанія може використовувати хмарні рішення з функціями захисту. Наприклад, Microsoft 365 має вбудовані інструменти Intune, Microsoft Defender та інші рішення, які запобігають кільком розповсюдженим ризикам: витоку даних, фішинговим атакам та зараженню вірусами.

Через швидкий темп інновацій менеджерам може бути важко вибрати правильні хмарні інструменти для роботи команд. Тому звертайтесь до спеціалістів Київстар, які зорієнтують вас у сервісах і допоможуть знайти вигідні рішення під потреби вашого бізнесу.